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事務局への「御中」と他の使い分け方|メール/封筒/はがき

Author nopic iconperidot8787
ビジネスマナー / 2018年04月17日
事務局への「御中」と他の使い分け方|メール/封筒/はがき

事務局とは?

郵便物の宛名が「事務局」になっていることがあります。事務局とは、いったいどんなところを表す言葉なのかご存じでしょうか。事務局とは、組織や団体などで運営上の事務作業を行なわれている部門のことを言います。

会社名や聞きなれた部署名ではないので、事務局宛に郵便物を出す場合、敬称に悩んだことはありませんか。事務局宛に郵便物を出す場合、どの敬称を書かなければならないのか、他の敬称ではなぜいけないのかをご紹介します。

「御中」とはどんな意味があるのか?

ビジネスで会社や団体宛にメールや郵便物を送る場合の敬称として「御中」を使うことは知られていますが、「御中」にはどのような意味があるかをご存知でしょうか。

「御中」は、会社や部署の組織の中にいるどなたかに宛てたメールや郵便物ですという意味があります。つまり、担当者がわからないので、その会社の人またはその部署のどなたかが確認してくださいという意味になるということです。

逆の言い方をすると「御中」を使う場合は、その会社や組織にいる方ならば誰が開封していただいてもかまいませんという意味があるとも言えます。郵便物の内容がわかれば、担当部署に届く可能性がありますが、担当部署がわからない場合は、誰に郵便物を渡したらよいかわからないため、見て欲しい人に届くまでに時間がかかる可能性もあります。

そのため、特定の部署に送りたい場合はできるだけ部署名や担当者の名前を書くことが望ましいでしょう。

メールでの事務局への御中の使い方

事務局宛にメールを出す場合、事務局は部署の1つになりますので、敬称は「御中」を使います。しかし、事務局の担当者がわかっていて、担当者の会社用の個人アドレスなどにメールを返信する場合は、「事務局」御中ではなく、担当者の名前に「様」の敬称を使います。

事務局などの事務部門の場合、事務の内容によって、担当がわかれている場合があります。返信する際は、事務局宛に返信するのか、事務局の担当部門に返信するのか、担当者宛に返信するのか、内容を確認してから返信するようにしましょう。

事務局などの場合は、作業の内容などにより、1日にかなりの数のメールを受信しているところがあります。返信してほしい部署宛に返信をしないとメールが見逃されてしまうこともありますので、注意しましょう。

では、実際にメールで事務局宛ての宛名を書く場合は、どのように書けば良いのでしょうか。

宛名

メールで事務局の宛名を書く場合は、以下のように書くと良いでしょう。


【例】
○○大学 事務局 御中
○○大学 事務局 渡部 様

御中は、団体や組織、部署などに対して使う敬称です。担当者がわからない場合は、「御中」を使いますが、担当者のお名前がわかる場合は、「事務局」に御中は付けずに、担当者のお名前のあとに、「様」の敬称を使うようにしましょう。

事務局への「御中」と他の使い分け方

「御中」以外にも普段使われている敬称にはいくつかの種類があります。そのため、事務局宛にメールや郵便物を発送する場合、どの敬称を使ったら良いのか悩んだ経験がある人もいるのではないでしょうか。

では、事務局へメールや郵便物を発送する場合、他の敬称を使うことができるのか、また「御中」との使い分けについてご紹介します。

「様」という敬称は、個人宛のメールや郵便物を発送する際に使われる名称です。これは、ビジネスだけではなく、私信のメールや郵便物を発送する際にも使われています。また、「様」という敬称は、目上、目下などに関係なく使うことができますので、個人宛の敬称として一番使われる敬称です。

事務局宛にメールや郵便物を発送する際に「様」と「御中」の使い分け方は、事務局の担当者がわかっているかどうかで使い分けをします。担当者のお名前がわかっている場合や「ご担当者」という言葉を入れる場合は、「様」という敬称を使います。

【例】
・○○大学医学部附属病院 事務局 山下様

担当者の個人名がわかっている場合は、事務局の後ろに「御中」は付けずに、担当者のお名前の後ろに「様」の敬称を使います。

「ご担当者」

ビジネスシーンでは、担当者の名前がわからない場合「ご担当者」という言葉を使うことがあります。これは、名前ではありませんが、個人名と同じ扱いになるため、同じように「様」を使います。

担当者のお名前はわからないが、担当者に渡して欲しいという場合は、「ご担当者」様を使うと良いでしょう。

【例】
・○○大学医学部附属病院 事務局 ご担当者様

事務局宛に何か書類を返信する場合、自分宛に送られてきた封筒の中に、事務局宛ての返信用封筒が同封されていることがあります。このときの宛名に「事務局」係などのようにあらかじめ印刷されていることがあります。

この場合、敬称を付ける場合はどのようにしたら良いのでしょうか。

「係」とは、担当部署のひとつのことを言います。たとえば、総務部、経理部、営業部などと同じよう「○○係」という担当部署があるということです。郵便物に「○○係」または「○○係 山下」のように書かれていた場合の正しい訂正の方法は、「○○係 御中」または「○○係 山下様」のように訂正します。

「御中」を入れる場合は、「係」という文字を二重線で消してしまわないように注意しましょう。

「係」のときと同様に、返信用の封筒が同封されている場合に「行」という文字が印刷されていることがあります。返信用の封筒を送る相手(最初に事務局から郵便物を受け取った人)の手間を省くために、最初から事務局の宛名を印刷しているのですが、その際に事務局が事務局に対して「様」という敬称を使うことができないため「行」が使われています。

「行」は、事務局宛に送ってくださいとう意味になりますので、この封筒を使って返信する場合は、「行」を訂正して送る必要があります。「行」という文字は以下のように訂正します。

【訂正方法】
・「行」を二重線で消す
・担当者がわからない場合は「御中」という文字を加筆する
・担当者名がわかる場合は、担当者名まで加筆して、「様」という敬称を記入する

殿

「殿」という敬称を見たことがある人もいるのではないでしょうか。「殿」という敬称は、個人名に宛名に対して使われる敬称です。そのため、事務局などの部署に対して「殿」という敬称を使うことは誤りです。

また、「殿」という名称は、目上の人が目下の人に対して使うものなので、目下の人が目上の人に対して使うことは失礼になりますので、注意しましょう。

封筒での事務局への御中の使い方

封筒で事務局宛の郵便物を出す場合、宛名が印刷されている封筒の社名が横書きに印刷されている場合は除き、縦書きに書くことが一般的なマナーです。会社や事務局などの団体に郵便物を出す場合は、できるだけ縦書きで書くことをおすすめします。

担当者がわからない場合の宛名は、「事務局御中」と書きます。しかし、担当者のお名前がわかっている場合は、「事務局御中」ではなく「○○事務局 田中様」のように個人名を書き、敬称は「様」を使いましょう。その際に「事務局」のあとは「御中」は必要ありませんので、間違えないよう注意しましょう。

封筒で郵便物を出す場合、差出人の住所、名前は封筒の裏面に記載します。封筒の中心(封筒の貼り合わせた線)の左側に住所、氏名を書く方法と、線の右側に住所を左側に名前を書く方法があります。

住所や会社名などが長い場合は、後者の方法で名前を書くと良いでしょう。

はがきでの事務局への御中の使い方

はがきで事務局宛に郵便物を出す場合も封筒に書く場合と同様で問題ありません。ただし、はがきの場合は、封筒に比べて面積が少ないため団体の名称が長い場合は会社名や学校名などの途中で行が変わらないようにバランスを考えて宛名を書くようにしましょう。

はがきの場合は、差出人の住所や名前は、表面の左側に書きます。

手紙での事務局への御中の使い方

事務書類などを送る場合と同様で、事務局に手紙を出す場合も封筒の書き方の項目と同様で問題ありません。洋封筒を使う場合や、団体名が横書きに印刷されている封筒を使う場合は、宛名は横書きにして書くようにします。

その際は、切手の位置が右上になるようにして左側に2文字分程度の余白を取った位置から住所を書くと良いでしょう。しかし、事務局などに宛てた手紙の場合は私信ではないため、洋封筒の使用は避けた方が良いでしょう。

「御中」の訂正を忘れてしまった場合受験に影響は?

大学などの願書を提出する際にうっかり「御中」と訂正し忘れてしまうということもあります。その際に、受験の合否に影響があるか心配になってしまう人もいるのではないでしょうか。

結論から言いますと、敬称の直し忘れが直接受験の合否に影響することはありません。次回会社や事務局など団体宛に郵便物を送る際に注意するようにすれば問題ありません。

事務局の事務局長宛に送る場合の敬称とは?

事務局の事務局長宛に郵便物を出す場合、敬称はどのようにしたら良いのでしょうか。事務局は、部署名なので事務局宛に送る場合の敬称は「御中」を使いますが、事務局長は部署名ではなく役職名になります。役職名は敬称の1つなので、宛名を「○○事務局 事務局長」となり、御中や様といった敬称は必要ありません。

ただし、事務局長のお名前がわかっている場合は、「○○事務局 事務局長 佐藤様」になります。「○○事務局 佐藤事務局長」のような書き方をする場合は、役職名で終わっていますので、敬称は必要ありません。

どちらを使っても問題ありませんが、敬称をつけたい場合は、役職名を先に書き、お名前の後ろに「様」をつけると良いでしょう。

事務局は部署名です

事務局宛に郵便物を出す場合、敬称をどうしたら良いのか悩む人は多いです。会社名であれば「御中」を使えば良いということを知っている人は多いですが、「事務局」は会社名ではないため悩んでしまうということでしょう。

まず、敬称を付ける場合、「団体名」「会社名」「部署名」に対して敬称をつける場合は「御中」を使います。個人名に対して敬称を付ける場合は「様」を使います。1つの宛名に対して敬称は1つだけですので、「様」を付けた場合は「御中」は使いませんので注意してください。

また、事務局長宛に送る場合、「事務局長」は役職名なのでこれも敬称と同じ扱いになります。「事務局長」に「様」は必要ありませんので、間違えないようにしましょう。

敬称の付け方に悩んでしまうことがありますが、個人名以外の敬称は「御中」になります。宛名の最後が個人名以外のときは「御中」を使うと覚えておくとわかりやすいのでおすすめです。

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