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【場所別】就労証明書の書き方|自営業/給与/名古屋市

Author nopic iconしゅざさん
各種手続き / 2018年05月09日
【場所別】就労証明書の書き方|自営業/給与/名古屋市

就労証明書とは

就労証明書とは、特定の仕事や企業で勤務していることを証明する書類です。就業証明書や勤務証明書、在籍証明書など呼び方はさまざまありますが書類の意味としては同じものになります。

就労証明書はどんな時に必要か

就労証明書は社会的信用を得る1つの手段です。さまざまな場面で必要とされる場合がありますが、使用目的で特に多いのは保育園の入園申し込みや子育て支援の申請などになります。他の場面としては住宅の入居審査や賃貸住宅の契約時、一部の私立の学校への入学願書提出時などです。

就労証明書はどうやって手に入れるのか

就労証明書は基本的に勤務先に請求します。提出目的によって所定の用紙がある場合はその用紙に勤務先で記入・押印をもらい提出します。所定用紙のない場合は一般的な就労証明書の書式で勤務先に発行してもらうか自分で用紙を用意して記入をしてもらいます。

書き方が間違っていて不備があったりすると勤務先に何度も手をわずらざせることになっても困りますから、書き方の見本がある場合は見本を参考に記入してもらうと良いでしょう。

勤務形態別就労証明書の書き方

就労形態によって就労証明書を手に入れるための書き方や手段に違いがあるのか見てみましょう。

自営業の場合の就労証明書の書き方

先ほども述べましたが就労証明は一般的に勤務先に記入してもらいます。しかし自分が経営者の自営業の場合は自分で書くことになります。(自営業申立書など)特定の取引先企業などがある場合、取引先企業に書いてもらうという手段もあります。また提出先によって民生委員の方の署名と押印が必要な場合もありますので注意が必要です。

基本的な書き方は就労証明書の書式に合わせて記入しますが、役所へ提出する場合などは書き方の見本があることが多いのでその書き方を参考にするとわかりやすいです。また、書き方ではありませんが保育園の申し込みなどで就労証明書を用意する場合は以下の点に気を付けると良いでしょう。

自営業者用就労証明書の主な記入項目

・就労者氏名、住所など

・就労先住所、電話番号

・就労開始年月日

・就労時間、休日

・事業者の氏名、屋号

・仕事の業種

・およその収入など

自治体などの様式によって細かい部分に違いはありますが大体上記のような記入項目があります。

記入の際注意すべきポイント

・屋号・勤務時間、休日をはっきりと決める
・自分の立場など仕事の実態を明確にする

自営業の場合、自作自演も可能になってしまします。例えば保育園の申し込みに就労証明書が必要な時に勤務実態を疑われたりということがあったら困ります。ですから記入した就労証明書を裏付ける収支内訳書や確定申告書、就労状況申立書などを用意すると良いでしょう。

就労状況申立書とは

一日の流れを記入した書類です。書き方の注意点としては、自宅での仕事などの場合仕事・家事・育児まで細かく記入します。

パートの場合の就労証明書の書き方

パート勤務の場合、就労証明書の書き方で特別に注意すべき点はありません。提出先の所定用紙または自分で用意した用紙などを勤務先や以前の勤務先へ書き方の見本を参考に記入してもらい証明印をもらえば完了です。

以前の勤務先へ依頼する際の注意すべき点

パートやアルバイトなど職務経歴の多い場合、企業に就職する際に事実確認を兼ね就労証明書(退職証明書など)提出を求められることがあります。

そのような時は辞めた勤務先へ就労証明書を請求することになります。辞めてから時間が空いて担当者が変わってしまったりすると就労証明書の発行に時間がかかったりという可能性が考えられます。提出期限などが決まっている場合、期日に間に合うよう余裕をもって申請をすると良いでしょう。

依頼方法

退職した勤務先へ就労証明書を依頼して大丈夫なのかと気にしてしまいがちですが退職者が退職時の証明書を請求した場合、企業側は発行をしなければならないことが労働基準法で定められています。なので気兼ねなく依頼をしても大丈夫です。

まずは電話で人事や総務の担当者へ依頼理由とともに就労証明書の発行を依頼をします。その際持参か郵送か確認し指示に従います。依頼の際に手間をかけることを詫びるのを忘れないように気を付けましょう。

郵送する場合は依頼文を添え、記入してもらう就労証明書とともに切手を貼った返信用の封筒を同封します。所定用紙などで書き方の見本がある場合念のため同封して送ると良いでしょう。

証明書請求の依頼文の書き方

就労証明書を郵送で依頼する際に添える依頼文の書き方は下記のサイトを参考にすると良いでしょう。

項目別書き方の注意点

就労証明書を記入する際、気を付けなければならない点があります。書類に不備があると受理がしてもらえず就労証明書を再発行しなければならなくなります。自営業の方や企業の人事・総務の担当の方など就労証明書を書く機会のある人は以下を参考に書き方を気を付けてください。

給与欄の書き方

給与欄の書き方に関しては提出先によって違いがあります。役所などの場合市区町村によって違いがあるので所定用紙と書き方の見本をよく確認して記入してください。
書き方のパターンとしては以下が代表的です。

・月給、日給、時給の選択をして基本給を記入する
・直近〇カ月分の給与総支給額を月別に記入する

また提出先によっては給与の記入欄がない場合もあります。実際のところ、基本給を記入する欄・総支給額を記入する欄の両方ある場合が多いです。書き方の注意点や見本をよく見て記入場所の間違いがないよう気を付けましょう。

就労形態・仕事内容欄の書き方

就労形態の書き方は選択肢から雇用形態を選ぶというのがほとんどです。選択肢は正社員(常勤)、パート(アルバイト)、派遣、内職、自営などがありますが雇用形態によって別用紙になっている市区町村もあります。仕事内容の書き方に関しては市区町村などの場合、具体的な記入を求めているところが多いです。営業、事務、○○の製造などと記入します。

勤務日数・勤務時間欄の書き方

勤務日数の記載欄がある場合、月別の勤務日数を記入する場合と平均の勤務日数を記入する場合があります。勤務時間の書き方は基本的に就業規則などで定められた所定の勤務時間(休憩時間も含めたもの)を記入します。恒久的に残業がある場合でも残業時間は含みません。市区町村によっては残業時間を別の欄で記入する場合もあります。

シフト制など不規則な勤務の場合、別紙で勤務時間を記載したものやシフト表などを添付しなければならない場合もあります。

市区町村別就労証明書の書き方

保育所とうの入園の申し込みの際の就労証明書の記入方法などについていくつかの市区町村別にみてみましょう。

名古屋市の場合

名古屋市では申請書・申込書以外に以下のもののいずれかを父母双方分必要になります。

保育を必要とする事由 必要書類
就労である場合就労証明書または内定証明書
内職である場合内職証明書
疾病などである場合診断書
親族介護である場合介護に関する申告(証明)書
就学である場合就学証明書
求職活動である場合求職活動申立書

就労証明(申告)書の記入項目と記入時の注意点

就労証明書の記入項目と書き方の注意点は以下のとおりです。

証明印は会社印を押印します。会社印のない場合代表者の私印で大丈夫です。

記入項目書き方の注意点
勤務者の氏名、生年月日
勤務先の名称、所在地、電話番号勤務先所在地は本社や支社、派遣元などを記載し、実際の勤務地が異なる場合は別記入欄へ記入
単身赴任の有無、就労開始年月日
雇用形態、仕事内容
勤務日数および時間、休日就業規などで定める所定の労働時間を記入 。育児短時間勤務を取得する場合は短縮前の労働時間を記入 。交代勤務やシフト勤務などの場合別紙で勤務時間を記載し添付する。
給与形態税金や社会保険などを差し引く前の総支給額(交通費除く)を記入
直近3カ月間の就労日数および収入額残業代を含む総支給額(交通費除く)を記入 。最近就労を開始した人、産休・育休中の人は空欄
産休、育児短縮勤務の取得状況および予定

熊本市の場合

熊本市で保育所などの入所申し込みをする場合は以下の証明書類が必要となります。

保育を必要とする事由必要書類備考
就労である場合就労証明書または就職内定証明書就労先が複数の場合は勤務先ごとの証明書が必要。自営業の場合自営の就労状況が確認できる書類(営業許可証、開業届の写し、最新年分の確定申告書の控えの写しなど)が必要。
妊娠・出産である場合親子健康手帳(母子手帳)の写し表紙と出産(予定)日が確認できる部分
疾病などである場合診断書障害を持っている場合は障害者手帳等の写し(身体障害者手帳5・6級は該当しない)
同居親族等の介護・看護である場合介護保険被保険者証の写し、診断書、障害者手帳写しなど介護・看護に従事する時間のわかるものも用意する
災害復旧である場合り災証明書、復旧に要する時間がわかるもの個別に状況を確認される
求職活動(起業準備含む)である場合就労証明書の裏面(求職活動記載欄)求職活動の状況を記載
就学である場合在学証明書(合格証明書)、時間割など在学期間と月の就学時間がわかるもの
虐待やDVのおそれがある場合状況により必要書類が異なる各区保険子ども課へ要相談

就労(就労予定)証明書の記入項目と記入時の注意点

記入項目書き方の注意点
事業所の名称・所在地など勤務地が異なる場合、別記入欄に記入
採用(予定)年月日・契約期間の有無
就労形態・職種
勤務日数、定休日
一月あたりの就労時間
一日あたりの就労時間休憩、残業を除いた所定労働時間を記入(日、週、月単位すべて)
給与の種類及び金額給与の本棒を記入
最近3カ月の就労状況および総支給額各種手当、超過勤務分を含む総支給額を記入
産休・育休の期間

他に状況により必要となる書類など詳しいことは下記リンクに詳細がありますので参考にしてください。

渋谷区の場合

渋谷区では下記の書類が必ず必要となります。
・支給認定申請兼保育所利用申込書
・家庭現況届
・確認票
・エントリーシート
・保育が必要な状況を証明する書類(原則保護者全員分)

保育が必要な状況を証明する書類の詳細

状況別に必要な書類が異なるので注意してください。

父母の状況必要書類1必要書類2
就労(会社員)である場合就労証明書
就労(自営・会社経営者・会社役員・内職など、または就労先の代表者が配偶者や親族である会社員の場合)である場合就労証明書確定申告書もしくは源泉徴収票
就労内定である場合就労内定証明書
出産である場合母子手帳(表紙と分娩予定日の記載のあるページの写し
疾病・障害である場合障害者手帳もしくは診断書
介護・看護である場合介護・看護状況申告書介護保険被保険者証など
求職中である場合求職活動に関する申立書
就学である場合在学証明書の写し授業のカリキュラムの写しなど

就労・就労内定証明書の記入項目と記入時の注意点

渋谷区のものは表面・裏面があります。自分で印刷する場合は忘れずに両面印刷もしくは2枚に分けて印刷してください。表面は雇用主の記入、裏面は保護者の記入となっていますので注意しましょう。

表面

表面は勤務形態の詳細などの記入になります。

記入項目書き方の注意点
就労者(保護者)の氏名、住所、生年月日
採用・開業年月日・仕事内容
就労形態・日数・時間・超過勤務正規の勤務時間を記入。変動勤務の場合2~3カ月のシフト表や勤怠表の写しを添付。超過勤務は恒久的に時間外労働がある場合などに記入。
給料形態
産休・育休などの時期
育児時間取得期間および勤務時間
単身赴任
最近3カ月の賃金支払額および就労日数賞与等をのぞく総支給額(交通費をのぞく控除前の支給額)を記入。就労日数は欠勤を除き、有給休暇は含めた日数を記入。
勤務先が会社所在地と異なる場合の勤務地

裏面

裏面は就労状況申告書の記入をします。書き方としては平均的な勤務状況をタイムシフトへ記入します。不規則な勤務形態で勤務時間が一定でない場合は直近2週間の就労状況について記入します。(シフト表などの写し(直近2~3カ月分)の添付でも可)

上記以外に状況や申し込み時期などによって他に書類が必要となる場合があります。
詳しくは下記リンクに詳細があります。

間違いなく手続きを行うために

就労証明書の書き方は基本的には同じです。しかし市区町村など所定の用紙のある場合、地域ごとに細かい部分で書き方の違う部分があります。

大きい企業などになると時期になると毎年のように就労証明書などを発行することがあるでしょう。毎年のことで慣れていても、就労証明書の用紙や書き方見本などに書かれている注意点などをしっかり見て記入した方が間違いありません。

最悪の場合は、就労証明書など提出する書類に不備があったことで保育園の申し込みなど提出期限のある場合に間に合わず申し込みができないなどの状況です。待機児童の多い現状、保育園に預けるのも大変ですからそうならないためにもしっかりと情報を確認し準備を行ってください。