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同窓会の案内状の例文・書き方と返信は必要なのか|先生

Author nopic iconSummer
マナー / 2018年02月05日
同窓会の案内状の例文・書き方と返信は必要なのか|先生

同窓会の案内状 先生へはどう送る?返信は必要? 書き方とコツ

同窓会の案内状の例文・書き方と返信は必要なのか|先生

懐かしい頃にタイムスリップができる同窓会、楽しみな反面、幹事となった場合はあれやこれややることがいっぱい。
中でも頭を悩ますのは幹事の大仕事、同窓会の案内状。

一人でも多くの参加者を増やす案内状のこつをお伝えします。

まずは名簿とスケジューリング

案内状を発送するとなると、まずはじめに必要なことは発送先の住所です。
一昔前までは、卒業アルバムの後ろに生徒とその住所が記載されていましたが、現在では個人情報保護法の施行により、同窓会名簿そのものを作成しない学校もあるほどです。

一方で、住所録が手に入ったとしても、仕事や結婚でもうその住所には住んでいないことや、市町村合併で住所そのものが存在しないことも多々あります。

送り先はデータ化をする

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案内状を発送するには、住所録をデータ化し、パソコンに住所を入力していく作業があります。
これは、案内状の宛名印刷をするために必須の作業です。

学校の規模と世代にもよりますが、一学年全ての生徒の住所と宛名を入力するには時間がかかります。
案内状を発送するにあたってはこういった住所の整理をしていくことから始めなければなりません。

何ヶ月前から準備すればいいの?

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では、具体的に案内状の発送は同窓会開催のどれくらい前に着手すればよいでしょうか。

同窓会開催の日程から遡り、出欠の取り纏めに1ヶ月、案内状の届かなかった人への周知に一ヶ月、案内状の作成と準備に一ヶ月、と考えると最低でも3ヶ月前からの準備が必要です。

幹事は他に、会場の下見や打ち合わせといった諸々のこともあるので、3ヶ月前でもタイトなスケジュールになります。
余裕を持って同窓会開催に向けて進んでいきましょう。

案内状の二段階発送のすすめ

同窓会名簿が手に入り、住所もデータ入力が整いました。
さぁ、案内状を送付すれば完了、とはなりません。
先述のとおり、その住所に間違いなく届くとは限らないのですから。

そこでお勧めなが、二段階に分けて案内状を発送することです。
一度目の発送ははがきで簡単に同窓会がある旨のお知らせをします。
この一度目のはがきを発送する事の重要性は、住所録では案内状が届かない人たちを知るということにあります。

一人でも多く参加者を増やすには、同窓会がある事を周知しなければなりません。
案内状が届かない人たちを割り出すことができれば、当時仲の良かった人に周知のお願いをすることもできます。

はがきが届いた人たちに関しては、次回に送付する正式な案内状が確実に届くので、参加者人数の割り出しにも繋がり、同窓会の会場を予約するのに役立ちます。

同窓会の案内状の書き方

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では、具体的な同窓会の正式な案内状の書き方を見ていきましょう。
案内状に必要なものは、封書で送る場合、封筒、返信用はがき、会場や会費を掲載したお知らせの3点です。
往復はがきの場合は、往復はがきのみとなります。

封書で送る場合も往復はがきで送る場合も、まず案内状の作成にあたり、案内状に記載する内容を整理するところから始めます。
具体的には

●学校名
●卒業年度、あるいは○期生など学年がわかるもの
●幹事の名前と問い合わせ先
●開催日時、場所、時間、会費
●出欠の締切日

この5点をまず整理します。
これに加えて、同窓会用のSNSを立ち上げるのであれば、その情報も案内状に記載します。

封書で案内状を送る

封書で送る場合、時候の挨拶、幹事からのメッセージや、開催場所の詳細な内容や地図、駐車場の有無などを記載することができます。

封書でのお知らせを同封する場合、情報量が多くなるので、その分「見易さ」を考慮する必要があります。
パソコンが苦手な方は、無料でダウンロードできる案内状のテンプレートもあるので、心のこもったオリジナルの案内状を作ることができます。

封書の中には、同窓会のお知らせと共に出欠の返信用ハガキを入れます。
返信用のハガキには「ご出席・ご欠席」と○をつけられるように掲載し、
現住所と名前を記載できるようにします。
現住所の記載があれば、次回の案内状を送付するときに役立ちます。

往復はがきで送る

案内状を往復はがきで送る場合、記載をできる面積が小さいため、わかりやくシンプルに情報を載せる必要があります。
往復はがきには差出人が相手に送る「往信」と、受け取った人が返事を出すための「返信」との両方の記載が必要です。

往信用宛名とメッセージ

往信用とは、幹事から参加者へ向けてのはがきになります。
したがって宛名は送り先の住所と指名、往信用メッセージは同窓会開催の詳細となります。

基本的には封書で送る先の内容と同じですが、内容を盛りだくさんにしてはがきのフォントが小さいとなると読みづらくなってしまいます。
先述の必要5点意外は極力シンプルになるよう心がけましょう。

返信用宛名とメッセージ

返信用とは、参加者から幹事に向けてのはがきになります。
したがって宛名は幹事の住所と氏名、メッセージには同窓会への出欠や名前と現住所など、返信してもらいたい内容を記載します。
返信の宛名には、幹事の名前のしたに「行き」や「宛」と小さめのフォントで記載します。

往復はがきでの案内状もまた、無料で使用できるテンプレートが多数掲載されています。
案内状を用意する時間の短縮にもなりますので、パソコンが苦手な方はぜひ活用してください。

自宅で往復はがきの案内状作成は、往信用と返信用の境が折れていない状態で作ります。
投函する際に折り目のないものは往復はがきとしてみなされませんので、必ず折って投函するように注意が必要です。
投函の際は送り先の住所指名が外側に来るように折ってポストに入れます。

同窓会の案内状と一目でわかるように作成すること

案内状を封書で送る際も、往復はがきで送る際も、共に「同窓会の案内状である」ということが一目でわかるデザインにしておきましょう。
本人は既に引越しをしていて、案内状だけがご実家に届いた際、ご家族の方がDMと勘違いして捨ててしまわないようにするためです。

同窓会の案内状の文面

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同窓会の案内状は、くだけすぎないことをまずお勧めします。
なぜなら、カジュアルすぎる文面は、その「ノリ」について行けないと感じてしまう可能性もあるからです。
時候の挨拶からはじめ、同窓会をしたいという旨を記載するだけで十分です。

同窓生への案内状 文面具体例

時候の挨拶を文頭に、以下例文です。

皆さまにはお変わりなくお過ごしのこととお喜び申し上げます。
本年 ○○高校を卒業して○○年となりました。
つきましては、下記のとおり同窓会を開催することとなりましたので ここにご案内をいたします。

この文章の後に改めて必要5項目を記載します。
もちろん、幹事からの一言メッセージを添えても親しみがわきます。

先生への案内状 文面具体例

同窓生に送る案内状とは別に、恩師への案内状も用意をしましょう。
以下、具体例です。

時候の挨拶
先生におかれましてはお変わりなくお過ごしのこととお喜び申し上げます。
突然ではございますが、本年、私たち○○高校○期生は、卒業して○○年となりました。
つきましては、下記のとおり同窓会を開催する運びとなりました。

ご多忙化とは存じますが、先生を囲み懐かしい思い出を語らいたく心待ちにいたしておりますので、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます。

基本的には同窓生と同じ内容でお送りしますが、会費を徴収するかどうかはあらかじめ決めておく必要があります。
徴収する、しないに関しては正解はありませんので、幹事同士での決定が必要です。
徴収しないと決まった場合は、案内文から会費を抜きます。

「恩師」の表記について

先生と書くか恩師と書くかについてですが、文脈によって変わります。
恩師とは、自分がお世話になった方、という意味ですので、「恩師である○○先生」となります。

事前に同窓会に参加をしてくれる先生がわかっているのであれば、
案内状に恩師○○先生を迎えて、と書くこともできます。

同窓会の案内状は幹事にも送るのか

同窓会の幹事は一人で何もかもするよりも複数で行ったほうか負担が少なくなります。
理想的には、各クラス男女1名づつの選出をすることで、参加者が安心することもあります。

幹事に案内状を送るかどうかは幹事同士の話し合いにもなりますが、記念にもなりますので念のため送付することをお勧めします。

同窓会の案内状に返信は必要なのか

同窓会の案内は、受け取ると嬉しくなるものですが、中にはそうでもないという方もいます。
あるいは、案内状はご実家に届いたけれどもご本人がご逝去されている場合などがあります。

もしも、案内状を受け取り、今後同窓会の案内をしてほしくないということであれば、その旨を返信はがきに一筆添えて投函してください。
案内状は送ることができたけれども返信がない、ということは幹事サイドでは「欠席」とみなします。

幹事としては、同窓会に参加してほしいという素直な気持ちで案内をしているので、今後案内状を送られたくない場合は意思表示をしましょう。

同窓会を成功せさるために

同窓会の案内状の例文・書き方と返信は必要なのか|先生

同窓会のお知らせというのは、概ねの人が嬉しい気持ちで受け取ります。
案内状はその同窓会を開催するまず一歩のコンタクトということです。
そこで作りが雑であったり、誤字脱字といったことが多いと案内状を受け取った側が残念な思いをしてしまいます。

幹事代行サービスを行う業者で案内状の発送だけをしてくれる場合もありますので、もしも時間がないにも関わらず幹事を引き受けざるを得なかった場合にはプロに任せるのもひとつです。
自分にあった方法で、同窓会を成功させましょう。

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