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【シーン別】「折り返しの電話」の言い方のマナー・対応方法

Author nopic icongomasannotaigun
ビジネスマナー / 2018年04月28日
【シーン別】「折り返しの電話」の言い方のマナー・対応方法

シーン別「折り返しの電話」の言い方のマナー

新年度も始まり、何かと忙しくなると、誰かと連絡を取ろうにもお互いの時間がかみ合わず、すれ違いになりがちです。緊急性の高いものや、速めに連絡が欲しいものには、電話を使って連絡する方法が有効です。

その電話に出られなかったとき、折り返しをお願いされることも多々あるでしょう。友達同士の会話なら、普段の話し言葉で折り返すだけで事が済んだものも、ビジネスの場においては、折り返すための文言、マナーがついてきます。

電話応対での折り返しのルールとは一体どのようなものがあるのでしょうか。

就活

学校に通いながら、社会人として働きながらの就活は、日々の疲れに追われてなかなか進みません。転職エージェントサイトを利用しての活動は、サイト訪問の手間がかかり、とても億劫な作業です。

それは、採用担当側も同じでたくさんの面接希望者と効率よくお会いするために、面接日程を電話で確定したいという要望があります。メールでは、送受信に時間がかかるために、他の希望者とのブッキングをしてしまう恐れがあります。

もちろん、日々の生活をこなしながら就職活動をしている側も、同じ気持ちではないでしょうか。ですが、先方の営業時間は、求職者の授業や、現在の就業先での勤務時間でもあります。

タイミングよく電話を受電することは難しく、後ほどこちら側から、折り返しの連絡をする必要があります。

電話応対は、新人がはじめにこなす仕事のひとつです。まずは、折り返しの電話応対で好印象を抱いてもらいましょう。

バイト

自分が応募したアルバイト先の連絡先はあらかじめ、連絡帳に登録をしましょう。連絡先が「080」のキャリア携帯から始まる個人の電話からかかってくることが予想されます。友達の番号と勘違いして、フランクな対応にならない予防線になります。

防犯のために知らない番号にでない対策を取っている場合には、電話に気づかず折り返し連絡ができません。希望しているアルバイトなのに連絡が来なかったら気分は落ち込みますし、連絡した店長さんなどは、折り返しを待ちわびて、他の方を採用してしまったでしょう。

チャンスをものにするために、連絡先は、一時的でかまいませんので、登録をしてください。出られなかった際には、できるだけ早く、そして飲食業希望ならディナーの忙しい時間はさけるなど折り返しをする時間に気を配る余裕があるといいでしょう。

派遣

派遣会社を通してお仕事を紹介してもらうには、登録のための日時を決める電話連絡、紹介してもらえるお仕事の先方様との顔合わせ、初日の付き添いと、電話連絡の頻度が高まります。

その都度、電話にでれるほどタイミングよく掛かってこないでしょうから、こちらもその分、折り返しの連絡をしていかなくてはなりません。

仕事のスタート日が決まっている場合や、あなたが早く就業先で働きたいなら、スピードを意識してください。先方もあなたを受け入れるために準備がかかります。一度紹介されて、この日でお願いしますと口頭で約束していても、細かい連携をしなければ、本当に就業してくれるのか、他社で就業が決まってしまったのではないかと、不安になります。

その結果、約束の前日に折り返しても、就業初日の日程がずれてしまうなどあなたにとってはデメリットしか生みません。連絡が来たらすぐに、折り返しましょう。

クレーム

サービスを利用した人が、自分の期待値を下回った対応や、欠陥商品を意図せず購入してしまった場合、そのサービスを提供したお店、もしくはブランドに対して、なにが起こったのかを連絡してくれることがあります。

SNSではなく、関係先へ電話連絡をしてくれるという事は、こちら側に挽回の機会を与えてくれています。リアルタイムで相手の意見を拝聴できなかったのはおしいですが、どんなに、自分たちの業務が忙しかろうと、クレームの電話をもらったらすぐに折り返しましょう。

「折り返しの電話」の対応方法

電話で連絡をしてくるという事は、早急に答えが欲しい、直接話したいという相手の願望の表れです。人は、自分のために尽くしてくれる人間を好みます。

多少欠点があっても、自分にとってメリットを感じさせてくれる相手にはとても寛容になります。人間関係が苦手な人こそ、折り返しの電話応対で自分の価値をレベルアップしましょう。

いきなりの電話で、伝言を聞いて伝えることはとても難しいです。折り返しの連絡ならば相手によっては、どのような展開になるのかなど心の準備ができます。コツさえつかめば、折り返しの連絡内容の伝言で、聞いて伝える練習をしましょう。

折り返しの連絡をもらった時

電話応対のコツは、通常よりもワントーン明るめの声で話すことです。テレホンオペレーターの受話器などは、あらかじめ実際の声よりも高い声で相手に伝わるようになっているそうですが、一般の会社に普及している「ビジフォン」が必ずそのようになっているとは、限りません。

折り返しの連絡を受けたなら、相手がどの会社のどなたで、社内のだれに宛に連絡をしてきたのか、どのような用件があるのかを把握しましょう。電話を転送したときにスムーズに話が引き継げるように、電話を受けた人が話をまとめてあげましょう。

担当と、折り返した人の中間に仲介者がいると、担当が先方と話を進める際に資料の準備と、確認の作業をすることができます。

大事な商談なら特に、余裕があるかないかで、勝負が決まります。お互い、少しでも自社の利益を上げたいと思っているところに準備不足で話していると足元をすくわれますから、とても大事なことです。

メモ

折り返しの連絡をもらったら、相手の用件を正確に把握する必要があります。記憶違いや、引き継ぐ内容がたくさんあって、担当者に伝え漏れてしまったというミスを防ぐために、メモを活用しましょう。

電話を受電したら、必ずメモを手元におきます。誰から、どのような内容を社内のだれ宛に引き継げばいいのかを明確にします。用事が複数ある場合には、相手の話が一段落した後に、復唱確認をするなど、2重、3重のチェックをしていきましょう。

折り返し連絡をもらった際に、担当者が不在の場合には、こちらからもいくつか質問を投げかけます。

相手が連絡を取っても対応できる時間、連絡してほしい時間指定はあるか、相手も上司の連絡係として電話している可能性があるので、折り返し連絡をする際の先方の名前、それから携帯や、内線番号といった連絡先を教えてもらいます。

確認をしましょう

ひととおり内容をヒアリングしたら、復唱確認をして、伝言メモを確定しましょう。

「折り返しの電話」のお願いの仕方

あなたが、先方に電話連絡をした際、担当者が不在の場合があります。その場合には、今度はこちらが折り返しの連絡をお願いすることになります。

日にちに余裕があれば、こちらから折り返すことも可能ですが、相手の都合が分からない状態で、やみくもに連絡を差し上げるよりもこちらが確実です。担当者にわかる程度で構いませんので、簡潔に内容をまとめて、受電者に折り返しの連絡をお願いしましょう。

「折り返しの電話」のアプローチの仕方の例

今度は、折り返し連絡が欲しい時のアプローチの仕方を紹介します。あなたが、ビジネスで誰かに連絡を取るために、先方の会社に電話をするもタイミングが合わず繋がらなかったとき、電話を取ってくれた人に折り返しの連絡ををしてもらえるように伝言を伝えてもらえるようにお願いをします。その場合に、どのような言い方をすればいいのでしょうか。

折り返し電話ください

自分の名前、連絡先を聞いてすぐに電話を切ってしまう人もいます。折り返しの連絡が欲しい場合は、こちらから折り返しの連絡をしてもらえるように依頼をしましょう。その時に、一番ベーシックな言葉が、「折り返し電話をください」です。

電話対応に慣れている人は、「本人が戻り次第お伝えしますね」と終話してもらえることも多いのですが、中途半端にキャリアがあるが電話に出た日には、こちらが電話を掛けた事実さえも伝え漏れることがあります。ミスを防ぐためにもこちらから折り返ししてもらえるようにお願いしましょう。

自分が不在のときに、連絡をもらったとき

外回りなどで、連絡を受けてもすぐに折り返しをすることができなかった場合には、24時間以内に連絡を返すことを心がけましょう。事前に予定が分かっている場合には、電話をもらっった際に、社用携帯で連絡をする旨を伝えて、番号をお伝えしてみてはいかがでしょうか。

メールがあるにも関わらず、電話で連絡をしてきたということは、早めに連絡が欲しい、教えてもらわないと仕事が進まないと困った事態に陥いっていることが考えられます。返信の速度が、あなたの仕事に対する信頼になります。大きな仕事を任せてもらうためにも、もらった連絡にはハイスピードで反応しましょう。

こちらから期限を決めてしまう

月末などには、通常の業務に加えて、決算など何かと整理する必要がある仕事が増えます。それは、どこの企業も同じ条件ですが、立て込みすぎてしまうと、社外間で約束していたことに期日が間に合わず、催促をしたり、されたりする人がいます。

自分の仕事相手のなかに、時間や、期限にルーズな人がいたら、電話連絡で早急に対応してもらうように促す必要があります。その際、期限を決めてお願いをすることで、お願いしていたことを実行してもらえる確率が上がります。

折り返しの連絡をもらったとき

自分が折り返しの連絡を受け取った時には、スムーズに話が進むように適度にクッション言葉を活用しながら、話の要点をつかむことを意識してください。

相手は、あなたが同じ会社で働いているスタッフなので、簡単に内容を言えばあとは何とかなるだろうとところどころ割愛してしまうと、内容が不明になることがありますので、気をつけましょう。

まずは、回数を重ねよう

今回は折り返し電話のマナーについてご紹介しました。折り返し電話をかけたり、受けたりするの作業になれるには、回数を重ねるしか方法はありません。相手によって少し対応をかえてみたり、こういうときはこの言い回しが使えるなと、感覚でつかめるようになります。

まずは、回数を重ねて経験を積みましょう。社会人としての一歩は、ここからです。

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