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メールでのビジネスマナー・CCの方法|返信/宛名

Author nopic iconperidot8787
ビジネススキル / 2018年04月25日
メールでのビジネスマナー・CCの方法|返信/宛名

メールでのビジネスマナー

ビジネスシーンでは、電話だけではなくメールを使うことが多くあります。プライベートなメールとは違い、ビジネスメールにはビジネスマナーがあります。

ビジネスでメールを使うときのビジネスマナーを理解し、相手の方に失礼のない、またわかりやすいメールを送ることが大切です。では、ビジネスでメールを使う場合、どのようなビジネスマナーがあるのでしょうか。

ビジネスでメールを使う場合は、部署によっては一日のメールの数がかなり多い場合があります。ビジネスマナーが守られていないメールは、相手の方に気付いてもらいにくくなるだけではなく、忙しい人にとっては相手に余計な手間をかけてしまうこともあります。

お互いに効率的な業務が行えるように、ビジネスメールについてのビジネスマナーを理解しておくようにしましょう。

宛名・件名

ビジネスでメールを送る場合、宛名や件名はどのようにしたら良いのでしょうか。ビジネスでメールを送る場合の宛名の基本的なビジネスマナーは、部署名、役職名、名前、敬称の順番で記載します。

また、件名については件名を読んだだけで、メールの本文の内容がわかるものにすることがビジネスマナーです。

宛名の場合、社内メールを送る場合と社外で送る場合では、内容が異なりますので、それぞれの場合の宛名の書き方や具体的な例をご紹介します。

社内メールの宛名の書き方

社内メールの場合は、部署名、役職名、名前、敬称の順番で書きましょう。間違いやすいのは、役職名も敬称の1つなので「田中部長様」といった宛名の書き方はビジネスマナーとして間違いになります。では、正しい宛名の書き方とは、どのように書けば良いのでしょうか。

【宛名記入例】

・総務部 部長 田中様
・第二営業部 山下さん
・経理部 課長 佐藤様

社内ルールなどにより異なる場合がありますが、敬称は「様」または「さん」を使います。敬称は役職も含まれるという説明をしましたが、「総務部 田中部長」のように宛名を書いた場合は、「様」や「さん」といった敬称は書きません。

何も書かないことに抵抗がある場合は、役職名を先にして「部長 田中様」のように書くようにしましょう。

社内メールで一斉送信する場合

部署全体に一斉メールで送信する場合の宛名はどのようにしたら良いのでしょうか。

ビジネスの場合、アドレスに個人名が入っている個人用のアドレスと部署名が入っている部署全体で使われているメールアドレスを使っていることがあります。このような場合は、個人名の入っているアドレスと、部署名の入っているアドレスを各々で使っているパソコンで受信していることが多いです。

どちらのアドレスを使うかは会社によって異なりますが、一斉送信の場合は、すべての人が同じ内容のメールを受信することになりますので、この場合、宛名は個人名ではなく「各位」という言葉を使います。

「各位」とは、皆様という意味があります。「営業部各位」とは営業部の皆様と言う意味になります。各位には、皆様という意味がありますので、「各位」を使う場合は、敬称は必要ありません。

【一斉送信の宛名記入例】

・営業部各位
・営業部 担当者各位

社外メールの宛名の書き方

社外メールの場合は、特にビジネスマナーに注意することが大切です。

基本的なメールのビジネスマナーは社内メールと同様で、会社名、部署名、役職名、名前、敬称の順番で宛名を書きます。「佐藤部長様」のように部長の後ろに「様」のような敬称をつけるのはビジネスマナーとして誤った使い方になります。役職名を入れる場合は、役職名を先に入れ、名前の後に「様」という敬称を使うようにしましょう。

【宛名記入例】

・ABC株式会社 営業部
 部長 佐藤様

・ABC株式会社 営業部
 ご担当者各位

社外メールの場合は、担当者各位ではなくご担当者各位という使い方をします。ただし、各位には皆様という意味がありますので、ご担当者各位様という使い方はしないように注意しましょう。

返信

ビジネスメールを返信する場合、新規メールの作成を使うのではなく、「返信」の機能を使って返信するようにしましょう。その際にメールの件名は変更せずに「Re:最初から入力されていた件名」で返信することがビジネスマナーです。

なぜならば、そのままの件名で返信することで、自分が送ったメールの返信メールであることを件名を見ただけで確認することができるためです。

同じ件で何度か返信を繰り返していると、「Re」の文字がどんどん増えてしまい、件名がメールの受信トレイの画面に表示されなくなってしまうため、「Re」が増えてしまった場合は、1~2残して「Re」を削除してから返信するようにしましょう。

件名に送信者の名前が入っていることもありますが、この場合も基本的に件名は変更せず名前の後ろに「様」などの敬称を入力する必要もありません。

CCとBCCの違い

メールの宛名(アドレス)を入力する欄にCCとBCCというものがあるのをご存知でしょうか。これは、まったく同じ内容のメールを別の人に同時に送信したいときに使うのですが、使い方を間違えてしまいますと、受信した人に迷惑をかけてしまうことがあります。そのため、ビジネスマナーや正しい使い方と使い分けについて理解しておく必要があります。

では、メールの受信者に迷惑をかけないために、CCとBCCの違いや使い分けについてご紹介します。

CCを使う場合

CCを使う場合は、たとえば営業部の山田さんにメールをした場合、山田さんに連絡した内容を山田さんの上司である佐藤さんにも念のため連絡をしておきたいといった場合に「CC」を使います。

この場合の使い方は、TOに山田さんのアドレスを入力し、CCに上司の佐藤さんのアドレスを入力します。「TO」は、あなた宛てのメールですという意味がありますが、「CC」はこのメールはTOにアドレスを入れた人宛てのメールですが、念のため内容がわかるようにメールをお送りしますので、確認してくださいという意味があります。

つまり、「CC」にアドレスが入っている人は、本来のメールの受信者ではないので、そのメールに対して返信する返信する必要はありませんが、上司が同じメールを受け取ることで部下の山田さんにどんなメールが来ているかを確認することができます。

特に社内メールでは、このような使い方をすることがよくあります。

BCCを使う場合

一斉送信する受信者がお互いに知り合いではないときに「BCC」にアドレスを入力して使います。たとえば、面接の不採用の連絡を複数の人に送信する場合、受信する人は知り合いではありませんので、このような場合は「BCC」にアドレスを入力します。

「CC」にアドレスを入力した場合、「TO」に入れた人のアドレスは「CC」に入れた人に見えていますし、「CC」に入れた人のアドレスは「TO」に入れた人のアドレスを確認することができます。つまり、お互いのアドレスがお互いに見える状態になっているということです。

しかし、一斉送信する人のアドレスをすべて「BCC」に入力した場合は、受信した人は自分以外の人のアドレスは見ることができません。つまり、誰に一緒に送られたのかなどを隠してメールを一斉送信したい場合は、「BCC」を使いましょう。

BCCとCCの使い分け

上記で説明のように、念のため確認してほしい人にメールを送信する場合は「CC」を使い、一斉送信などで、お互いにメールアドレスを隠し、誰に送ったのかもわからないようにして同じメールを送りたい場合は、「BCC」を使います。

ただし、「BCC」を使った場合でも「TO」に誰かのメールアドレスを入力してしまいますと、「TO」にアドレスが入力された人は、「BCC」のアドレスを見ることはできませんが、「BCC」にアドレスを入力された人は「TO」に入力された人のアドレスは見ることができます。全員のアドレスを隠したい場合は、全員のアドレスを「BCC」に入力するようにしてください。

「BCC」と「CC」の意味と使い分けについては、ビジネスマナーとしてしっかり覚えておくようにしましょう。

メールでのビジネスマナーのCCの方法

ビジネスでは、TOの人に送った内容を上司などにも確認の意味で送る場合にCCに上司のアドレスを入れて送るということがよくあります。このような使い方をすると、本来の受信者(TO)は、上司(CC)も同じメールを受け取っていることが確認することができます。

ビジネスではこのような使い方をすることがよくありますので、ビジネスマナーとして使い方と意味をしっかり理解しておきましょう。メールの送信の仕方や意味はCCとBCCの違いの項目を参照してください。

メールでのビジネスマナーに関する本

ビジネスメールは、ビジネスマナーに注意するだけではなく、ちょっとしか気遣いがあると相手が仕事がしやすくなったり、無駄な時間を使わずに済むということがあります。

社会人として慣れてくるとビジネスメールは日常当たり前に使うようになるので、書き方や文面に悩むことも少なくなりますが、社会人になりたての頃は、ビジネスメールはビジネスマナーなどがよくわからないため気を使う業務の1つではないでしょうか。

メールのビジネスマナーについて知りたい場合、インターネットなどで調べることもできますが、本を1冊買って辞書替わりに会社に置いておくと、仕事を効率的に進めることができるのでおすすめです。

今回は、新入社員の人に向けたビジネスメールの入門編として使うのにわかりやすい本をご紹介します。

イラッとされないビジネスメール 平野友朗著

ビジネスメールに慣れている人にとっては、ビジネスマナーとしても、ビジネスメールのマナーとしても当たり前に感じる内容もありますが、新入社員のときに、つい書いてしまいがちな文章やなぜその文章がいけないのか、どのような文章にしたら良いのかを図を使いながら説明されているので、わかりやすい内容になっています。

社会人になったばかりの人のビジネスメールの入門編としておすすめの1冊です。

Blockquote firstBlockquote second

良くない一例、そしてそれを直した例が多数記載されており、具体的で
かつ読みやすいので、丁寧な作りの一冊に仕上がっています。
送信者としての心構えや自分が受信者になった場合の心構え
も触れており、好感が持てます。
(自らが受信者となる場合は大目に見るのが大事との事)

普段イラッとするようなメールを書いてないか
チェックする意味でも良いと思いますし、
別にビジネスでなくとも普段のメール等のやり取りでも
活かせる事も多くあるように感じました。

メールの挨拶のビジネスマナー

ビジネスでメールを送る場合は、宛名のあとにいきなり本文を書き始めるのではなく、文面の冒頭に挨拶文を入れることがビジネスマナーです。普段、頻繁にやり取りをしている相手であれば社外メールであっても「いつもお世話になっております」といった簡単な挨拶文から始めることが多いです。

社内メールであれば、「お疲れ様です」といった挨拶文から始めるようにしましょう。

相手別メールでのビジネスマナー

社内メールを送る場合、どのようなビジネスマナーに注意しなければならないのでしょうか。相手別のメールでのビジネスマナーについてご紹介します。

上司

上司にメールを送る場合、一番注意しなければならないビジネスマナーは返信が必要なものに関しては、日数にゆとりを持って連絡するようにしましょう。緊急度の高い内容をメールで送信する場合は、メールだけ送るのではなく、メールを送信したあと電話でメールを送信した旨を連絡し、内容を確認して返信がほしいということを伝えるようにしましょう。

万が一上司がメールを見落としていた場合、対応が間に合わなくなってしまうことがあります。

社内

社内メールでビジネスマナーとして注意しなければならないことは、社内メールは毎日朝と夕方の2回は確認するようにしましょう。また、社員などに向けた連絡を行う場合は、日程はゆとりを持って連絡することも大切です。

また、社内メールを送る場合であっても、ビジネスマナーとして「お疲れ様です」といった挨拶文は必ず入れるようにしましょう。社内メールのときもビジネスマナーを守るくせをつけることで、社外メールでも失礼のないメールを送ることができます。

メールだからこそマナーを守りましょう

メールの場合、文章でのやり取りになるためビジネスマナーをしっかり守らなければ相手に不必要な誤解を与えてしまうこともあります。プライベートなメールとは意味が異なりますので、ビジネスでメールを送る場合は、ビジネスマナーを守りメールを送るようにしましょう。

返信が必要なメールの場合は、できるだけ返信にまでの日数にゆとりを持って送ることも大切です。緊急度の高いメールを送る場合はメールを送るだけではなく、電話でメールを送信した旨を連絡し、いつまでに返信がほしいということを伝えるようにするとトラブルを防ぐことができます。