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【状況別】会社名に「様」はつけるのか|電話/手紙/文中

Author nopic iconperidot8787
ビジネスマナー / 2018年04月16日
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状況別会社名に「様」はつけるのか

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会社名に「様」をつけた方がいいのかということで悩んだことがある人も多いのではないでしょうか。手紙などの宛名を書く場合は、「御中」という文字を使うということは知られていますが、メールや電話などでの対応の場合は、「様」や「さん」などの敬称をつけた方が良いのか悩む人は多いです。

会社名に「様」をつけた方が良いかどうかということは、つけるべきではないと考える人とつけたほうが良いという人もいるため、ビジネスマナーとして必ずこうしなければならないというマナーが存在しないといって良いでしょう。では、実際電話などの対応をする場合、どのようにしたら良いのでしょうか。

状況別にご紹介します。

電話

電話で対応する場合、○○会社様のように相手の会社名に「様」をつけて対応した方が良いのでしょうか。これは、上記でもご紹介しましたが、ビジネスマナーとしてどちらが良いとはっきりしたマナーはないと言えます。

しかし、電話の場合は企業名だけではなく「○○会社の営業の山下と申します」のように、「○○会社」ですと社名だけを名乗って電話をかけてくることはほとんどありません。このような場合は、「山下様」または「山下さん」のように個人名に対して敬称をつけると良いでしょう。

また、企業名のみで電話を受けた場合は、「おそれいりますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」のように、電話をかけてきた方の名前を聞くようにしましょう。お名前がわからないままですと、電話を取り次ぐ場合に、相手が誰なのかわからないまま取り次ぐことになってしまいます。

手紙

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手紙で会社名を使う場面は、文中に会社名を入れたい場合と宛名に会社名を書く場合があります。通常手紙を出す場合は、その手紙を読んでほしい相手に送ることが一般的です。

会社の場合、規模が大きければ大きいほど、部署も数多くありますし、届いた郵便を誰に渡したら良いかわからないため、読んでほしい相手に届かない可能性もあります。そのため、担当者もしくは、担当部署宛に送るようにすることがおすすめです。

宛名

上記でご説明をしましたが、会社宛に郵便物を送る場合は、担当者宛に送ることがおすすめなのですが、たとえば納品書や請求書など、個人の担当者に送るのではなく、会社や部署宛てに送る郵便物もあります。

このような場合に宛名に会社名を書く場合は、「○○会社」様ではなく「○○会社」御中とつけるのがビジネスマナーです。また、宛名に会社名と個人名の両方を書く場合は、「○○会社 山田様」のように、会社名の後ろには何も敬称は付けずに個人名の後に「様」という敬称を使います。

「御中」も「様」も敬称の1つなので、1つの宛名に敬称を2つ以上使うことはマナー違反になりますので、注意するようにしましょう。

文中

手紙の文中で会社名を使う場合は、一般的には会社名に対しては「様」などの敬称をつけなくても問題がないとされています。しかし、何も敬称をつけないと失礼にあたると考える人もいるため、文中で会社名のみを使用する場合は、「○○会社様」のように様をつけても良いでしょう。

「御中」は宛名に使う敬称なので、文中で会社名の敬称を使用する場合は、「御中」は使用しません。

郵便

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手紙の項目でご紹介しましたが、手紙以外の郵便物を送る場合、宛名は会社名に対しては「様」ではなく「御中」を使います。しかし、担当者などの個人名を記載する場合は、会社名に対しては何も敬称は付けずに、担当者の個人名に対して「様」の敬称を使います。

また、部署名に対して敬称を使う場合も「御中」を使います。この場合も会社名の後ろには敬称はつけません。

領収書

領収書の場合、宛名を書く欄に「様」という文字が印刷されている場合があります。通常は、会社名に対して敬称を使う場合は「御中」を使いますが、印刷されているものを訂正して「御中」に変える必要はありません。

しかい、領収書などの名前を書く場合「株式会社」を(株)と略して書いてしまったり、「有限会社」を(有)と書いてしまうことは失礼になります。会社名は略さずに「株式会社ABC」のように記入するようにしましょう。

また、会社名を間違えてしまうことは大変失礼になりますので、聞き取りにくい会社名の場合は、メモ用紙などに会社名を書いていただくなどの対応を取ると良いでしょう。

会社名に「様」以外のつけるもの

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会社名に対して「様」以外に付ける敬称は他にもあるのでしょうか。文中で会社名を使用する場合以外は会社名に対して「様」を使うことはありません。では、会社名に対して「様」以外につける敬称にはどのようなものがあるのでしょうか。

御中

宛名などで会社名を使う場合の敬称は、「様」ではなく、「御中」を使います。会社名に対して「御中」を使うということは知られているのですが、「御中」の使い方を間違えて使っている人もいます。

ビジネスで郵便物を送ることは多くありますので、「御中」や敬称の使い方は間違えないように注意しましょう。

殿

「殿」という敬称は、個人名に使う敬称なので、会社名に対して「殿」という敬称は使い方しません。また、個人名であっても、「殿」という敬称は、使い方を間違えてしまいますと、失礼になってしまいます。「殿」という敬称を使う場合は注意するようにしましょう。

会社名の正しい敬称の使い方

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宛名を書く場合の正しい敬称の使い方についてご紹介します。会社名に敬称を使う場合、使い方を間違えてしまいますと、マナー違反になりますので、正しい使い方を覚えておきましょう。

会社名と部署名を使う場合は「御中」を使う

宛名が「会社名」または「部署名」で終わる場合は、御中を使います。会社名と部署名の両方を記載した場合は、会社名の後ろには敬称は使いません。「○○会社 経理部御中」のように会社名の後ろには敬称は付けずに、部署名の後ろに「御中」という文字を使いましょう。

会社名と個人名を使う場合は「様」を使う

会社名と個人名を使う場合の敬称は、「様」を使います。

【例】
・ABC株式会社 経理部 山田様
・ABC株式会社 経理部 ご担当者様

相手先企業の担当者の方の名前がわかる場合は、会社名、部署名の後ろには敬称は使用せずに担当者の名前に対して「様」という敬称を使用します。

また、部署名はわかるが、担当者の名前がわからない場合、「ご担当者」という言葉を使うことがあります。「ご担当者」という言葉も個人名と同じ扱いになりますので、「ご担当者」を使う場合も「様」という敬称を使います。

「様」と「御中」は同時には使わない

たまに、「御中」と「様」という敬称を同時に使っている人を見かけますが、このような使い方は誤りです。ご紹介のように、1つの宛名に対して、敬称を2つ以上使用することはマナー違反になります。

敬称に「御中」を使う場合は、宛名が会社名で終わる場合かもしくは宛名が部署名で終わる場合です。宛名に会社名と部署名の両方を記載する場合は、会社名の後ろに敬称は必要ありません。間違えてしまう人も多いので注意するようにしましょう。

個人名のときの正しい「様」の使い方

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宛名に個人名を使う場合は、ビジネス以外で私信を送る場合も使います。では、個人名を宛名にする場合、正しい「様」の使い方はどのようにすれば良いのでしょうか。

ビジネスの場合でも、私信の場合でも、個人名の宛名の敬称は「様」を使うことが一般的です。「様」という敬称は、役職や目上、目下などに関係なく誰に対しても使うことができます。そのため、宛名に個人名を使う場合は、「様」という敬称を使えば問題ありません。

「殿」は敬称として使えるのか?

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敬称の1つに「殿」というものがあります。これは個人名に使う敬称の1つですが、「殿」という敬称は、「様」とは違い使い方にルールがあります。使い方を間違えてしまいますと、相手の方に失礼になりますので注意しましょう。

「殿」という敬称は、目上の人が目下の人に対して、主に私信を送る場合に使う敬称です。つまり、目下の人が目上の人に対して使うことは失礼になります。このことを踏まえると、ビジネスで使う敬称としては、ふさわしくないということになります。

私信の場合でなおかつ自分の方が目上の場合は、「殿」という敬称を使用しても問題はありませんが、ビジネスの場面では「殿」という敬称は使わないようにしたほうが良いでしょう。

「肩書」も敬称の1つです

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敬称でもう1つ注意しなければならないものに「肩書」があります。実は、肩書も敬称の1つであるということをご存知でしょうか。肩書には「部長」「課長」「先生」などがありますが、このような肩書を宛名に使う場合は、二重敬称にならないように注意しましょう。

【例】
・○○大学病院 循環器内科 山下先生
・○○大学 教授 田中先生
・○○株式会社 営業部 佐藤課長
・○○株式会社 営業部 部長 加藤様

このように肩書を書く場合、「教授」は、肩書ですが「先生」も敬称の1つなので、「先生」後ろには「様」という敬称は使いません。会社などの場合は、「佐藤課長」のように名前の後ろに肩書を入れる場合は、「様」という敬称は使いませんが、「部長 加藤様」のように肩書を最初に書く場合は、名前の後ろに「様」を使用します。

「佐藤課長」のような使い方に抵抗がある場合は、肩書を先に書き、名前に敬称をつけると良いでしょう。

会社名に様を付ける場合は必要に応じた対応をする

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一般的には、会社名の後ろに「様」という敬称をつけなくても問題はないとされています。しかし、受付などで会社名でお呼びする場合は「○○会社様」のように、会社名に「様」をつけて使うことがあります。

受付などで会社名をお呼びする場合は、会社名であっても個人名と同じような扱いになるため、このようなシーンでは会社名に「様」を使うことがあります。また、手紙などの文中で会社名を使用したい場合は宛名ではないので、会社名に「御中」という敬称は使いません。

特定の個人ではないので、会社名に「様」をつけなくても問題はないという人もいますが、相手が顧客などの場合は、敬称がないと気分を害されてしまうこともありますので、そのような場合は会社名に「様」をつけると良いでしょう。

会社名に「様」をつけた方が良い場面は、会社名を個人名と同じように扱うシーンです。このような場合は、会社名に「様」をつけると良いでしょう。

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