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会社の異動の挨拶メールの書き方・返信の仕方・マナー|異動先

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ビジネススキル / 2018年05月11日
会社の異動の挨拶メールの書き方・返信の仕方・マナー|異動先

会社の異動の挨拶メールの書き方や文例をご紹介

会社の異動は突然やってきます。社会人になり今まで働いていた部署の方たちに、挨拶メールを送るのはこれから先の人間関係を円滑にするために大切なことです。挨拶メールの書き方や例文をご紹介します。

社内へ送る挨拶メールの書き方

社内の方に挨拶メールを送るときは自分の立場上、送る内容が違ってきます。特に注意しておきたいのは、上司に対して送るときです。正しい敬語の使い方をして敬意を表しましょう。

お世話になったという気持ちをしっかり書き、異動先の連絡先も記載しておきましょう。異動した後もいい関係が築けるように配慮しておくことも大切です。挨拶メールの書き方構成を例文とともにご紹介します。

社内へ送る挨拶メールの文例

挨拶メールの文例をご紹介します。まず構成としてはタイトルから始まり、異動する部署と連絡先、感謝の言葉、今後も頑張るという気持ち、メールで連絡することへのお詫びを基準にしましょう。では、文例をご紹介します。

文例

異動のお知らせ

○○部○○さん

お疲れ様です。「自分の名前」です。

この度は△△部へ4月1日付で異動することになりました。○○部に着任後、○○さんには大変お世話になりました。自分のミスのフォローもしていただいたときは本当に感謝しております。

△△部では○○を担当しますが、○○部で学んだことをしっかり生かして社内の方たちに喜んでもらえるように励んでまいりたいと思います。至らない点が多いですが、今後ともご指導いただけますようよろしくお願いします。

本来であれば挨拶にうかがわなければいけないところ、メールでの挨拶になってしまい申し訳ありません。

○○部「自分の名前」電話「電話番号」

社外へ送る挨拶メールの書き方

社外の方へ送るときのメールは、自分以外にも会社そのものの印象も関わってくるものなので、しっかりとした表現方法でメールを打つことが大切です。

取引先などへ異動の挨拶メールを打つときは、引継ぎがしっかり行われていることと引継ぎした人の紹介も一緒に行っておくとベストです。取引先の相手が不安がらないような内容にしておきましょう。

また、自分の異動先の連絡先も一緒に記載していつでも連絡して構わないといった内容を記載しておくと安心です。社外へ挨拶メールを送る目的は今後お互いにより良い関係を築けるようにすることです。目的がぶれないようにしましょう。

社外へ送るメールの文例

異動のご挨拶(タイトルを入れます。)

株式会社○○ ○○様(相手の企業・名前を入れます。)

いつもお世話になっております。

○○社の○○です。(自分の会社・名前を入れます。)

私事ではありますが、4月1日より○○へ異動することになりました。○○様には営業に関する内容を教えていただきました。営業経験がない私に寛大な心で接していただいたこと、大変うれしく思っております。

4月より○○が後任となります。(引継ぎの人の紹介をします。)仕事内容はしっかり引き継いでおりますが、ほかにも伝えておきたいことがあれば何でもお伝えください。

今後とも○○株式会社をよろしくお願いしたします。本来であれば伺い挨拶を行わなければいけないところをメールでの挨拶になってしまい申し訳ありません。

〇〇株式会社

○○(もう一度自分の名前を記載します。後ろに電話番号も記載しましょう。)

後任の挨拶メールの書き方

後任の挨拶もメールしておくことが大切です。基本は後任後すぐにメールを送ることです。時間がたってしまうと相手を不安にさせてしまったり、頼りない印象を与えてしまいます。

第一印象をよくするために意識することは、感じのよい印象をつけることです。自分が今までどんな内容のお仕事をしていたのか、どんな実績があるのかも一緒に記載しておきましょう。

これまでの実績は自信をもって、これからの仕事については謙虚にやる気を伝えましょう。また、今まで仕事を行っていた方にしっかり引継ぎをしてもらったという内容も一緒に記載すると安心してもらえます。

後任の挨拶メールの文例

着任のご挨拶

株式会社○○

○○様(相手の名前を書きます。)

初めてご連絡させていただきます。

○○株式会社○○です。

先日○○より連絡しました通り、今後は私が常務を引き継ぐことになりました。よろしくお願いいたします。

私は○○部で○○を行っておりました。(ここで自分の実績を記載します。)

できるだけ迷惑をおかけしないように頑張ります。しばらくは前任の○○にフォローしてもらいながら仕事させていただきます。

早速ですが近いうちに挨拶へ行かせていただきたいと思っております。ご都合のいい日をア伝えください。メールで失礼ながらご挨拶申し上げます。

○○株式会社

○○(自分の名前を記載します。)

異動の挨拶メールの返信の仕方

異動の時期になると異動を知らせる内容のメールがたくさん届きます。失礼のないような返事を行う必要があります。心のこもった返信を行うポイントをご紹介します。

返信を送るときのポイント

挨拶メールの返信を送るときのポイントは、お礼や感謝の気持ちを記載し、今後活躍できるように頑張るということを伝えます。さらに、挨拶メールが送られてきた時に短文で返してしまうと少し残念な気持ちになります。なので必ず長文で相手の文面に合わせた内容を記載しましょう。

異動挨拶メールには一言でもいいので思い出を書くとさらにいいです。公私ともにお世話になった場合はその時のお礼でもいいです。返事は必ず早めに返すことにしてください。

返信の文例:社内の場合

○○様(相手の名前を記載しましょう。)

ご丁寧に異動のご連絡ありがとうございます。

○○部長のおかげで、部内が明るく仕事しやすい環境でした。

仕事がうまくいかないときは、具体的なアドバイスやフォローをいただき本当にありがとうございます。新しい部署に行かれましてもまずますのご活躍を期待しております。今後ともご指導よろしくお願いします。

○○株式会社

○○(自分の名前を記載します。)

返信の文例:社外の場合

○○様(送られてきた相手の名前を記載します。)

ご丁寧に異動のご連絡をいただきありがとうございます。

スムーズ取引をさせていただき、誠にありがたく思っております。

今後は○○部署でのより一層の活躍をお祈りしております。

今後ともよろしくお願いしたします。

○○(自分の企業や名前を記載)

異動先への挨拶メールの書き方

これから異動する部署へ挨拶もメールを送っておくことは、今後部署内で働きやすくするために大切なことです。異動先へメールを送るときは着任の発表後すぐに送るようにしましょう。では、異動先への挨拶メールの書き方をご紹介します。

上司へ送る場合の書き方

異動先への挨拶メールの書き方のポイントは、自分の自己紹介とこれからの仕事に対するやる気を記載します。印象が良くなるように意識しながらメールを書いていきましょう。

しかし、基本異動先への挨拶は直接会ったほうがいいです。したがって、メールを送った後すぐに会いに行くようにしてください。引継ぎがされていること、顔と名前を覚えてもらうための印象に残る自己紹介を記載することが大切です。

もちろん、敬語でメールを作ることも忘れないでください。メールの内容の構成としてはタイトル、相手の名前、着任することのなったという内容、意気込みなどを書きましょう。

異動の挨拶メールで一括送信の場合のマナー

異動の挨拶メールは基本一括送信はNGです。しかし、優先すべきことがあり早く知らせたい場合は一括送信も行う必要があります。一括送信を行う時はマナーを守らなければいけません。では、異動の挨拶メールで一括送信するときのマナーについてご紹介します。

bCCを使おう!

異動の挨拶をするときに注意したいのがプライバシー問題です。必ずbCCを使わなければいけません。TOやCCは一括送信したすべての連絡先が分かってしまいます。メールの冒頭には一括送信をしてしまい申し訳ないという謝罪と一括送信を行った理由を記載しましょう。

挨拶を行うときの文例は、「本来であれば一人一人に挨拶を行わなければいけないところ、このようなまとめての連絡になってしまい申し訳ありません。時間がとれずに一括送信になってしまうことお許しください。」と記載しましょう。謝罪文を入れておくと悪い印象がつきにくいです。

一括送信してはいけない相手とは

一括送信してしまうと失礼になってしまう相手がいます。それは、社内の人や上司です。社内の人への異動の挨拶メールを送るとき、一括送信できてしまうと「それくらいの関係なんだな」と思われてしまいます。

上司や社内の人には必ず一人一人文面を変えてメールを送りましょう。逆に一括送信する相手は社外で顔を合わせたことない人が基本です。もちろん、社外の方にもばらばらに送るほうがいいのですが、数が多ければ一括送信でも問題ありません。

一括送信しない場合も、初めの挨拶や文面をすこし変えるようにしましょう。相手に合わせた文章を送るようにしなくては同じ文面を使っていることがばれてしまいます。注意しておきましょう。

異動の挨拶メールを送るタイミングって?

異動の挨拶メールを送るときのタイミングは、正式な辞令を出す前か内示が出てからメールを送ります。会社によっては内示を出すタイミングが違いますが、大体約1か月前にわかります。内示は引継ぎをする時間でもありますので、自分がわかり次第すぐにメールしておきましょう。

ですが、正式な公表がない場合はあまり周りの人に「この部署に異動になる」という内容は言わないようにしなくてはいけません。もし、タイミングがわからない場合は上司に相談してからメールを送るようにしましょう。

会社の異動の挨拶メールはしっかり送ろう!

会社内で異動の挨拶メールを送ることはマナーです。異動する内容や異動先への挨拶、取引先への挨拶もしっかり行わなければいけません。しっかり挨拶メールを送るということは、これから先の自分の印象をよくします。

また、異動メールがきたときの返信もできるだけ早めに返すことも重要です。相手の気遣いを無駄にしないように心をこめて返信をするようにしましょう。相手と今後いい関係を築いていくためにはとても大切なことです。

特に挨拶メールを送らなくてもいい、と考える人もいますが、やはり一言挨拶メールを送っておくことは、相手を安心させたり自分をアピールする場所になります。異動の辞令が出たら上司に相談し、メールしておきましょう。

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