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簡易書留の出し方・切手・土日・休日の出し方|封筒/ポスト

Author nopic icon岸井十三
カテゴリ:ビジネススキル

初回公開日:2018年04月16日

更新日:2020年03月14日

記載されている内容は2018年04月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

簡易書留の出し方・切手・土日・休日の出し方|封筒/ポスト

簡易書留の出し方

簡易書留の出し方・切手・土日・休日の出し方|封筒/ポスト
※画像はイメージです
出典: People in Couch · Free Stock Photo

皆さんは簡易書留で郵便物を送ったことはありますか。また、簡易書留の出し方を知っているでしょうか。

会社の事務手続きで利用したり、個人的に利用したりなどはさまざまでしょうが、簡易書留は通常の郵便とは違い、オプション扱いになるため追加の料金がかかってきます。しかし、余分に払った追加料金に見合う見返りがあるのも事実です。

今回の記事では、簡易書留の出し方から、簡易書留を利用する利点を紹介していきます。

簡易書留とはどういうサービスなのか

先ほども書きましたが、簡易書留は通常郵便にオプション料金を加算して配達してもらうものです。日本郵便のホームページを見ると料金なども記載がありますが、通常の料金に加算で310円必要になります。

簡易書留の出し方を紹介する前に、まずは簡易書留にすることでの利用者の利点になることをまとめてみましょう。

配達の記録が残る

普通郵便と簡易書留の大きな違いは、追跡サービスの有無、そして郵便物の紛失の際の補償の有無でしょう。

普通郵便の場合は、ほかの運送会社ではデフォルトのサービスになっている追跡機能には基本的には対応していません。普通郵便の場合、配送中にどこにあるかを確認するのではなく、受け取り人の手元に郵便が届かない場合に、事後調査として追跡を依頼するかたちになります。

その一方で、簡易書留の場合は郵便の引き受けと配達を書面や端末データで記録します。まったく追跡のできない普通郵便に比べると発送時点と配達完了の記録は間違いなく行われるため比較的安心して配送が依頼できます。

また、配達時にはゆうメールなどのように家のポストに投函して終わりというわけではなく、本人もしくは配送先の住所に住む近親者などに直接渡されるため誤配送などの可能性は低くなります。

紛失時の補償

先述したとおり、普通郵便やゆうメールの場合、誤配送や配送中の紛失の場合は事後に追跡の依頼をすることができます。こちらは無料で請け負ってもらえますが、郵便物が追跡で発見できなかった場合の補償が一切ありません。

簡易書留であれば、発送と配達時の記録が残るだけでなく、配送中に紛失した場合、郵便物の補償がされます。ただし、簡易書留の場合は補償金額の上限が5万円に設定されているので、その点は注意しましょう。

ほかの書留郵便との違い

ここまで簡易書留について紹介してきましたが、簡易書留以外にも書留郵便のサービスは存在しています。

まず、一般書留という郵便サービスですが、簡易書留よりも料金が高くなります。その代わりに、追跡が発送と配達時のみではなく中継点での記録もされるようになり、より安全に配送ができるようになっています。また、紛失時の補償金額も差出時に記入する損害要償額が、記入のない場合は10万円までとなります。

簡易書留を出す場合の封筒

普通郵便以外の出し方をするとき、気になるのは「封筒は専用のものでないといけないのか」という点です。

実際、郵便局で取り扱いのあるサービスには、専用の封筒でなければならないものもありますが、簡易書留で依頼する場合に使用する封筒には特に指定はありません。そのため、普段から使用している市販の封筒や、会社で使っている封筒があればそれで問題ありません。

封筒の表には送り先の住所と氏名、裏には自分または会社の住所と氏名を記載し、表に赤字で「簡易書留」と記載するか、赤のスタンプなどを押して簡易書留であることを明示しておくといいでしょう。

簡易書留はポストで出せるのか?

簡易書留の出し方として、ポストで投函するのは正しいのでしょうか。封筒は通常のものを利用でき、あとは料金分の切手を貼って送るだけであれば、わざわざ郵便局の窓口まで持っていかなくても簡易書留を発送できるのではないでしょうか。

答えはノーです。簡易書留の出し方としてポストに投函するという方法は正しくありません。簡易書留は、あくまでも郵便局の窓口でしか受付をしてくれません。

ちなみに、簡易書留であることを記入した封筒を用意し、簡易書留用に切手を必要な料金分貼ってポストに投函したとしても、簡易書留として扱われずに普通郵便として配送されることがほとんどになってしまい、過剰に貼ってしまった切手の代金は補償されません。簡易書留を発送するときは注意しましょう。

簡易書留はコンビニで出せるのか?

昨今ではコンビニのカウンターでも配送業者への配達物の依頼をすることができるようになっています。また、郵便物に関してもコンビニにポストが設置されている場合が増えており、普通郵便は問題なく発送できます。では、有人であるコンビニのカウンターで簡易書留の受付をしてもらえるのでしょうか。

ポストに投函してしまうと普通郵便として配送されてしまうということは紹介しましたが、コンビニの場合もこれは変わりません。

あくまでも郵便物の受付ができるのはポストが設置してあるからであり、コンビニのスタッフが受付をするわけではなく、簡易書留の受付もしていません。

簡易書留用に封筒と切手を用意しても、ポストへ投函した場合と変わらず普通郵便として処理されてしまいますので注意しましょう。

郵便局での簡易書留の出し方

簡易書留の出し方としてポストやコンビニを利用するのは間違っているということを紹介してきましたが、ここからは正しい簡易書留の出し方を紹介していきます。

簡易書留の出し方として正しいのは、もちろん郵便局の窓口で簡易書留の申し込みをすることですが、郵便局の窓口での依頼の場合も実は2種類の方法があります。

書留・特定記録郵便物等差出票を利用する

郵便局での簡易書留の出し方の具体的な例としては、まず「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入して窓口に一緒に提出するという方法があります。

郵便局に行くと、「書留・特定記録郵便物等差出票」が設置されており無料でもらえます。この用紙は複写式になっており、「自分の住所・氏名」、「送り先の相手の氏名」、「送るもの」の3点を記入します。「送るもの」については、「書類」のように具体的なモノの名前でなくてもかまいません。

必要事項を記入し、窓口に封筒と一緒に提出して簡易書留で出すことを伝えれば残りの手続きは窓口でやってもらえるので、必要な料金を支払うだけで手続きが完了します。

この出し方の場合、最後に「書留・特定記録郵便物等差出票」の複写の2枚目にある受領書が控えとして渡され、問い合わせ番号が記載されているため、追跡サービスを利用することができます。

封筒のみを窓口に出す場合

郵便局の窓口におけるもうひとつの簡易書留の出し方として、封筒を持参して窓口で直接手渡すだけという方法があります。本来設置されているはずの「書留・特定記録郵便物等差出票」が見当たらない場合はこの出し方で問題なく、窓口に簡易書留であることを伝えれば残りの手続きはすべて窓口でやってもらえる場合があります。

封筒のみを持参した場合は、「書留・特定記録郵便物等差出票」の記入を自分ではしないため、封筒に書いてある「送り先の住所」と「自分の住所・氏名」が端末でスキャンされたものを記載したレシート形式の「書留・特定記録郵便物等受領証」を控えとしてもらえます。

「書留・特定記録郵便物等受領証」は形式こそ違いますが、「書留・特定記録郵便物等差出票」を記入してときの出し方でもらえる控えと同じものになります。

簡易書留の土日や休日の出し方

簡易書留の出し方として正しいのは郵便局の窓口で正しい手順を踏んで受付をすることですが、簡易書留を土日や祝日などに急ぎで出さなければならない場合もあることでしょう。しかし、土日や祝日などの休日で郵便局が開いていないときは簡易書留は出せないのでしょうか。

安心してください。土日や祝日でも簡易書留を出す手段はあります。ここでは土日や祝日の場合の簡易書留の出し方について紹介していきます。

土日の場合

郵便局の中には土日も変わらずに営業している場所もあります。土日に簡易書留をはじめとした普通郵便以外の発送を依頼する場合はまず、近場の土日にやっている郵便局を探してみましょう。

土曜日の場合、営業している郵便局は意外に多く、営業時間も午前9時から午後9時までなど長い時間営業していることもあります。

日曜日の場合、土曜日に営業している郵便局と比べると数は減ってしまいますが、各県の主要な駅の近くなどを中心に営業している郵便局もあります。土曜日に比べて営業時間が短くなっている郵便局は多い傾向にありますが、日曜日も変わらず長時間の営業をしている郵便局もあります。

土日の営業時間は全国で統一されているわけではなく、地域などによっては営業時間が短縮されていることもあり、先述のとおり土曜日に比べて日曜日の方が営業時間が短くなっている場合がほとんどです。

祝日などの休日の場合

土日以外の祝日、ゴールデンウィークやお盆といった長期休暇の場合ですが、年末年始を除いた祝日でも営業している郵便局もあります。

先述した土日に営業している郵便局のうち、日曜日にも営業している郵便局はほとんどの場合祝日や長期休暇でも変わらずに営業しています。ただし、日曜日の場合と同じく営業時間は平日や土曜日に比べて短くなっているため注意が必要です。

ゆうゆう窓口を利用する

土日祝日などの休日、あるいは平日の営業時間外に簡易書留を含めた郵便物の依頼をしたいというときに、「ゆうゆう窓口」を利用するという出し方があります。

「ゆうゆう窓口」とは、通常の営業時間外に書留などを含めた郵便物の発送、受け取りができる窓口になります。「ゆうゆう窓口」のおかげで早朝から深夜までという長時間であったり、24時間受付をしてもらえる郵便局もあります。

しかし、「ゆうゆう窓口」はすべての郵便局に設置されているわけではありません。「ゆうゆう窓口」が設置されている郵便局は、集配物が集まるようなやや大きめの郵便局がほとんどです。

また、早朝・深夜あるいは24時間受付をしている窓口は少なく、日曜日の場合は正午までの営業となっている場所がほとんどです。

とはいえ、営業時間外に書類などを書留で発送しなければならない場合もありますので、覚えておいて損はありません。

会社からの簡易書留の出し方

ここまでは簡易書留を個人で出す場合の出し方や土日祝日の場合の出し方を紹介してきましたが、ここからは会社で簡易書留を出さなければいけない場合の出し方を紹介します。

仕事で簡易書留を使う場合

仕事の中で、契約書やクレジット決済の控えなどを発送しなければならない場合がありますが、そういった場合は簡易書留や特定記録郵便などを利用することがほとんどです。

契約書の場合、発送元と送付先の双方にとって非常に重要な書類になり、間違いなく送り間違いなく届いたという証明のためにも追跡ができるようにする必要があります。また送付状を付けて何の契約書であるか、担当者が誰であるのかを明記して、受け取る相手の手を煩わせないようにするのがビジネスマナーです。

クレジット決済控えなどは、店舗の売り上げに関わる重要な書類であり、紛失や配達されているかどうかがわからないということがないように追跡が可能な簡易書留や特定記録郵便を利用するのがよいでしょう。

出し方は基本的には変わらない

会社からの簡易書留の出し方ですが、基本的には個人での出し方と変わりありません。郵便局の窓口に持っていき、簡易書留で出すことを伝えれば問題なく発送できます。

ただし、間違えてポストに投函することはないように注意してください。先述したとおり、簡易書留であることを明記して切手の必要な料金分貼った場合や、「書留・特定記録郵便物等差出票」を添付した場合であっても普通郵便として処理されてしまい、問い合わせ番号が記載された受領書が手元に残りません。

集荷で依頼できる場合もある

ゆうメールを多用し、日々の発送量がかなりの数になる企業の場合、料金別納や後納の契約をしていることがあります。その場合、集荷の依頼の際に簡易書留や特定記録郵便を一緒に依頼できる場合があります。

しかし、基本的には郵便局の窓口でしか受け付けられないものであり、営業所や担当者によっては扱いができないという場合もあるため、あくまでも例外的な出し方になるので、一度担当者に確認してみるのがいいでしょう。

また、本来の出し方とは異なるため、受領書も後日担当者が持ってくるなど、送付先に急ぎ伝えなければならない場合には不適切な出し方になります。

特に重要な書類を発送する場合などは、相手の手を煩わせることがないようにするためにも、郵便局の窓口に持参して発送を依頼しその日のうちに問い合わせ番号を相手に伝えるというのが適切な出し方といえるでしょう。

簡易書留の出し方で注意したい切手の扱い

簡易書留の出し方で注意したいのは支払いを切手で行う場合です。切手もお金であるため当然切手でも支払いは可能ですが、注意しなければいけない点もあるので、ここで紹介します。

基本的には郵便物の配送料金に簡易書留の料金310円を合わせた金額の切手で支払えば問題ありません。事前に封筒に必要な料金分の切手を貼って窓口で依頼しても大丈夫です。基本料金の勘違いなどで切手だけでは金額が足りない場合は、他の分を追加で支払うこともできます。

また、局員によっては切手を購入して貼るように言われたり、切手を貼らずに持参した場合はその場で必要金額分貼るように求められる場合もあります。

簡易書留の出し方は難しくない

簡易書留の出し方は意外に簡単で、郵便局の窓口に簡易書留で出すことを申し出るだけで大丈夫です。「書留・特定記録郵便物等差出票」の記入をしなければいけない場合もありますが、記入の仕方がわからない場合や「書留・特定記録郵便物等差出票」が見当たらない場合などはまず窓口で相談してみるのがいいでしょう。

注意点として、簡易書留に必要な金額分の切手を貼ったからといってポストに投函することだけはないようにしましょう。普通郵便として配送され、過剰な金額分の切手も返ってくることもありません。

確実に発送し、確実に届いたという確認ができることが利点の簡易書留ですが、個人・法人を問わず使う機会も少なくはないでしょう。急な発送が必要なときに困ることがないように、簡易書留の出し方は覚えておきましょう。