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返信用封筒マナー・返信方法・宛名のマナー|切手/差出人

Author nopic iconritonaworks
ビジネスマナー / 2018年04月13日
返信用封筒マナー・返信方法・宛名のマナー|切手/差出人

返信用封筒マナー

返信用封筒マナーという言葉は聞きなじみのない言葉ではないでしょうか。返信用封筒とは、手紙や履歴書などの書類を送る際にあらかじめ封筒の中に同封する封筒のことを指します。相手方が、手紙の返事や必要書類などを送り返す際に使用する封筒です。返信用封筒という商品は世の中に存在せず、市販されている普通の封筒を返信用封筒として用意する必要があります。

返信用封筒マナーとは?

今回は、返信用封筒を作成する際のルールや決まり事を返信用封筒マナーとして紹介していきます。ビジネスシーンでは、取引相手との重要な書類のやり取りなどで返信用封筒を使用する機会が意外と多くあります。ぜひ、この機会に返信用封筒マナーについて学んでみてはいかがでしょうか。

返信用封筒の返信方法

まずは、返信用封筒を返信する側の返信用封筒マナーを紹介します。返信用封筒を使用する際は、返信用封筒の表面に記載されている送り先の「行」や「宛」に二重線で消した後で、「様」や「御中」に書き換える必要があります。書き換えずにそのままの宛名で返信用封筒を送ることは、返信用封筒マナー違反になりますので必ず書き換えてください。

また、返信用封筒の裏面に自身の住所や氏名の記入を忘れないよう注意してください。封筒の裏面に住所や氏名の記載がない場合、受け取った相手方が封筒の送り元に戸惑うだけでなく、宛名の住所が間違っていた場合に送り返されてくる可能性がなくなります。

返信用封筒マナーとして、必ず返信用封筒の裏面に自分の住所が記載されていることを投函前に確認するようにしてください。基本的にはあらかじめ返信用封筒に切手が貼られているはずですが、金額が不足している場合は不足分の切手を用意する必要があります。

二重線の引き方と敬称修正の返信用封筒マナー

実際に「行」や「宛」を二重線で消そうとすると、縦線にすればいいのか横線にすればいいのか迷います。実は、縦書きの場合と横書きの場合で「行」や「宛」への二重線の引き方や「様」や「御中」を書く位置が異なります。

縦書きの場合は、「行」や「宛」に対して縦線の二重線を使用します。二重線で「行」や「宛」を消した左側や下側に「様」や「御中」を書くことが縦書きの場合の返信用封筒マナーです。横書きの場合は、「行」や「宛」に対して横線の二重線を使用します。

二重線で「行」や「宛」を消した右側や下側に「様」や「御中」を書くことが横書きの場合の返信用封筒マナーです。二重線の引き方と敬称修正の方法は、返信用封筒を使用する際に必ず使用するテクニックですので、返信用封筒マナーとして必ず覚えておきましょう。

修正液や修正テープの使用はNG

修正液や修正テープなどで返信用封筒の宛名にある「様」や「御中」を消すことは、重大なマナー違反に当たります。返信用封筒の敬称修正には絶対に修正液や修正テープを使用してはいけないということは、必ず覚えておいてください。

修正液や修正テープを使用するということは、間違えを訂正したということになります。つまり、相手方の記載した「行」や「宛」という字が間違っていたという意味になります。これは、相手方に対してとても失礼な行いになりますので絶対にやらないように注意してください。

返信用封筒用切手の返信用封筒マナー

返信用封筒は、相手側に手紙の返事や書類を返信してもらうための封筒です。そのため、相手側に切手代を負担させることは返信用封筒マナーとしては正しくありません。必ず返信用封筒に必要な切手をあらかじめ用意するようにしましょう。

また、用意した切手は返信用封筒にあらかじめ貼っておくことが正しい返信用封筒マナーです。返信用封筒に切手を貼る際に注意する点として、切手の料金を間違えずに用意することが挙げられます。封筒のサイズが「定形郵便」か「定形外郵便」かで必要な切手代が異なります。

また、返信時の返信用封筒の重さでも切手代が変わります。この点を考慮して、十分な金額の切手を返信用封筒にあらかじめ貼っておくことが返信用封筒マナーになります。心配な場合は、少し多めに切手を用意しておけば問題ないでしょう。

定形郵便の料金

定形郵便は、23.5cm x 12cmで厚さ1cm以内のものを指します。25g以内の場合は82円、25g以上50g以内の場合は92円です。50g以上の場合は定形外郵便扱いとなりますので注意してください。

定形外郵便の料金

定形外郵便は、規格内と規格外の二種類が存在します。

規格内の定義は、34cm x 25cmで厚さ3cm以内のものを指します。50g以内の場合は120円、50g以上100g以内の場合は140円、100g以上150g以内の場合は205円、150g以上250g以内の場合は250円,250g以上500g以内の場合は380円、500g以上1kg以内の場合は570円です。

規格外の定義は、長辺が最長60cm以内で縦・横・厚さの3辺の合計が90cm以内のものを指します。50g以内の場合は200円、50g以上100g以内の場合は220円、100g以上150g以内の場合は290円、150g以上250g以内の場合は340円,250g以上500g以内の場合は500円、500g以上1kg以内の場合は700円、1kg以上2kg以内の場合は1020円、2kg以上4kg以内の場合は1330円です。

返信用封筒の差出人は記入する?

返信用封筒の差出人は、相手ということになります。返信用封筒マナーとして、返信用封筒の差出人は記入すべきなのでしょうか?それとも空白のままのほうが良いのでしょうか。

返信用封筒の差出人は、返信用封筒マナーとしては記入しないほうが正解になります。差出人をあらかじめ記入することは親切なことのように思えますが、差出人の名前や住所は相手先が記入する項目です。

差出人を記入した返信用封筒を同封することは、とても差し出がましいことです。返信用封筒マナーとして、相手に対してとても失礼に当たる行いになります。返信用封筒の差出人の名前や住所は記入しないように注意してください。

封筒を横書きで使用する場合の返信用封筒マナー

返信用封筒マナーとしては、基本的に縦型の封筒を縦書きで使用することを推奨しています。しかし、会社で使用している封筒が横型の場合や縦型封筒を横書き用にしている場合などは、横書きで返信用封筒を作成する必要があります。返信用封筒を横書きする場合は、左から右に向かって文字を書く必要があります。間違えて右から左に文字を書かないように気を付けてください。

横型封筒の場合

横型封筒の場合は、そのまま横書きで使用すれば返信用封筒マナーとしては問題ありません。横型封筒の場合は縦型封筒の場合と異なり、封筒の右上に切手を貼ります。一般的にあまり知られていませんが、郵便局のホームページに下記のような記載があります。

Blockquote firstBlockquote second

はがきや封筒のどの位置に切手をはるとよいですか?
郵便切手は郵便物の表面の左上部(横に長いものは、右上部)に貼っていただくようお願いいたします。

横型封筒の切手マナー

左上に切手を貼ることがルール違反やマナー違反に当たるわけではありませんが、横型封筒の場合に左上に切手を貼ってしまうと郵便局の機会が正しく処理ができないため、郵便局員が手作業で処理することになってしまいます。このような細かい点を正しく理解して実践することにより、相手側に与える印象が向上するでしょう。

縦型封筒の場合

縦書き封筒を横書きで使用する場合は、郵便番号欄に縦書きする時と同じように郵便番号を記入します。その後、郵便番号欄が右下になるように封筒を回転させ左から右に向かって宛先を記入します。また、この場合も切手を右上に貼り付けるように心がけたほうがいいでしょう。返信用封筒マナーではありませんが、正しいルールで切手を貼ることで相手側に対して印象がよくなることでしょう。

返信用封筒の折り方

返信用封筒を同封する際の封筒の折り方には、決まったルールというものは存在しません。
折り目をきれいに入れることや返信用封筒を折る回数を2~4回までにすることを守ればマナーとしては問題ありません。長形の場合は三つ折り、角形の場合は二つ折りか四つ折りにするのが一般的な返信用封筒マナーとなります。何度も折り直してしまったり、折り目や封筒自体が汚くなってしまったりした場合は、必ず新しい封筒を用意しましょう。

封筒の種類

封筒には大きく分けて白い封筒と茶色い封筒の2種類があります。封筒の色により用途が異なりますので、この機会に合わせて覚えておきましょう。白い封筒の用途は、お祝い事の手紙やお礼の手紙など正式な場面で手紙を送る場合などに使用します。また、履歴書やビジネス上で重要書類をやり取りする場合などに使用されます。

一方、茶色い封筒の用途は、白い封筒を使用するほど正式ではない書類をやり取りする場合に使用します。返信用封筒として封筒を用意する場合は、基本的に白い封筒を用意するようにすれば問題ないでしょう。

自分の住所

返信用封筒マナーとして、返信用封筒の宛名はあらかじめ記載しておく必要があります。返信用封筒ですので、基本的に返信用封筒の宛名は自分自身もしくは所属する企業や団体になると思われます。

返信用封筒の宛名をあらかじめ記載しておくことで、相手側に宛名を記載させる手間を省略させることにつながります。また、宛名の下には「行」や「宛」を必ず書くことを忘れないようにしてください。

宛名の返信用封筒マナー

宛名を書く際に迷うのが、どの敬称を使用すればよいのかということではないでしょうか。今回は返信用封筒マナーとして、「行」「宛」「御中」「様」の使い方とそれぞれの違いについて簡単に説明します。返信用封筒を作成する上でとても迷いやすい項目ですので、この機会に完全に覚えてしまいましょう。

「行」は、返信用封筒を用意する側が宛名を記入する際に使用する敬称です。「行」を使用する理由は、自分をへりくだって表現するためです。そのため、同封する返信封筒の宛名に「行」を使用します。

「宛」は、返信用封筒を用意する側が宛名を記入する際に使用する敬称です。ビジネスマナー上、「行」との明確な違いはないということになっています。返信用封筒の場合は「行」を使用することが一般的です。

「行」と「宛」の違い

返信用封筒マナーでは、「行」と「宛」には明確な違いはありません。つまり「行」と「宛」どちらを使用しても返信用封筒マナーとしては間違いではありません。しいて言えば、返信用封筒には「行」を使うほうが一般的です。「宛」は、はがきの場合に使うことが一般的です。

また、「行」や「宛」の書き方にも返信用封筒マナーがあります。宛名の氏名から少しずらした位置に、氏名の文字よりよりも少しだけ小さく書くことです。縦書きの場合は、宛名の氏名より左に少しずらして書きます。横書きの場合は、宛名の氏名よりすこし下にずらして書けば問題ありません。

御中

「御中」は、返信用封筒を送り返す側が宛名に記載されている「行」や「宛」に取り消し線を引いたうえで、書き換えて使用する敬称です。「御中」は、「行」の反対の意味を持ち相手に対して敬意を払うために使用する言葉です。「御中」には、下記のような意味があります。

Blockquote firstBlockquote second

郵便物などで、個人名でなく、官庁・会社・団体などの宛名の下に書き添える語。

「様」は、「御中」と同じく返信用封筒を送り返す側が宛名に記載されている「行」や「宛」に取り消し線を引いたうえで、書き換えて使用する敬称です。「様」も「御中」と同じく相手に対して敬意を払うために使用する敬称となります。

「御中」と「様」の違い

「行」と「宛」の場合とは異なり、「御中」と「様」の使用方法には返信用封筒マナーとして明確な違いがあります。「御中」は企業や団体などに対して使用する敬称です。それに対し、「様」は個人に対して使用する敬称です。つまり、返信用封筒に書かれている宛名により「御中」を使うか「様」を使うか分かれるということです。

「行」や「宛」を「御中」や「様」に書き換えずに封筒を送ることは、返信用封筒マナー違反です。必ず、「行」や「宛」を二重線で取り消して、「御中」や「様」に書き換えてから投函しましょう。

返信用封筒マナーを活用しましょう

返信用封筒マナーについて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

返信用封筒の返信方法から返信用封筒の切手についての返信用封筒マナー、差出人や宛名としての自分の住所の書き方についての返信用封筒マナー、そして宛名の返信用封筒マナーまで幅広く紹介しました。この記事を読んでいただいたことで、社会人として必要な返信用封筒マナーは十分に身についのではないでしょうか。

社会人になると、ビジネスマナーとして幅広い知識を求められるようになります。返信用封筒マナーについての知識がなくても日常生活には支障をきたすことはありません。しかし社会人になると、意外に返信用封筒マナーなどの細かい知識について先輩社員や取引先の相手などに細かくチェックされてしまいます。友人や同期や差をつけて、ワンランク上の社会人として活躍するためにも返信用封筒マナーをぜひ活用してください。

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