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【シーン別】宿泊費の勘定科目|ホテル/個人事業主/出張

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カテゴリ:税金

初回公開日:2018年02月15日

更新日:2018年02月15日

記載されている内容は2018年02月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

【シーン別】宿泊費の勘定科目|ホテル/個人事業主/出張

宿泊費の勘定科目について

1日で終わらない仕事を遠方で請けた場合に宿泊することがあります。それぞれの状況によって、宿泊費をどのような勘定科目に当てはめればいいのかを解説していきます。

それぞれに応じた宿泊費の勘定科目は?

実際に宿泊費として支払うお金でも、用途によっては勘定科目が変わります。同じホテルを利用しても、使用した目的によって変わってしまいます。では、どのように変わるのかを解説していきます。

出張に出た場合の宿泊費はどうなるの?

会社からの指示で遠方に出張し、宿泊をしないといけない場合はどうでしょうか。出張の場合は、宿泊費以外にも移動にかかる交通費も必ず必要になります。このような支払いは、「旅費交通費」という勘定科目を使用します。一般的には、出張にかかる宿泊費と交通費を一括して計上します。

研修で宿泊が必要になった場合の宿泊費はどうなるの?

ある程度の規模の会社であれば、新卒社員に対して新人研修として研修旅行であったり、合宿のような形態で数日間にわたって研修施設などで研修を行う場合があります。

このような場合は、研修自体に必要になった費用を「研修費」、または「教育研修費」という勘定科目で計上します。交通費や宿泊費や教材の購入費なども一緒に計上され、研修自体で必要だった費用が把握できるように計上されるのが一般的です。

残業で帰ることができなかった場合の宿泊費は?

終電を逃してしまったという場合はどうでしょうか。近くまでタクシーで帰宅できるような場合でも、深夜は思いのほか料金も高くなります。隣接するホテルでの宿泊を許可された場合などの宿泊費は、どう計上するのでしょうか。

このような場合の宿泊は、「福利厚生費」という勘定科目になります。会社によっては定額での支払いであったり、宿泊を認めずタクシーで帰宅するよう指示される場合などさまざまなので、事前に確認してから利用するようにしましょう。

会議で宿泊が必要になった場合の宿泊費は?

本社と支社に分かれていて、幹部会議などで本社に一同が介さなければならない場合はどうでしょうか。個々の支社が「旅費出張費」の勘定科目として計上する場合もありますが、一括して「会議費」という勘定科目として計上することがあります。

「会議費」には、会議にかかる費用、場所を借りた場合の費用、資料の費用なども含まれます。また、食事についても認められる場合があります。「会議費」として計上が認められるのは、会議の実態が確認できるものであり、一般的な料金での食事や宿泊費であることが影響します。

ホテルで会議と言いながら、社長があいさつをしてすぐに懇親会にはいってしまうようなケースだと認められないこともあります。会議を行う上で適切に扱われた経費であるかどうかを、きちんと把握しておく必要があります。

ホテルに宿泊した場合に勘定科目はどう分ける?

ホテルで一括して宿泊費を支払い、領収書をもらう場合でも先ほど述べたように、用途や目的によって勘定科目は変わります。明細を確認して細分化する必要がでてきます。

ケース1:取引先の人間と視察などで遠方に出向いた場合

新しいプロジェクトの始動などで、取引先の人間とタッグを組んで仕事をすることになった場合に、自社で取引先の担当者の経費も計上するような場合はどうでしょう。一般的に取引先の人間などと飲食をした場合には、「接待交際費」という勘定科目が使用されます。

このようなケースの場合は、自社の人間の分は「旅費交通費」に、取引先の人間の分は「接待交際費」に計上する必要があります。場合によっては、すべて「接待交際費」で計上するケースもありますが、「接待交際費」には経費として認められる上限が決まっていますので、事前に経理などに確認をしておくことが賢明です。

ケース2:宿泊したホテルで有料テレビを見た

最近では、プリペイドカードで購入する場合もありますが、もしも宿泊したホテルで一括して宿泊費を請求された場合はどうでしょう。会社側が認めてくれるならば「福利厚生費」の勘定科目として計上できますが、業務に関係のない支出だとして認められない場合は、この分だけ差し引いて計上しなくてはいけません。

結局のところ事前確認が必要

会社によって判断はケースバイケースであることが多いので、出張などの前に事前確認をきちんとしておいたほうが良いでしょう。立て替えて支払ったのに、すべてが宿泊費として認められないとない出費では、自腹を切ることになりかねません。事前に確認し、何が会社から経費として認められるかを把握しておくことが賢明です。

利用する人によって宿泊費の勘定科目は変わる?

同じようにホテルなどに宿泊費の支払いをするにしても、立場が違う人がいれば勘定科目も変わります。ここでは、それぞれの場合について解説いたしますので、参考にしてみてください。

個人事業主の場合に注意することは?

基本的に、宿泊費の勘定科目の扱いは法人と一緒ですが、業務の規模が小さくなる分、会議費や接待交際費、福利厚生費の勘定科目として利用できる金額には注意が必要です。あまりに高額な金額を会議費などに計上すると、認められないケースもあります。

また、福利厚生費については、「従業員」の福利厚生に関する支出として認められるものが多く、個人事業主は「経営者」であるために利用する際に注意する必要があるでしょう。

特に宿泊費については、「福利厚生費」として認められずに「給与」の勘定科目として計上が必要な場合もでてきます。業務を遂行する上で本当に必要なものなのかをきちんと把握したうえで計上しましょう。

研修旅行に講師を招いた場合の宿泊費は?

先ほど書いたように研修にかかる費用は、「研修費」または「教育研修費」の勘定科目に計上します。講師を招いた費用は、基本的に宿泊費もすべて含めて計上します。社外から講師を招く場合には、すべて費用込みでの定額の料金を支払いできれば計算も楽になるでしょう。

来客にかかる宿泊費はどの勘定科目で計上する?

基本的に宿泊費だとしても社外の人間についての費用は、「接待交際費」の勘定科目で計上します。先ほどにも書いたように「接待交際費」に計上する場合は、事前に確認しておいたほうが良いでしょう。

上限が決まっている「接待交際費」という勘定科目は、ある意味使い勝手が良いので使いがちです。ですが、研修目的だった場合には「研修費」、会議に関係する場合は「会議費」などの勘定科目に、なるべく細分類して計上するよう心掛けたほうが良いです。

会社によっては個別で精算する必要がないかも?

就業規則などで出張に出る場合には役職などによって違いはあるものの、定額で出張に係る費用を事前に手渡すことを決めている会社もあります。その場合は、その範囲内で出張を済ませるようにする意図があり、一部日当のようなものが含まれている金額で設定されている場合もあります。

そのような場合には、出張先での宿泊費の使用方法が一任されている場合が多く、受け取った額よりも少なくなっても返金する必要がありません。日当も含まれていることもあるので、定額支給の場合は余剰金が出ることが多いでしょう。受け取った額を超えるような場所に宿泊する場合は、足りない宿泊費を自腹で賄うことになります。

うまく宿泊費を計上するには?

うまく宿泊費を計上し、会社から支払われる宿泊費を少しでも多く受け取ることができるようにするには、明確に細分化して必要な費用だったと説明できるようにするところからはじめましょう。

「会議費」「旅費交通費」「研修費」などの勘定科目をうまく使って、なるべく「接待交際費」での計上を少なくすることが大事です。経費をして認められないということは、会社側が支払いをしても税務上優遇を受けることができないということです。

定額支給の場合には、かかった費用の支払いとの差が日当という要素があります。少しでも安く宿泊費を抑えることで、手取りとなる日当が増えます。就業規則などをチェックしてみましょう。また、新卒で就職を考える場合には、その会社を知る人に聞いてみるのも良いでしょう。