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反省文の書き方・例文・長文での書き方|遅刻/ビジネス

Author nopic iconヨウザン
ビジネスマナー / 2018年04月27日
反省文の書き方・例文・長文での書き方|遅刻/ビジネス

反省文とは何

会社勤めをしていると、仕事上で失敗することは付き物です。その失敗の内容によって、「反省文」・「始末書」・「顛末書」といった謝罪文を書かなくてはいけなくなります。この謝罪文の違いは、小さなミスをした場合には「反省文」、大きなミスをした場合は「顛末書」、重大なミスをした場合は「始末書」を書くことになります。

今回は、この中の「反省文」について視点をあてて、「反省文」についてご説明していきます。

反省文を書く目的

反省文を書き提出する目的は、謝罪の文章を自分で書くことによって、自分のミスを深く反省していることを表すために書くものです。この反省文は、個人名で作成する社内文書となります。基本は直属の上司に提出するようになります。

始末書・顛末書との違い

反省文よりも重い位置づけにある始末書や顛末書ですが、反省文との違いはどのようなところにあるのでしょうか。

まず顛末書ですが、この書類は処分や弁償などが伴うような重大なミスを犯した場合に書く書類です。反省文よりも厳密になぜそのようになったかという報告をする意味合いの強い書類となります。反省文同様に、社外に対して提出するものではなく、主には社内向けの書類といえます。

次に始末書ですが、こちらの書類は不始末に対して詫びる書類となります。顛末書同様に、処分や弁償を伴うような重大なミスを犯した場合に書く書類です。顛末書と違い、社外に対しても提出する書類となります。

反省文を提出する目的

反省文を書く目的は先にご説明したとおりですが、提出する目的は、「自分を戒めて、再発防止を約束させるために求められるもの」です。あくまでも個人を叱咤激励するために提出する文書なのです。

例えば、何らからの大きな損失を発生させてしまった場合は、始末書や顛末書での対応となりますが、損失が発生していないような場合は、反省文で済むことが多いです。

また、遅刻などを繰り返し、何度も反省文を提出させても改善されないような場合には、懲罰として始末書や顛末書を提出させるようになり、就業規則に定められた範囲での懲戒処分を下される場合があります。

反省文の書き方

実際に反省文を書く場合、どのように書けばいいでしょうか。反省文では、「本当に反省しています」や「二度と同じ失敗は繰り返しません」という反省と謝罪、「このような対策を行います」という改善方法について、自分自身の言葉で誠意を持って書くことが必要になります。

反省文の提出は上司から指示が出ることもありますので、指示のあった内容をすべて盛り込むようにします。

書き方の構図としては、いわゆる起承転結で書くようにします。起では事件について書きます。事件とは、自分のしてしまったミスについてですが、客観的に書くようにします。

承では自分のミスに関する原因を分析して説明します。例えば、遅刻したのであれば、「寝過ごした」などが原因となります。

転では、迷惑をかけた方々に対して真摯に謝罪をするようにします。結では、反省を踏まえ、再発を防止するための対策や心構えについて書くようにします。

書き始めはどのようにしたらいいのか

書きはじめについては、日付、提出先と自身の名前を記します。改行し、反省文と記した後、次の行から本文を書きはじめるようにします。

書きはじめは、自分のしてしまったミスについて客観的に書くようにします。

例:私は、平成○○年○月○日、私が○○○をしてしまったため、○○○してしまいました。

内容としては、事件の発生日、客観的な事実を書くようにします。

反省文の例文

それでは実際の反省文はどのように書かれているのか、シーンに応じた例文を見ていきましょう。

遅刻の場合

平成○○年○月○○日
○○部○○課 課長 ●●様
反省文
私、○○ ○○(自分の名前)は、本日の午後のミーティングを食事から帰るのが遅かったため遅刻しました。これは5回連続での遅刻となり、出席者全員の時間を奪ってしまい、多大なご迷惑をお掛けいたしました。ここに反省文を提出し、深くお詫び申し上げます。

食事をとるにあたり、時間のかかるものを注文し食べていたことによる、自分自身の不注意が原因です。

このような不手際を起こさないように、今後は食事に注意し、アラームを設定して時間厳守を徹底してまいります。

○○部○○課
 ○○ ○○(自分の氏名 印)

書類の書き間違いの場合

平成○○年○月○○日
○○部○○課 課長 ●●様
この度は、私の提出書類における入力ミスによる書き間違い、及び確認漏れにより関係部門および課内のメンバーに多大なるご迷惑をおかけいたしまして、大変申し訳ございませんでした。

書類は、取引価格に関するものです。この度、小数点の位置を間違えていたため、請求金額にミスが発生してしまい、取引様からの苦情が寄せられました。

原因としては、私が経理部に提出するデータを作成していたときに、金額入力をした際に、小数点を打ち間違えたためです。それにより、お客様からの会社への信用に傷をつけてしまいました。幸いにも、お客様が早期に気付いてくださったため、大事に至ることはありませんでした。

ここに反省文を提出し、深くお詫び申し上げます。

今後は、確認を徹底し再発防止に努めます。

○○部○○課
 ○○ ○○(自分の氏名 印)

長文での反省文の書き方

反省文を書かなくてはいけなくなった場合、どうしてもあれこれ書いていると長くなってしまう場合があります。ですが、反省文に求められるのは、簡潔に書かれたものです。そのため、基本は長くならないように必要な事項について書くことが求められます。

反省文は小さなミスに対して作成する書類ですので、発生した事実とその原因、謝罪と今後の対策という構成で書きますが、内容が膨大になるということはありません。たくさん書いておけばいいというものではありませんので、極力は長文にならないように簡潔に書きたいものです。

反省文は手書きで書くべきか

パソコンのワープロソフトなどを使えば簡単に書類作成ができるようになった昨今ですが、手書きで書くということは手間がかかることから反省の意思が伝わりやすいと思われます。手書きをすることで、誤字・脱字にも意識しながら書く必要があるからです。

手書きをしている際に書き間違えた場合、修正テープや修正液などでの訂正はしないようにしましょう。

パソコンを使った場合でも、最後の署名欄については、必ず空白で出力し、そのスペースに自筆でサインを書くようにしましょう。

ビジネスでの反省文の書き方

勤務中に失敗をしたり、会社に対して迷惑をかけてしまったりしたような場合に、反省文の提出を求められる場合があります。この反省文は、「適当に書いて提出しておけばいい」という考え方で提出するのは、その後の評価に影響するため危険な行為です。

反省文の内容が薄かったり、書式がしっかりと整っていなかったりすると、本当に反省しているのかと見られてしまい、評価を下げてしまう恐れがあるのです。

しかし、失敗や迷惑をかけたからといって、そもそもなぜ反省文を書く必要があるのでしょうか。

なぜ反省文を書く必要があるのか

反省文は、報告書や始末書などと違い、直属の上司に提出し、ことを収めてもらうための書類です。基本的にはこの反省文を提出することで、きっかけとなった事象に対して、おとがめなしとしてもらうことができます。

反省文を正しく書くためには、なぜ反省文を書かなければいけないのかという意味を自覚しておく必要があります。自覚がなければ、心のこもった反省文は書けません。心がこもらなければ、形だけのものを書こうとしてしまいます。

ではなぜこの反省文を書く必要があるのでしょうか。それは、いくら反省を心の中でしたとしても、上司の立場としてはその証拠が欲しいのです。本当に反省して、二度と繰り返さないという根拠としての反省文は記録となります。書くことによって、ミスを客観的に見つめ、成長につなげることができるのです。

上司としては、反省文をつうじ、成長を期待しているのです。そのため、書く必要があるのです。

ビジネスでの反省文を書くときの注意点

ビジネスで反省文を書く必要がある場合の注意点は、「簡潔」に書かれているかどうかということです。長文での書き方のところでもご説明しましたが、長文のほうが反省している意図が伝わるかというと、そういうものではありません。

反省文は、報告書などのようなレポート書類ではありませんので、内容に対し細かく説明する必要はありません。詳細な事実関係を書き記したいという気持ちで細かく書こうとしてしまいがちですが、細部にわたる細かな説明をする必要はないのです。

また、ビジネスでの反省文においては、絶対に言い訳は書かないことです。言い訳を書いてしまうことで、自分の失敗を他のものに対して責任転嫁しているように思われかねません。反省文は、自分の悪いところを認めそれを記したものです。潔く過ちを認めるようにしましょう。

反省文の封筒の書き方

反省文を提出する場合、そのままで提出するべきか、封筒に入れて提出するべきかと迷う人もいるでしょう。この提出方法に法律などはなく、決められたルールというものはありません。つまり、封筒に入れて提出するほうが丁寧ですし、反省文の用紙のみで提出することも間違いではありません。

では、封筒で提出する場合はどのようにすればいいでしょうか。封筒については、茶色の封筒は避けるようにしましょう。白色の封筒に入れて、封筒の表には、縦書きで封筒のセンターに「反省文」と書きます。

裏面には、左下の部分に所属部署名と氏名を記入します。反省文は基本社内向けですので、会社名などは必要ありませんが、社外向けに顛末書や始末書を提出する場合は、所属部署の前に会社名を記入するようにします。

これらを記入した封筒に反省文を入れ、封はせずに提出するようにします。

反省文の提出はお早めに

反省文の書き方についてみてきましたがいかがだったでしょうか。反省文と聞くと嫌な響きかもしれませんが、失敗に対して自ら顧みるいい機会であるのかもしれません。同じ失敗は繰り返ししたくないものですから、反省文を書きながら本当に再発させないように意識してみましょう。

自ら提出する場合はいいですが、指示を受けて書かなければいけない場合もあります。この場合、考課や査定などに影響する場合があります。

このように、上司から指示を受けて書くような謝罪に関する書類は軽く考えないようにしましょう。そして、事象が発生してからあまり時間が経たないうちに素早く提出することをこころがけましょう。

できる限りは、このような類の書類については、提出せずに日々の業務を務めたいものです。いざ書かなくてはいけなくなった場合は、自分の言葉で誠意を持って書いて提出するようにしましょう。

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