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a4封筒の書き方・ビジネスでの書き方|横書き/住所/宛名

Author nopic iconzakuro_i
ビジネスマナー / 2018年05月02日
a4封筒の書き方・ビジネスでの書き方|横書き/住所/宛名

正しいa4封筒の書き方とは

近年ビジネスにおいて、日常的な連絡はペーパーレス化されメールやウェブサービスでやりとりされることが多くなりましたが、履歴書や契約書、パンフレットやカタログなどは紙の書類が使われることもまだまだあります。

ビジネスでa4書類を送る封筒は大きく分けて2種類のサイズがあり、用途によって使い分けられていますが、書き方のマナーはほとんど共通です。どちらもよく使われるため書き方はしっかりと知っておきたいところです。

本記事では、ビジネスで一般的に使われることが多いであろうa4封筒の書き方のマナーをご紹介します。ぜひ役立ててみてください。

ビジネスにおけるa4封筒の種類

ビジネスでよく使われるa4封筒として、a4書類が折らずにそのまま入る封筒と、a4を3つ折りにして入れることができる封筒があります。a4書類がそのまま入る封筒は角形(かくがた)2号と呼ばれています。a4を3つ折りで入れることができる縦長の封筒は長形(なががた)3号封筒です。

長形3号封筒には、サイズは同じで長辺に封入口がある洋長形3号封筒もあります。招待状などを入れるのに使われる封筒です。そのほか、a4を4つ折りで入れることができる封筒などもありますが、ビジネスではほとんど使われません。

a4封筒の使い分け方は?

ビジネスでa4封筒を使う時、角形2号封筒と長形3号封筒のどちらを使うのが適切なのでしょうか。a4封筒は内容物や書類の種類によって使い分ける必要があります。それぞれの封筒の特徴を押さえて、適切なa4封筒を選択できるようにしましょう。

角形2号a4封筒の特徴

角形2号封筒はa4サイズを折らずに入れることができるので、カタログや厚さのあるパンフレットなど、そもそも折り曲げられない書類を入れるときは角形2号a4封筒を使います。

履歴書や契約書といった重要書類は、原則クリアファイルに入れた状態で角形2号封筒を用いて送るのが適切とされています。履歴書は、「面接時に持参」「専用の封筒に入れて郵送」というように、相手の会社が持ち込み方を指定してくることもありますので、そういったケースの時は指定された方法に従って提出しましょう。

角形2号の封筒は定形外郵便となり、長形3号の封筒に比べ郵送料が高くなります。折り線をつけたくない大切な書類や、厚みがあり折り曲げられない書類は角形2号封筒を使い、長形3号封筒とうまく使い分けをしましょう。

長形3号a4封筒の特徴

長形3号封筒はa4サイズを3つ折にして入れることができるので、コンパクトに書類を送ることができます。長形3号封筒は定形郵便扱いとなり、比較的安価に郵送できます。ビジネスで大量の送り先にa4書類や伝票を送付したい時に適しています。

a4封筒の住所の書き方

郵便番号は市販の封筒であれば、郵便番号欄が印刷された状態で売っているので、郵便番号欄に合わせて記入しましょう。住所は郵便番号の下に書きます。住所を書く際、郵便番号さえ正しければ都道府県名と市町村名は省略しても届きます。市町村名の後に続く町域名と番地は必ずかかなければなりません。

都道府県名や市町村名は、書けば丁寧な印象はありますが、書かなかったからといって失礼に当たることもありません。ビジネスで送るときは都道府県から書いておけば間違いありませんが、封筒の記載をすっきりさせたい時は市町村から、あるいは町域名から書くとよいでしょう。

また、縦書きでは、番地などの数字の書き方は漢数字で書くのが正式な書き方です。

a4封筒の宛名の書き方

a4封筒の宛名の書き方はどのようにしたらよいでしょうか。縦書きで封筒に宛名を書くときは封筒全体のほぼ真ん中に宛名を書けるようにするとバランスがよいです。「様」や「御中」は相手の名前や会社名から1字分程度スペースを空けて書くと見やすい書き方になります。

会社名・部署名・相手の名前はそれぞれ改行して書くのが基本的な書き方です。部長など相手の役職名を書く必要があるときは名前の上に、名前より小さい字で書きます。あまり部署名などがつらつらと長く封筒の下に続かないような書き方が理想です。

a4封筒の差出人の書き方

a4封筒の差出人は裏面に書くのが通常の書き方です。左下に表書きより小さい字で差出人の郵便番号・住所・氏名(団体として送る場合は団体名)を書きます。

氏名は、会社の一員として送る際には「○○株式会社 事業部」のように所属を書いた上で、次の行に少し下げて自分の名前を書きます。お客様宛てにパンフレットを送るというようなケースでは個人の名前ではなく「○○株式会社」のように団体名を氏名として書きます。

a4封筒の「御中」の書き方

封筒の書き方で、「御中」の使い方に悩むことはありませんか。「御中」の書き方も、一度慣れてしまえば難しくありません。「御中」は、送り先が団体である場合に「様」と同じ位置で使われます。ですが、団体の中の特定の誰かに対して送る時は使われません。

例えば企業に対して履歴書を送る場合は「株式会社○○ 御中」や「○○株式会社 人事部 御中」としますが、相手の企業の特定の誰かに対してパンフレットを送るといったケースでは「○○社 商品企画部 ○○○○様」のように、「様」を使うのが適切です。

a4封筒の「○○在中」の書き方

主にビジネスでa4封筒を使う時に、表側の左下あたりに「○○在中」と書かれているのを目にしたことがあるのではないでしょうか。履歴書に付属している封筒にはあらかじめ朱書きで「履歴書在中」と書かれている封筒もあります。

「○○在中」と朱書きで内容物を書くのは封筒の書き方として必須ではありませんが、書いてある方が受取人に対してわかりやすく親切であるため、履歴書以外の書類を送るときでも書くことが多いです。「応募書類在中」や「請求書在中」のように書くこともあります。

封筒の字は基本的に黒色のペンで書きますが、「○○在中」は赤いペンを用い朱書きで書かれるのが一般的な書き方です。

a4封筒の横書きでの書き方

日本では、ビジネスで送る封筒は縦書きで書かれることが多いです。しかし、カタログやパンフレットを大量の顧客に送る時など、宛名に印刷ラベルを使う場合は横書きが一般的であるため、手書きの封筒でも横書きを使うケースが増えてきています。横書きでの書き方も覚えておくとよいでしょう。

a4封筒は横書きの場合も住所や宛名など必要な情報の書き方はほぼ縦書きと同様ですが、横書きの時は数字は英数字を用いて書くのが正しい書き方ですので注意が必要です。

a4封筒は縦書きの場合も横書きの場合も、郵便番号は機械読み取りで仕分けされるためa4封筒にあらかじめ印刷されている郵便番号欄に記入しましょう。番号欄がない封筒の際は封筒右上に郵便番号を記載します。

a4封筒の書き方でおすすめのペン

a4封筒の書き方で気をつけたいのは、表書きと裏書きを書く際に利用するペンです。特に角形2号封筒では、ある程度大きく字を書かないと全体のバランスが悪くなってしまうので、細いボールペンで書くと余白が多すぎて見た目がスカスカになってしまいます。万年筆や筆ペンは、ビジネスで使うには手軽でないと感じる人もいるでしょう。

しかし、油性マジックで書くと字がつぶれてしまったり、裏面にインクがにじんでしまったりと見た目の仕上がりがよくありません。a4封筒には、どのようなペンが適しているでしょうか。

サインペンか太めのボールペンがおすすめ

a4封筒の書き方には、サインペンか、宛名書きに適した太めのボールペンがおすすめです。封筒を書く時は油性のペンを使うと、投函や配達の過程で水に濡れてしまうことがあっても、字がにじまずに済みます。

封筒用極太ボールペンを使い印象のよいa4封筒に

a4封筒は表書きのスペースが広いため、宛名書き専用ボールペンを使って書くとバランスよく、きれいに表書きが書けるのでおすすめです。

宛名書きペンは一般的なボールペンよりペン先がかなり太めになっているため、ボールペンで大きなサイズの封筒に宛名を書いても文字が貧弱な印象にならず美しい宛名が書けます。

封筒を書く機会の多い人は、宛名書き用のボールペンをいくつかストックしておくと、手軽に見栄えのよいa4封筒の書き方ができるので便利です。

a4封筒の書き方に適したおすすめ宛名用ペン

a4封筒を見栄えよく書くために便利な宛名書き用のボールペンをご紹介します。a4封筒の書き方のコツは、字が貧弱な印象にならないよう太めのボールペンを使うことと、万が一濡れてしまっても字がにじんでしまわないよう油性のペンを使うことです。

Amazonで購入できる商品の中から、a4封筒の書き方に適したペンをいくつかあげていきます。筆圧などにより書きやすさの個人差がありますので、自分に合ったものを探してみてください。

パイロット 宛名書きペン 太字

こちらのペンは現在Amazonで10本セットで販売されている宛名書き専用の太字ペンです。角形2号封筒のように大きなa4封筒の字もくっきりと見やすく書くことができます。たくさんのa4封筒を用意する機会が多い人にとりわけおすすめのペンです。

同じ商品名で細字のものもあるので、a4封筒でも長形3号封筒に使う場合は細字を使うなど、用途によって使い分けるとよいでしょう。

Blockquote firstBlockquote second

数年前に店舗で購入し気に入っていたものの、最近見かけないので購入しました。

油性なのでハガキを書くのに便利です。
筆圧が強いのですが、ペン先がしっかりしています。
力を入れて書いていてもペン先はへたりませんでした。

最近は極細のものを店頭でたまに見かけますが、太さの違いが結構ある感じがします。
個人の体感ですが、太字はマッキー極細くらいの太さ、極細は少し太めのボールペンくらいに感じます。

ゼブラ 油性ボールペン タプリクリップ 1.6

こちらは宛名書き専用ペンではないものの、1.6mmとボールペンの中でも線の太さがかなり太めになっています。a4封筒に申し分ない太さの線を書くことができます。

こちらの商品は購入本数が選べるようになっており、太さも0.4mm~1.6mmとバリエーションがあります。小さく書く字と大きく書く字で線の太さを使い分けたい時や、使う人の筆圧によって字が太すぎたり細すぎたりすると感じる時は、いろいろなペンの太さを試してみるとよいでしょう。

Blockquote firstBlockquote second

太字のボールペンが欲しかった。1.6mmで、書き味は驚くほどなめらか。筆圧をあまりかけない私にピッタリです。真っ平らなデスクで薄い紙に書くときは、先がボールなので、わりと中字ぐらい。でも厚紙や紙を重ねて書くなどの場合は、しっかり太字です。力強い!

a4封筒の書き方をマスターしましょう

a4封筒の正しい書き方の記事、いかがでしたでしょうか。a4封筒はビジネスで頻繁に利用しますので、受取人にとってわかりやすく、見栄えのよい書き方を修得することで丁寧な印象をアピールすることができます。

特に、履歴書の送り方がきちんとできているかどうかは、就職の際に第一印象に影響を与えかねませんので、履歴書の内容だけでなく封筒の書き方まで意識して用意することが大切です。

仕事で日頃からa4封筒を書く機会が多い人は、宛名書き用に適した太めのペンを常に用意しておくと、さっとスマートな封筒が用意できて安心です。

a4封筒の書き方のマナーを守ることは社会人にとって基本的なスキルです。書き慣れている人も多いであろうa4封筒ですが、ぜひあらためて書き方を再確認してみてください。

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