説明が下手な人の特徴・改善や克服方法・本｜練習

仕事をしていると、社内での会議や社外の人に対するプレゼンなど説明を必要とする場面がたくさんあります。上司への報告や業者への発注、取引先へのお詫びなどなどがあります。

じつは、こうした説明が下手なばかりに周囲からの評価が上がらず損をしてしまっている人がいます。たとえば何か商品を買おうと思ったときに説明が下手な営業マンより、説明が上手な人から買いたいと考えるのは当然のことです。

どれだけ誠実に、真面目に仕事をしていても、説明が下手だというだけで評価されないのはもったいないことです。なぜなら説明が下手なのは訓練によって克服ができるからです。

説明上手になるためにまずは、説明が下手な人にはどういった特徴があるのかを見ていきましょう。

さきほど、説明が下手なのは訓練で克服することができるとお伝えしました。実はここがポイントの一つでもあります。われわれは幼少のころから日本語を話すことは誰でも自然に身につけています。

そのため人と話すのは特別な訓練が必要じゃないと考えがちです。確かに話をすること自体は誰にでもできることです。しかし、ただ話をするのと、上手に話をするのは大きく違います。

説明が下手な人は、この事実に気がついていないのでいつまでたっても説明が下手なままなのです。いつも一生懸命に説明しているのに、周囲の反応はいま一つという状態が続いていないでしょうか。それは周囲の理解力不足ではなく、単に自分が説明が下手なだけなのではという疑問を持つ必要があります。

自分の話したいことを一方的にまくしたてるのは説明ではありません。いくら流ちょうに話をしても、肝心の聞き手に届いていなければそれは説明が下手と言われても仕方ありません。

たとえば会議でいつも積極的に発言をするけれども、意見が採用されるのを見たことがない、という人が周りにいませんでしょうか。このタイプの人は自分の意見を言うばかりで、それが周囲の人にどう響くのかをまったく考慮に入れていないという特徴があります。

または資料の棒読みで、聞き手は最後にもう一度資料を読み込まなければならないほど印象に残らない話をする人はいないでしょうか。この手の人は伝えたいことのポイントを本人が理解できていないことが多いです。

説明が下手な人にもいくつかのパターンがあります。たとえば人前で話すのが苦手で、あがってしまい上手く話しをまとめられない人。

あるいは、独りよがりで聞き手のことを考慮しない人も説明が下手です。このタイプは話に抑揚がなかったり、逆に過剰な演出をしていたりでポイントが見えてこないという特徴があります。

説明が下手な人は往々にして話が長くなりがちです。これは一面では真面目であるということでもあります。つまりいろいろな情報を余すところなく伝えなければ、という思いにとらわれ結果的に冗長になってしまうということです。

もちろんこれらの特徴はこれからご紹介する改善方法によって、変えていくことができます。そのためにはまず、自分は説明が下手なんだということを認める素直な気持ちが必要なのは言うまでもありません。

これまでお伝えしてきたとおり、説明が下手なのはどうにもならないことではありません。十分に改善や克服が可能なものです。最初からプレゼンが上手い人というのはそう多くはいません。ほとんどの人は練習や学習によって説明上手になったというのは重要な事実です。

まずは説明が下手なのは、どこに原因があるのかを知らなければなりません。これがわからないと克服方法を選ぶことができません。

あがり症で人前に出ると上手く言葉が出てこなくなるのか、コミュニケーションの意味を理解できていないのか、資料のまとめ方が下手という場合だってあります。

また説明する際の表情や声のトーンも大切です。よく聞くと話はそれなりにできているのに表情が暗かったり、リズムが悪いために説明が下手な印象を持たれている人もいます。自分の克服すべきポイントは何かということを客観的に把握することからはじめましょう。

あがり症の人であれば、とにかく数をこなすことです。数をこなすと人前で話すことへの慣れが出てきます。最初はガチガチに緊張していても、慣れれば聴衆の表情を確認するくらいの余裕が出てきます。じつは聴衆というのはそれほど真剣に聞いていない、ということも知っておくとよいでしょう。

どうしてもミスをしたりしてないか心配になったり、聞いた人がどう思うかを考えすぎたりするのが、あがることにつながります。しかし多くの人はそこまで一字一句耳をそばだてて聞いてないと考えれば気が楽になるでしょう。

普段から講演をしたり、プレゼンする機会の多い人でぶっつけ本番で話をする人はあまりいません。ほとんどの人は事前にシミュレーションをして時間配分や話の抑揚などを何度も練っています。

説明が下手な人の中には練習らしい練習もせずに本番に臨んでいる人がいますが、これは避けましょう。おススメのトレーニング法として、人の講演を聞きに行くというのがあります。文化人や有名人でよく講演をしている人はやはり話が上手です。

学びは真似ることから始まるとよく言われます。最初は説明が上手い人の話を聞いてよいと思ったところはそのまま自分に取り入れるところから始めるのもいいでしょう。

説明が下手なことを自認している人は、これから伸びしろがあるので大丈夫です。どんな演説のプロでも失敗を繰り返してきたのだし、事前のリハーサルは欠かさないです。そして実際に話を始める前は緊張や不安に襲われるのは普通のことです。

こうしたことを克服するためにも書籍で学習するのもおススメの方法の一つです。説明が上手い人が実体験の中で得てきたノウハウを効率的に学ぶことができるからです。

一生懸命に説明するけど伝わらない、話が分かりにくいと言われるなど説明が下手だと悩んでいる人に必読の書です。話の内容をシンプルにポイントを絞ることで伝わる話に変えていく。そのための思考整理の方法が学べます。

分かりやすさを得るためのちょっとしたコツをつかめば、誰でも簡単に説明上手になることができます。分かりやすい文章構成で、読めばどんどん上達して「説明が下手」という悩みからも卒業することができます。

「説明する力」と「問題解決力」を一挙に身につけるための思考方法を紹介している書籍です。上司への報告の仕方から、ビジネスメールの内容やプレゼン文書の作成から人を引き付ける話の仕方と交渉術など説明が上手くなるための具体的なスキルが紹介されています。

ビジネスで必要とされるコミュニケーション能力や提案力などを磨くのにはおススメの一冊となっています。

講師を育成する講師が「分かりやすく伝える技術」について解説しています。言いたいことが伝わらない、自分の意図したものと異なる解釈をされた。こうした食い違いはどこから生じるのか。確実に伝えるために必要な具体例を70項目にまとめられています。

また分かりやすく伝えることだけではなく、いかに相手の心に響く話ができるか、相手を動かすことができるかに重点を置いたとても実践的な内容になっています。

せっかく仕事そのものはできるのに説明が下手なばかりに、プレゼンで失敗したり企画が採用されなかったりすることがあります。良いサービスや商品であっても、情報の受け手が欲しいと思わなければ意味がありません。

そういった意味では説明が下手であるのは、商談の一番のポイントであるクロージングをきちんと締めることができないという欠点につながります。

仮に新製品を携えてお客様のもとを訪れても、特徴を上手く説明できなかったり、しどろもどろになってしまっては買いたいと思わせることはできないでしょう。

また日頃の上司への報告などでも説明が下手か上手いかで印象が大きく異なります。たとえ十分な成果を上げられなくても説明が上手ければそれほど悪い印象を持たれないこともあります。ビジネスの世界ではそうしたことは決してズルいことではありません。自分の功績についての説明が下手であるばかりに、正しく評価がされないことは往々にしてあります。

日本人はよく阿吽の呼吸を重んじると言われます。また「空気を読む」「察する」など言葉のやり取りをしなくても、気持ちを通じ合わせるようなコミュニケーションが好まれるという面は確かにあります。

しかし仕事においては「察して欲しい」は通用しません。主張があるのであれば堂々と、そしてはっきりと行う必要があります。説明が下手だと言われる場合には察しない相手が悪いのではなく、上手く伝えられない自分に落ち度があると考える必要があります。

逆にいえば説明を上手く行うことで得をすることもあります。たとえば分かりやすい説明を行う人は、周囲からは「頭がいい」と評価を受けることがあります。逆に説明が下手だと「要領が悪い」という印象になってしまいます。そうすると任される仕事の質に差が出たりすることもあります。

職業によっては毎日のように他人に説明しなければならない仕事があります。こうした場合に説明が下手だと仕事への適性が問われかねないことになります。何らかの対策をとることが必要です。

教師は決められたカリキュラムを決められた期間内に進められれば良いというわけではありません。学生の理解度を高めるための工夫が必要になります。教科書をそのまま読むだけの説明は避けた方が良いでしょう。自分が学生時代になぜその教科に興味を持ったのか振り返って、学生が興味を持てるような動機づけをする必要があります。

大学の教授といえども、自分の専攻の研究だけをしていればいいわけではありません。やはり聴講したいと考える学生の数はその教授の評価の目安の一つになります。かといって学生に媚びるような内容にするわけにもいかないため、授業内容に一工夫する必要があります。

分かりやすい言葉や例えを用いるなど、かみ砕いた話の仕方も必要です。あまり専門用語ばかりを用いても話そのものを聞いてもらえなければ意味がないからです。

営業の最終目的はただ一つ。買ってもらうことです。説明はすべてそのためにあります。買うことでどのようなメリットがあるのか、他とどう違うのか、金額は妥当なのかなど説明することはたくさんあります。

もしもまだ説明が下手だと感じているのであれば、取れる対策はひとつです。それは自分が売ろうとしているサービスや製品が本当にいいものであると自分自身が心から感じているとお客様に伝えることです。

接客の場合も営業同様に買わせることが目的です。一般に人は売りつけられようと感じると、途端に引いてしまいます。したがって顧客自身に選ばせるような説明の持っていき方が必要です。どうしても説明に自信がない時は、分かりやすい資料を作って説明の補助に使用するなどの対策をとることも考えられます。

いかがでしたでしょうか。今回は説明が下手なひとの特徴や克服・改善方法についてご案内しました。説明上手になるために重要なのは余分なことは捨ててシンプルにポイントを絞ることと独りよがりにならず、相手に合わせることです。

説明が上手になると仕事の効率や効果も断然上がるようになります。また人間関係にも好影響をもたらしますので、いまから克服のためのトレーニングをぜひ始めてみてください。