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内線のかけ方・就活でのかけ方の注意点・マナー|携帯/固定電話

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カテゴリ:転職・就職

初回公開日:2018年02月23日

更新日:2020年06月03日

記載されている内容は2018年02月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

内線のかけ方・就活でのかけ方の注意点・マナー|携帯/固定電話

携帯での内線のかけ方は?

ビジネスでは電話を使用して企業とのやり取りをする機会も多く、電話のスキルはきちんと身に付けておかなければなりません。電話スキルはビジネスマンとしては基本的なものですし、新入社員は電話番などからやらされることも多いです。企業間での連絡が上手くいかなければ仕事にも支障をきたしますし、電話のかけ方、受け方はきちんと覚えておく必要があります。

ビジネスでは外部に対して電話をかけることもありますが、社内の人に対して内線で電話をかけることも多いです。場合によっては出先から内線に電話しなければならないこともありますし、その際のかけ方を知っておくことも大切です。携帯での内線へのかけ方を知り、連絡をスムーズに行えるようにしておきましょう。

スマホ

スマホで内線電話をかける場合は、企業の電話番号を打った後に「*」と入れ、次に内線番号を入れていきます。企業の電話番号と内線番号をそのまま入れたとしても繋がらない場合も多いですし、繋がったとしても代表番号に回されてしまうことが多いです。「*」と入れることで電話番号の入力が一旦停止となり、その後に内線番号を入れることで、内線へのダイヤルインが可能になります。

スマホによってポーズのコマンドは違っていますので、「*」と入れてもポーズとならない場合もありますので注意が必要です。基本的にはポーズのコマンドを押した後に内線番号を入れるというのが、携帯からの内線へのかけ方になりますので、使用している機種ごとのポーズのコマンドを知っておきましょう。

iphone

iphoneの場合も基本的な内線のかけ方はスマホと同じですが、コマンドが違っていますので注意が必要です。iphoneの場合は電話番号を入力する際に、「*」 を押しっぱなしにしなければなりません。後から追加することはできませんので、最初から押した状態のまま電話番号を入力していきましょう。

この際に入力するのは内線番号までの電話番号です。内線番号については一時停止を押してから「,」を押し、内線番号を入れていきます。「,」の後に入れた内線番号に発信されますので、企業の電話番号と続けて押してしまわないように注意しましょう。

固定電話での内線のかけ方は?

内線の電話のかけ方は非常にさまざまであり、そのすべてを正しく理解できている人は意外に少ないです。内線電話は携帯からかけるだけではなく、固定電話でかけることも多いですが、固定電話の場合は携帯とはかけ方が違っています。

携帯と同じかけ方をしてもつながりませんので、注意が必要です。固定電話からの内線電話のかけ方を知り、正しい内線電話のかけ方を習得していきましょう。

内線ボタン

固定電話から内線電話へのかけ方としては、内線電話のボタンを押すことが挙げられます。内線電話のボタンを押さなければいくら内線番号を押しても内線にはかかりませんので注意しましょう。固定電話は基本的には外線につながるように設定されていますので、内線番号を入力したとしても、外線の状態では外線でしかつながりません。

固定電話で会社などに電話をかけた場合は、内線ボタンを押していなければ代表番号につながってしまいますので注意しましょう。また電話機の設定によっては、受話器を上げた時点で外線になってしまう場合もあります。その場合は先に内線を押してから受話器を上げる、あるいは内線ボタンを押し、内線番号を押してから受話器を上げるというのが正しいかけ方になりますので覚えておきましょう。

外部・外からの内線のかけ方は?

仕事をしていれば外部から自社に電話をしなければならない場合もありますし、スムーズに連絡をするためには内線電話に直接かける必要があります。外部からでも内線電話にかけることはできますし、かけ方さえ覚えていれば、基本的にはどの端末からでも連絡することはできます。外部からの内線電話へのかけ方を知り、仕事を効率的に進めていきましょう。

直通

企業には代表番号の他に部署ごとに直通番号というものがあり、そこに電話をすれば自動的にその部署へと電話が転送される仕組みになっています。直通番号を知っていればそこにかけるだけで内線につながりますし、特別なかけ方の工夫などは必要ありません。

企業によって直通番号を定めている場合、定めていない場合もありますので、まずは自社で直通番号があるのかを確認しておきましょう。直通番号がある場合は、よくかける部署や自分が所属している部署については電話帳に登録しておくと便利です。

直接

直通番号がなく、直接内線電話にかけたい場合は、基本的には電話番号+内線番号というのが正しいかけ方になります。しかし端末によってポーズのコマンドが必要になる場合もありますし、機種によってどのボタンを押せばいいのかは違っています。

使用している携帯によってかけ方を知っておく必要がありますが、基本のかけ方としては電話番号+内線番号になることは覚えておきましょう。

オペレーター

外部からの内線電話へのかけ方としては、企業に直接かけるのではなく、オペレーターにかけるという方法もあります。オペレーターに電話をかけ、内線の何番へつないでくださいと伝えることで内線電話へとかけることができます。

オペレーターをとおすのが簡単な方法ですので、外部からのかけ方がわからない場合はオペレーターにかけるといいでしょう。

社内での内線のかけ方は?

内線電話はビジネスで頻繁に使用されるものですが、基本的には社内間でのやりとりで使用されます。対企業での電話のやりとりも多いですが、社内での電話のやりとりも多いですし、内線電話のかけ方をきちんと理解しておくことが大切です。

企業によっては外部からの電話と内線電話の割合が半々、あるいは内線電話の方が多いという場合もありますし、内線電話の使用頻度は高いです。内線電話のかけ方がわかっていないと業務を進める上でも支障をきたしてしまう可能性が高いですし、報告や連絡、相談なども疎かになってしまいます。社内での内線電話のかけ方の基本的なスキルになりますので、正しいかけ方を理解しておきましょう。

登録番号など

社内での内線電話の場合は、固定電話を使用していることが多いので、基本的には内線ボタンを押してから内線番号をプッシュしてかけます。電話機によっては受話器を上げると外線につながる場合もありますので、先に内線ボタンを押してから番号を押す必要があります。また外線、内線両方につながる電話だけではなく、内線専用の電話もありますので、その場合は基本的は番号を押すだけで問題はありません。

社内で内線電話をかける場合は、内線番号を押すのが基本ですが、電話機によっては登録番号などの機能がある場合もあります。登録番号の機能がある場合は、ボタンを押せばワンタッチで電話をかけることができますので、頻繁にかける部署が何番に設定されているかを覚えておくことが大切です。

就活での内線電話のかけ方の注意点は?

内線電話はビジネスマンが使用するものと考えている人は多く、実際に就職すれば内線電話をかける機会は格段に増えます。しかし内線電話をかけるのは就職後だけではなく、就活中であっても内線電話をかける機会はあります。インターンなどに参加すれば企業で実際に仕事を経験しますし、その際に内線であれば経験することもあります。

また企業によっては受付に人がおらず、内線専用の電話が用意されている場合もあります。その場合は電話で企業に到着した旨を伝えなければなりませんので、正しい内線のかけ方を知っておく必要があります。電話のかけ方やマナーを間違えてしまうとマイナスの印象を与えてしまいますので、正しいかけ方をマスターしておきましょう。

自己紹介

就活で内線電話をかける場合はしっかりと自己紹介をする必要があります。受付で内線専用の電話がある場合は、「○○大学から参りました。○○と申します。〇時より面接のお約束を頂いております」など丁寧に自己紹介をした上で要件を伝える必要があります。またインターンの場合はここまで丁寧に自己紹介をする必要はありませんが、「インターン生の○○と申します」と一言断ってから要件を伝えるようにしましょう。

内線電話のかけ方はビジネスマナーとしては基本的なものですし、これが身に付いているかどうかによって評価は大きくわかれます。電話のマナーによって印象が悪くなれば不合格になってしまう可能性もありますので、事前にマナーをマスターしておきましょう。

内線のかけ方のマナーは?

就活中に企業に内線電話をかける場合は、マナーにも充分に注意しなければなりませんが、マナーを守らなければならないのは就職してからも同じです。内線電話であれば多少砕けた言葉遣いなどでも問題ない場合もありますが、それでも最低限のマナーは守らなければなりませんし、マナーが守れていないと企業内での評価が悪くなってしまいます。

また電話には同期や後輩が出るとは限らず、先輩や上司が出る可能性もありますし、マナーが守れていなければ失礼になってしまいます。内線をかけるときのマナーを知り、上手に業務を進めていきましょう。

挨拶

内線のかけ方のマナーとしては、しっかりと挨拶をすることが大切です。「お連れ様です。○○部の○○です」と最初に挨拶をし、きちんと名乗ってから要件を伝えるようにしましょう。内線電話でもマナーが守れていないとマイナスの印象を与えてしまいますし、お互いのやりとりもスムーズにいかなくなってしまいます。

業務に支障をきたしてしまうこともありますので、連絡ミスをしないためにもマナーをしっかりと守って内線電話をかけるようにしましょう。

内線のかけ方をマスターしてビジネススキルを高めよう

内線のかけ方や就活でのかけ方の注意点、マナーなどを紹介しましたが、内線電話のかけ方はビジネスマンとして必要な基本的なスキルです。しかし基本的なスキルではあるものの、上手に使いこなせている人はそれほど多くはありません。

しっかりと使いこなせるようにしておき、スムーズに連絡を行うことが大切です。内線電話のかけ方やマナーを正しく理解しておき、業務を円滑に進めていきましょう。