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身内の不幸のときのメールの書き方・返信方法|結婚式/休み

Author nopic iconperidot8787
ビジネススキル / 2018年04月25日
身内の不幸のときのメールの書き方・返信方法|結婚式/休み

身内の不幸の報告方法

身内の不幸のときのメールの書き方・返信方法|結婚式/休み

身内の不幸があった場合、会社に忌引休暇を申請しなければならないため、会社に報告する必要があります。亡くなった身内との関係で会社の規則などにより日数は異なりますが、一般的には、配偶者の場合10日間、親の場合7日間、子の場合5日間ほどの忌引休暇が認められている会社が多いでしょう。

また、忌引休暇の場合、結婚の報告とは違い事前に休暇を取ることができないため、急遽1週間ほどの休暇を突然取る必要が発生します。そのため、身内の不幸の報告は忌引休暇の申請も兼ねることになりますので、口頭で連絡するというのが基本の報告方法になります。

身内に不幸があったときの報告は口頭が基本

身内の不幸のときの報告は、前の項目でもご紹介しましたが、口頭で報告することが基本です。亡くなった身内が誰なのかということにもよりますが、身内の不幸があった場合は、突然1週間程度の忌引休暇の申請を出す必要があります。

そのため、業務に支障が出ないように必要な仕事の引継ぎなどを依頼しなければならない場合もあります。

業務内容の連絡をする場合に口頭では間違えやすい場合や、書類など添付の必要がある場合、また、遠方で深夜や早朝に家を出発する必要がある場合などは、メール連絡をしたあとに、電話ができるようになった時点で口頭で連絡をすることが大切です。

実家などが遠方なため始業前に家を出発してしまい、始業開始直後に会社に連絡することが難しい場合は、身内の不幸があったこと、実家が遠方なため現在移動中であること、改めて何時頃電話で連絡するという内容を上司に事前にメールで連絡しておくと良いでしょう。

会社

身内の不幸のときのメールの書き方・返信方法|結婚式/休み

身内の不幸の連絡を受けた場合、会社にはできるだけ早く報告することが大切です。会社にいる時間に連絡があった場合は、その場ですぐに上司などに報告するようにしましょう。家にいる時間に身内の不幸の連絡を受けた場合は、深夜や早朝に連絡があった場合などはとりあえずメールなどで上司に連絡するようにしましょう。

その際は、以下の内容も併せて伝えると良いでしょう。

【身内の不幸があったときに会社に報告する内容】
・誰がいつ亡くなったのか(本人と亡くなった人の関係)
・喪主(喪主が本人ではない場合、喪主の氏名)
・通夜と告別式について(日時・会場名・住所・会場連絡先)

会社などからお花や弔電を送る場合がありますので、これらの内容をメールで伝えておきますと、連絡先の聞き間違いや喪主の漢字の間違えなどを防ぐことができます。

身内の不幸のときのメールの書き方

身内の不幸のときのメールの書き方・返信方法|結婚式/休み

身内の不幸を会社や上司などに連絡する場合、口頭で連絡することが基本ですが、連絡を受けた時間が早朝や深夜だった場合は、電話連絡は逆に上司などに迷惑をかけてしまうこともあります。

その場合は、身内の不幸があり忌引休暇の申請をしたい旨と、仕事上連絡しておかなければならない内容などは、口頭よりもメールで連絡することにより文章で残すことで間違いを防ぐことができます。しかし、メールだけで連絡を済ませることは避けましょう。

時間帯などの関係でやむを得ずメールで連絡する場合は、改めて電話で報告するようにしましょう。また、口頭で連絡した場合も上記の項目でご紹介した葬儀の日程や、仕事の途中経過などはメールで連絡をしておくと会社もスムーズに対応することができるので、必要な内容は改めてメールで連絡しておくと良いでしょう。

休み

忌引休暇を書類で申請できない場合は、メールで休暇願いを送り、後日会社の書類を提出するようにしましょう。

【忌引休暇願いメール例】

件名:忌引休暇願い(○月○日~○月○日)
本文:
営業部 部長
佐藤一郎様

忌引き休暇の取得をお願いいたしたくここに届け出をさせていただきます。
内容は以下のとおりです。

期間:平成×年×月×日~平成×年×月×日(×日間)
理由:父の葬儀の準備・後片付けのため
備考:忌引き休暇中は、TEL:090-0000-0000へご連絡いただけますと助かります。

以上、よろしくお願いいたします。

山田太郎

休暇申請の内容は、総務などで処理に必要がある場合もありますので、メールが担当部署に転送される場合があります。仕事などの引継ぎがある場合は、別便で業務連絡の内容のみを送るようにすると良いでしょう。

取引先にアポイントがあった場合

忌引休暇期間に取引先とアポイントを取っていた場合は、約束の変更の連絡をしておきましょう。会社の上司などに依頼するのではなく、まずは自分が相手の担当者に身内の不幸があったことを伝え、約束の変更をお願いするようにしましょう。

急ぎの場合は、まずは取引先に変更の依頼をお願いし、上司に対応を相談するようにしましょう。

身内の不幸のメールの返信方法

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身内の不幸の連絡がメールで届いた場合、どのように返信をしたら良いか悩んでしまう人は多いのではないでしょうか。

誰が亡くなったのか、メールが届いた人との関係などで内容は変わりますが、亡くなったばかりのときは、本人も動揺している場合もありますし、気持ちが落ち着いていない状態なので、メールの返信はなるべく簡潔に短めの文章で送ることをおすすめします。

身内の不幸の連絡のメールが届いた相手別にどんなメールを送ったら良いかをご紹介します。

上司・部下

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【例文】

この度はお父様のご逝去の報に接し、心からお悔やみ申し上げます。遠方のため略儀ながらメールでのお悔やみとなりまして申し訳ございません。何かお手伝いできることがありましたら、いつでもご連絡ください。

取引先

【例文】

ご身内にご不幸がおありだったと伺い、大変驚いております。本来であればお悔やみにお伺いさせていただきたいのですが、遠方のため略儀ながらメールでのお悔やみとなり申し訳ございません。仕事の事は気になさらずに、最後のお見送りをなさってください。

友人

【例文】
突然のことで大変だったね。なんて言葉をかけたらよいかわからないけど、私にできることがあったらいつでも声をかけてね。

結婚式の時に身内の不幸があった場合

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結婚式を行う場合、式場は結婚式を行うかなり前に予約をしているため、結婚式直前になって身内の不幸がある場合があります。このような場合、結婚式は中止した方が良いのか判断に迷う人も多いでしょう。

結婚式を中止する場合は、中止する時期によっては大勢の人に迷惑をかけてしまう場合もありますし、直前でのキャンセルはたとえ理由が身内の不幸によるものであった場合も高額のキャンセル料が必要になります。

誰が亡くなったのかということにもよりますが、対応はひとそれぞれなのでまずは身内でどうしたらよいか相談するようにしましょう。

結婚する本人の身内に不幸があった場合

結婚する本人の身内の不幸の場合は、亡くなった人が親だった場合は、延期せざるを得ない場合もあるでしょう。しかし、祖父母が亡くなった場合は、両親のどちらの親が亡くなったのかにより、自分の親の気持ちを聞いてみると良いでしょう。

延期してほしいということであれば、自分の親の気持ちを尊重してあげることが望ましいですが、結婚式を楽しみにしていたので延期せずに式をあげてほしいという気持ちであれば、亡くなった方にとっても供養になるでしょう。

身内の不幸は、結婚式をする本人だけではなく、周りの家族にとっても身内の不幸ということになります。本人同士だけで悩んでしまうのではなく、まずは自分の家族に相談してみるということが大切なのではないでしょうか。

出席者の身内に不幸があった場合

結婚式の出席者に身内の不幸があった場合、当日欠席しなければならないような状況ではないのであれば、喪中という理由で必ずキャンセルしなければならないということはありません。おめでたい席なので、喪中ということはわざわざ伝えて欠席するよりも、そのまま出席した方が良い場合もあります。

しかし、出席する側の親や子どもといった近い身内の不幸があった場合で、当日葬儀の予定などが入ってしまった場合は欠席する必要があります。

結婚する本人たちは、当日は時間で行動していますので、本人に直接連絡取ることが難しい場合があります。このような場合は、式場に連絡をして欠席する旨を伝え、当人に連絡をお願いするという方法が一番望ましいでしょう。

突然の欠席は、結婚する本人に心配をかけてしまうことがありますが、理由については新郎新婦との関係や亡くなった人との関係などを考慮し、当日話すかどうかを判断すると良いでしょう。

身内の不幸の連絡方法

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身内の不幸の連絡はどのようにすれば良いのでしょうか。

身内の不幸の連絡を会社などにする場合は、メールではなく口頭で連絡することが必要です。身内の不幸がわかった時間帯が深夜や早朝だった場合は、メールなどで連絡をしてから、時間を見て電話で連絡するようにしましょう。

取引先などに事前にアポイントがあった場合は、まずはメールで約束の日時の変更をお願いするようにしましょう。急ぎでなるべく早く会う必要がある場合は、上司に相談をしてから、こちらの希望日の候補を伝え、代わりに上司が伺うことを伝えると良いでしょう。

友達の場合は、自分が知らせたいと思ったタイミングでメールや電話などで伝えると良いでしょう。親やきょうだいなどが亡くなった場合、文章が残ることがつらい場合は、電話で伝えても良いのではないでしょうか。

身内の不幸の香典の目安

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身内の不幸があった人に対して香典を出す場合、金額の目安はいくらくらいが一般的なのでしょうか。

会社の代表で香典を出す場合は、会社の規則などで金額が決められている場合がありますので、会社に確認するようにしましょう。また、会社の同僚として参列する場合や友人として参列する場合は、一緒に参列する人と相談して金額を合わせると良いでしょう。

身内の不幸があった場合の香典の金額の相場は、亡くなった方や相手の方との関係によって変わりますが、3,000円~10,000円の間の金額が一般的です。

しかし、香典の金額は多ければ多いほど良いというものではありません。亡くなった方とあなたとの関係によっては、あまり高額な香典は遺族の方に負担をかけてしまう場合もありますので、そういった配慮をすることも大切です。

お互いを思いやる気持ちが大切です

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自分の周りの人に身内の不幸があった場合も、自分に身内の不幸があった場合も、周りの人に伝えることで、どんな言葉をかけてあげたら良いか悩んでしまうことがあります。このような場合、多くの言葉をかけることはあまりよくありません。まずは簡潔にお悔やみの言葉を伝えるようにしましょう。

伝える側も伝えられた側もデリケートな話題なので、お互いに気を使ってしまうことがありますが、お互いに相手の思いを汲んで思いやりの気持ちを持つことが大切です。

身内が亡くなったときは、なかなか気持ちの整理がつかず相手に感謝の気持ちをすぐに伝えられないこともありますが、気持ちが落ち着いたら相手に感謝の気持ちを伝えるように心がけましょう。

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