Search

検索したいワードを入力してください

「長文失礼しました」の正しい使い方・敬語表現|メール/手紙

Author nopic iconCOLOR
ビジネス用語 / 2018年04月05日
「長文失礼しました」の正しい使い方・敬語表現|メール/手紙

「長文失礼しました」の正しい使い方とは?

仕事でメールを使用する人であれば、「長文失礼しました」という言葉を使ったことがある人も少なくないでしょう。メールや手紙が長文になってしまった場合に、文面の最後にお詫びとして使用する言葉です。同様の使い方として、文面の最初に「長文失礼します」と前置きする場合もあります。

「長文失礼しました」が相手に与える印象

一般に用件が長くなりそうな説明は直接会ったり、電話で伝えることが好ましいですが、先方の状況などによりメールや手紙で伝えなくてはならない場合もあります。そういった場合、「長文失礼しました」の一言を付け加えることで相手に与える印象は良くなります。

「長文失礼しました」は文面の最後につけるようにしましょう。「長文失礼しました」と書かれた後に文が続くと、相手は混乱してしまいます。メールや手紙の結びの言葉として使用しましょう。

どのくらいの長文から使用するの?

メールであれば、用件が10行を超える場合長文メールと言っていいでしょう。10行以上になってしまった場合は「長文失礼しました」と最後に付け加えましょう。相手への挨拶やお礼の文面と一緒に書くようにすると、相手にすんなりと受け取られやすいです。

短文のメールに「長文失礼しました」とつけることは避けましょう。場合によっては相手に「短いメールを読むのにも時間がかかると思われているのか」と認識されかねません。とはいえ短文のメールを何通も送るのも失礼にあたるため、用件は簡潔に10行ほどのメールに収めるようにしましょう。

長文のメールや手紙は読むのに時間がかかりますし、情報量が多くなりがちです。最近はメールをパソコンではなくスマホで確認する人も多いため、スクロールをする必要がある長文メールは避けるに越したことはありません。

「長文失礼しました」の敬語表現とは?

「長文失礼しました」という言葉はそれだけでも丁寧な言葉ですが、「長文となってしまい大変申し訳ありません」などの敬語表現も存在します。また「長文失礼いたしますが、ご一読ください」などとつけると相手に与える印象も良くなります。

ここで重要なのが、長々と書き過ぎないということです。「長文となってしまい読むのにお時間を取らせてしまい大変申し訳ありません」などとメールに書かれると、ただでさえ長文のメールがさらに長くなってしまいます。「長文失礼しました」だけでも相手には十分敬意は伝わります。

丁寧語

「長文失礼しました」をより丁寧な言葉にするなら「長文になりお詫び申し上げます」「長文になってしまい申し訳ございません」などの表現を使用します。どれも長文の読むのに時間と手間をかけてしまったことを謝罪する気持ちを伝える言葉です。

逆にそれほど堅苦しくない間柄であれば、「長々とすみません」ぐらいの言葉で構わないでしょう。「長文失礼しました」という言葉をつけなくて良いという意見もありますが、つけて嫌がられることはないので、つけておくに越したことはありません。

「長文失礼しました」のメール上での注意点とは?

まず大前提として長文メールは相手にとってあまり好まれません。長文をスクロールするのは手間ですし、何が言いたいかわからない文面だとさらにストレスを感じてしまいます。まずはわかりやすい文面を作ることを心がけましょう。わかりにくいメールの最後に「長文失礼しました」とつけられていても、不快に感じる人も少なくないでしょう。

長文メールはどういった経緯で送られたメールであるかがわかりにくくなりがちです。ただ読んで確認すればいいメールなのか、なにか返答をしなければならないメールなのかをしっかりとわかるようにしましょう。「長文失礼しました」の後に「返信不要です」などと書いておけば、確認するだけでいいメールであることがすぐにわかります。

長文メールの最後の締め方

長文メールの最後は簡潔に締めるようにしましょう。「長文失礼しました」の後に「重ねて御礼申し上げます」などとつけるのはあまり好まれません。メールの中で一度述べたことは2回は述べないようにしましょう。強調したい部分は太字にするなり色をつけるなりをして対応するようにしましょう。

長文メールはただでさえ読むのに時間がかかるため、わかりづらい文面は返す気が無くなってしまいます。急ぎの用事である場合や必ず返答が欲しい場合などは、文面の最初か最後にその旨を付け加えるようにしましょう。

手紙に「長文失礼しました」を書く際のマナーとは?

手紙は筆圧や筆跡などに個人差があり、メールよりも想いが伝わりやすいです。ペンや万年筆を使うと書き直しが効かないため、長文になりがちになります。想いが溢れるからと言って長文になりすぎないようにしましょう。どんなに字が綺麗な人でも一般的にメールよりも読みづらいので注意が必要です。

手紙には「拝啓」「謹啓」などの頭語や、「敬具」「謹白」などの結語が存在します。中には時候の挨拶などを入れる人も多く、「長文失礼しました」という文字をどこに入れるかは迷うところです。「長文失礼しました」などの結びの言葉は、結語の前に入れるようにしましょう。

最初と最後どちらがベター?

手紙はメールと違い、紙が2枚に別れてしまったり、折りたたんであるものをひらくなど、どれくらいの長さがあるか一目ではわかりにくいことが多いです。そのため最後に「長文失礼しました」とつけるより、文の最初に「長文失礼します」とつける方がより親切でしょう。

最後に「長文失礼しました」とつけると、「書いているうちに長文になってしまった」という気持ちが伝わります。手紙を使用するシチュエーションによっては、こちらの方が喜ばれる可能性も少なくありません。

「長文失礼しました」をうざいと思われずに使う方法

相手に初めて届く長文メールであれば、最後に「長文失礼しました」と書かれていても問題ないでしょう。しかし、なんどかやりとりを重ねる中で毎回「長文失礼しました」を使用することは避けましょう。やりとりをするメールは「長文の内容がしっかりしたメール」か「簡潔で重点が抑えられたメール」のどちらかにする必要があります。

「長文失礼します」と「長文失礼しました」を一度に両方使うことも避けましょう。どちらかを見れば理解できるので、両方記入してあることは面倒くさいと感じてしまいます。もちろん手紙などで「自分が考えていたよりさらに伝えたいことが多くなってしまった」という気持ちを伝える場合はその限りではありません。

そもそも「長文失礼します」は必要?

ここまで読むと、そもそも「長文失礼します」は必要なのかと考える人も少なくないでしょう。答えから申しますと「長文失礼します」という言葉がなくても失礼と感じる人は多くないでしょう。しかし「長文失礼します」という言葉があることで、「礼儀がなっている人」と認識される可能性はもちろんあります。

友人関係でも仕事関係でも、相手から得られる信頼度はそのままあなたの魅力に繋がります。「長文失礼します」とつけることで評価が下がることはまず無いでしょう。しかし前に述べたような間違った使い方をすると、かえって評価が下がってしまうことは言うまでもありません。

「長文失礼しました」に見る相手への敬意

「長文失礼しました」とつけることは、あなたが相手のことをどう考えているかを表す指標になり得るでしょう。あなたが相手に対して敬意を持っているのであれば「長文失礼しました」とつけることに抵抗はないはずですし、間違った使い方をすることではないでしょう。

「長文失礼しました」をつけることを考えることができる人は、文面をわかりやすく考えることもできる人であると言えます。要点が抑えてあり、内容がわかりやすく入ってくるメールや手紙は、たとえ長文であっても不快に感じることは少ないでしょう。相手のことを思っている敬意が「長文失礼しました」という言葉に込められています。

関連記事

Related