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郵便局への効果的なクレームの言い方・メールでの送り方

Author nopic iconさとひろろ
カテゴリ:ビジネススキル

初回公開日:2018年04月16日

更新日:2018年04月16日

記載されている内容は2018年04月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

郵便局への効果的なクレームの言い方・メールでの送り方

郵便局への効果的なクレームの言い方を知りたい!

郵便局は、私達の生活に無くてはならない存在です。しかし郵便局の窓口で不快な思いをしたり、必要な荷物が届かない場合などクレームを郵便局に申し入れしたいケースも多いです。ここでは、そんな時に効果的なクレームの言い方をご紹介していきます。

感情的に郵便局にクレームを言わない

楽しみにしていた郵便物が届かない場合は、怒りに任せて郵便局にクレームを入れてしまう人も多いです。しかし郵便局に限らず感情的に怒鳴ったクレームを入れる人は、状況を上手く説明できず、良いクレームの言い方とは言えません。

郵便局にクレームを入れようと思った場合には、まず一度深呼吸して落ち着きましょう。そして、あなたが何に対してクレームを入れたいのかを理路整然と説明する言い方を先に考えましょう。クレーム内容は、まず文章にしてみることもおすすめです。

落ち着いてクレームを入れれば、相手もあなたの話を理解しやすく再発防止に力を入れてくれることでしょう。

写真など証拠を見せながら郵便局にクレームをする

届いた荷物が乱雑に扱われていたという場合には、写真などを証拠に撮ってからクレームを言う言い方が効果的です。郵便局側が反論できないような明確な証拠があれば、あなたの欲求が認められる可能性が高まります。

写真など証拠が残せない場合には、どのようなことが郵便局の不手際としてあったのかを紙に残しておきましょう。直接クレームを郵便局の窓口で言う場合には、時系列に丁寧にまとめた書類などを提示すると良いでしょう。

郵便局の配達員の服装が気に入らないとクレームする場合には、勝手に写真を撮るとトラブルになる可能性もあります。イラストなどにしておくと説明しやすいでしょう。

具体的な解決案を示すクレームの言い方がおすすめ

郵便局にクレームを言う場合には、謝罪を求めるだけの言い方はおすすめしません。謝罪だけでは、また同じようなトラブルが発生する可能性が高いです。郵便局にクレームを入れる前に、郵便局がいつまでに何をしてくれたらクレームを取り下げるのか考えてみましょう。

賠償金が欲しいのか、今すぐ荷物を持ってきてほしいのかによってクレームの言い方の強さも変えていきましょう。反対に誠意ある対応を取れという言い方は、漠然とし過ぎていて良いクレームの言い方とは言えません。

郵便局にクレームを入れる場合には、郵便局も受け入れられそうな解決案を考えておくことがポイントです。

明るく笑顔で郵便局にクレームを言う

郵便局にクレームを入れる際は、あえて明るく笑顔で嫌味を言う言い方がおすすめです。笑顔のクレームは、怖い形相でクレームを言われることとは違う怖さを相手に与えることができます。郵便局側にも印象が残りやすいので、今後具体的な解決も望めるでしょう。

状況別郵便局へのクレーム先とは?

一口に郵便局と言っても、数多くの仕事があります。郵便局は、仕事をしている郵便局員の状況によってどこにクレームを入れるのかが分かりにくいです。ここでは、郵便局の状況別クレーム先をご紹介します。

郵便局の窓口対応にクレームを入れる場合

郵便局の窓口対応にクレームを入れたい場合には、そのまま窓口で上司を呼んでほしいとクレームを入れると良いでしょう。本人に直接クレームを言いたい場合には、その場で言うことが最も効果的です。

本人には言う勇気がない人やその場では時間が無いという人は、郵便局のお客様サービス相談センターに連絡することも有効です。

郵便局の局長にクレームを入れる先

郵便局の局長にクレームを言いたい場合には、局長がいる時間を狙って郵便局に出向き直接クレームを言うことが有効的です。局長とは話が噛み合わずクレームが解決しない場合には、郵便局の本社に連絡すると良いでしょう。

郵便局の規模が小さい場合は、地域の大きな郵便局にクレームを入れることもおすすめです。責任者が問題の局長とあなたの間に入るケースもあります。

郵便局の再配達に対するクレーム先

郵便局に再配達の際に不手際があれば、クレ―ムを言いたくなる人もいるでしょう。再配達のトラブルで郵便局にクレームを言う場合には、ひとまずは管轄の郵便局にクレームを言うと良いでしょう。

それでも郵便局の再配達のトラブルが解決しない場合には、お客様サービス相談センターに電話してみることをおすすめします。ただしお客様サービス相談センターに繋がる電話の内容は、録音されているので注意が必要です。

配達員

郵便局への効果的なクレームの言い方・メールでの送り方
※画像はイメージです
出典: People in Couch · Free Stock Photo

配達員の態度や服装が適切ではないと感じた場合には、不在票などにかかれているお住まいの集配局にクレームを入れると良いでしょう。クレームを言うことで担当者を変えてもらったという声もあります。

クレームを言ったけれど解決しない場合には、こちらの場合もお客様サービス相談センターにクレームを入れます。それでも解決しない場合には、極力宅配便を利用するなどの工夫が必要です。

接客

郵便局では、接客態度にクレームを付けたくなるような局員もいます。その場合には、その局員のいる郵便局にクレームを言うことも有効です。上司を呼び出してもらいクレームを言うことが、効果的です。

上司を呼び出しただけでは解決しないクレームの場合は、お客様サービス相談センターに電話することもおすすめです。局長よりも上の立場の責任者が、クレーム対応してくれる可能性があります。

態度など

郵便窓口や配達員の態度に怒りを感じた場合のクレーム先は、基本的にはその郵便局員が所属している郵便局にクレームを入れましょう。すぐにクレーム対応をしてもらうことができる場合もあります。

先ほどから紹介しているお客様サービスにクレームをすることも、おすすめです。相談センターは、平日は8:00~22:00、 土・日・休日は9:00~22:00まで応対しています。

郵便局へのクレームのメールでの送り方とは?

郵便局へクレームを言いたいけど電話や対面は嫌だという人は、クレーム内容をメールを送ることも可能です。ただし対応を急いでいるクレームは、メールよりも電話の方がスムーズに解決します。クレームの返事のメールは、1日ほど掛かる場合があります。

専用画面に入力する

郵便局へクレームに限らずメールで問い合わせする場合は、ホームページにある専用のフォームも利用します。メールでのお問い合わせというページがあるので、そちらに記入していきましょう。

郵便局へメールフォームは、クレーム内容以外にも、あなたの名前や住所、電話番号などを入力する欄があります。入力するのに少し手間がかかる可能性があるので、注意しましょう。問い合わせ内容によっては、返事もない場合があります。

郵便局へのクレームはどこにいえばいいのか

先ほどは状況別に郵便局のクレーム先をご紹介しましたが、郵便局そのものにクレームを言いたい場合もあるでしょう。ここでは、その場合に有効なクレーム先をご紹介します。

本社

本社は、管轄の郵便局へクレームを何度も入れているが解決しないという場合におすすめのクレーム先です。

本社は、局長よりもより責任が重い人が登場してクレーム処理にあたってくれる場合もあります。誠実な対応をするように本社から通達があれば、営業所も本格的にクレーム対応してくれる可能性があがります。

コールセンター

郵便局のコールセンターは、クレーム処理以外にも手続きの対応をしています。コールセンターは、問い合わせ内容によって担当のオペレーターが違います。電話する場合には、どの部門にクレームを入れたいのかを明らかにしてからにすると良いでしょう。

コールセンターにクレームを入れる場合には、コールセンターの対応者は「後程確認します」や「担当者から連絡させます」という対応が多いです。コールセンターに出た人にクレームをぶつけても解決しない場合が多いので、その点には留意しましょう。

お客様相談など

郵便局の電話でのお客様相談は、コールセンターが担っています。お客様相談などは、メールでの苦情を受け付けています。しかし、対応が遅い場合もあるので利用する際には注意しましょう。

郵便局へのクレームの問い合わせの仕方とは?

郵便局へのクレームは、どのようにと問い合わせしたら良いのでしょうか。電話や対面の場合は、まずは管轄の郵便局に電話します。いつ、どこで、だれが、どのようにという点を意識して、理路整然とクレーム内容を告げると良いでしょう。

クレームの問い合わせをする場合には、対応してくれた人の名前や役職をメモすることを忘れてはいけません。改善していないと感じた際には、対応してくれた人の役職よりも上の人も出すように本社やお客様相談にクレームを入れます。

クレーム対応している様子は、録音などしておくと後々便利です。メールで問い合わせる場合は、メールのやり取りを印刷して紙ベースでも保管しておくと良いでしょう。

クレームを言う前に読んでおきたい本とは?

郵便局にクレームを言う前には、しっかり郵便局やクレームに関する知識を身に付けておくと良いでしょう。ここでは、郵便局へクレームを言うことが初めてという人におすすめの本を紹介します。

郵便局使い倒し手帳

郵便局にクレームを言う前に、あなたの郵便局の使い方が間違っている可能性があります。この本は、あなたが知らない郵便局の活用方法を学ぶ事ができる本です。

本を書いた人は、郵便局でクレーム処理などをしていた当事者です。郵便局の裏側についても教えてくれているので、賢い郵便局の使い方を知ることができるでしょう。

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郵便局の使い方を分かり易く説明されています。正に裏技満載です。身近にある郵便局がこんなにも充実したサービス行っている事自体知りませんでした。勉強になる一冊です。今度何かを送る時、まずこの本をチェックしてから行こうと思います。

郵便局のヒミツ

こちらは、クレームを言いたい郵便局の組織の内部についてわかる本です。少し昔の本ですが、現場の人の声が書かれていて現在の郵便局のルーツを知ることができます。

郵便局の体質などに不満がある人は、この本を読んで研究してみましょう。

できる大人のモノの言い方大全

クレームを言い慣れていない人は、自分の欲求が通るように感情的になりがちです。クレームを言う先の郵便局の人も人間なので、言葉の選び方によって円満に解決することも泥沼化することもできます。

この本では、反論するさいにも役に立つモノの言い方を紹介しています。クレーム以外にも普段の生活での言葉のチョイスの参考にもなります。単なるクレーマーと呼ばれたくない人は、一度手に取って読んでみると良いでしょう。

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大全なので、辞書の様な作りになっています。
挿絵や色分けとかが無い為、少し頭に入りにくいのが残念です。
熟読して恥ずかしくない大人になりたいと思います。

タイプ別対処法を伝授! 伝わる話し方のコツ

自分のクレームが上手く処理されないと悩んでいる人は、伝え方に問題があるケースも多いです。この本では、話すことが苦手という人でも相手に話を伝えることができる基本のコツが紹介されています。

こちらの本は、社会人の言葉使いの参考本としても役に立つ本です。スマートにクレームを伝えたいという人は、読んでおくと良いでしょう。

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新入社員の必帯のテキストとして、1ヶ月で身に付く基本会話集にお勧めです。

郵便局にクレームを言う場合の注意点とは?

ここでは、郵便局にクレームを言う場合の注意点をご紹介します。郵便局にクレームを入れる前に確認しておきましょう。

クレームの言い過ぎには注意

クレームを言う場合には、クレームの強さに注意しましょう。特に郵便局の配達員へのクレームを言う場合には、相手にあなたの住所が知られているので逆上される可能性もあります。配達員の態度に腹を立てた場合であっても、その場で本人には言わない方が良いです。

郵便局では、配達員には知らされないように配達の担当から外れてもらうことも可能です。穏便にクレームを言いたい人は、クレームをいう相手にも配慮しましょう。

クレームの内容によっては局内にしか伝わらない

重大な違反に繋がるクレームは、その地域全体の郵便局でシェアされるケースがあります。しかし、よほどの大きなクレームでないと担当する郵便局でのみで処理されることが多いです。

最寄りの別の郵便局に行った際に、同じようなクレームを入れたくなる場面に遭遇することもあるでしょう。その場合には、もう一度クレーム処理をお願いすることをおすすめします。

あまりにひどい場合には、本社などに申し入れしましょう。地域内で情報を共有するように伝達してくれます。

クレームを言う場合は上司を出してもらう

郵便局では窓口の人や配達の人は、アルバイトやパートなどが担っているケースが多いです。彼らにクレームを言っても、基本的な解決に繋がらないことが大半です。絶対解決したいクレームは、局長や上司など責任のある人に対応を依頼しましょう。

さらにコールセンターなども、アルバイトやパートの人が応対しているケースが多いです。コールセンターに電話したからすぐにクレームが解決するという考えは止めましょう。

関係する先に確認を取ってからの対応になることが多いので、時間がかかるものと想定しておくと良いでしょう。局長には、謝罪ではなく具体的な解決策を提示するように伝えます。

郵便局に我慢せずクレームを言おう

現在の日本に住んでいて、郵便局を全く利用しないという生活は難しいです。郵便局へのクレームを我慢していると、毎日の生活にも影響してきます。自分の生活だけでなく、郵便局の接客のレベルを上げるためにもクレームを積極的に言うと良いでしょう。

郵便局に不満を抱いているのは、あなただけではないでしょう。あなたのクレームが、地域住民の利便性向上につながる可能性もあります。勇気を出して、郵便局にあなたの想いを伝えましょう。