Search

検索したいワードを入力してください

タイムマネジメントに関する本・アプリ・研修の効果・コツ

Author nopic iconsasorin
ビジネススキル / 2018年05月11日
タイムマネジメントに関する本・アプリ・研修の効果・コツ

タイムマネジメントとは?

「タイムマネジメント」とは、「時間管理」のテクニックです。「タイムマネジメント」の基本は1日ですべき事に対する時間の配分です。1日ですべきこととなると予定表に書き込まれた内容が真っ先に浮かびますが予定表の内容だけでは不十分です。

例えば、予定表の中に「会議」と書いている場合、その「会議」のために準備すべき資料作成やコピ、ー会議参加者へのメール送付などは、予定用には書き込まれていませんが、「会議」のための必要なタスクです。

もし、これらの必要なタスクをせずに「会議」が行われたらどうなるでしょうか。結果は明らかです。これらのタスクが全くできずに「会議」に出る人はほとんどいませんが、準備が充分でなく「会議」に出る人は多数います。

これらの予定表に書き込まれていないタスクも「時間管理」して1日のすべき事に対する時間の配分に組み入れることが「タイムマネジメント」です。

タイムマネジメント研修の効果は?

タイムマネジメント研修は、セミナーなどの名目で各地で実施されています。

セミナーでは?

タイムマネジメント研修のセミナーは、「株式会社インソース」「SMBCコンサルティング株式会社」「一般社団法人 日本能率協会」「リクルートマネージメントスクール」「東京中小企業投資育成株式会社」などが実施してます。

概要としては、タイムマネジメントの基本を学び、現状を分析して改善策をたてて阻害要因を取り除くというような内容です。タイムマネジネント研修の効果については、タイムマネジメント研修で学んだことをどれだけ実践できるかにあるといえます。

タイムマネジメントに関する本は?

タイムマネジメントに関するおすすめの本を紹介します。

仕事ができる人のタイムマネジメント

タイムマネジメントに関する本で紹介するのは「仕事ができる人のタイムマネジメント」です。ちょっとした効率を劇的に改善するというのは理想です。

Blockquote firstBlockquote second

目からウロコの本でした。
スケジュールの仕方、時間の使い方をちょっと工夫するだけで、
1週間後、1ヵ月後に、すごく大きな差が付くことがわかりました。
就活中で、とにかく忙しくて焦ってた私に、すごい得する情報を教えてくれた本です。

タイムマネジメントができるおすすめのアプリは?

タイムマネジメントの観点からいくとアプリでタイムマネジメントができれば、効率のいいタイムマネジメントができるといえます。

タイムマネジメントができるおすすめのアプリとして「Toggl」「Yomo」「a Time Logger」「icloud sync」「スケジュールプランナー」「Google カレンダー」について紹介します。

Togglでは?

Togglは、タイムマネジメントの定番アプリです。Togglは、パソコンやスマホ・タブレットなどのマルチプラットフォーム対応の定番アプリです。複数のデバイスにアプリをインストールすればそれぞれのデバイスでの記録でき、管理画面にアクセスすれば、ブラウザ上で行動記録を保存でき環境を選ばないアプリです。

Yomoでは?

Yomoは、タスクの開始と終了を記録するだけの極めてシンプルなアプリです。あとで見直して次のタイムマネジメントに役立て利用することに向いています。

a Time Loggerでは?

a Time Loggerは、タイムマネジメントで使った時間を何にしようしたのかを色分けして管理できるアプリです。色分けすることで、時間のムダが見つけやすいので時間のムダをピックアップして時間を使ったログを確認することによって有効に使った時間もピックアップしやすいアプリです。

iCloud Syncでは?

iCloud Syncは、時間の使い方を記録するのはもちろんのこと、目標値を設定しておくと目標の達成率を表示できる時間管理アプリです。時間の使い方に目標設定したい人に適したアプリです。

スケジュールプランナーは?

スケジュールプランナーは、スケジュール管理が目的のアプリですが、予定したスケジュールにたいして結果がどうだったのを記録することによって時間管理アプリとしても利用できます。毎朝、予定を立ててから記録をスタートさせて結果を検証して次の予定に役立てるということでタイムマネジネントを向上させます。

Google カレンダーでは?

Google カレンダーは、Googleが提供しているブラウザでもアプリでも使用できる完成度の高いサービスです。高機能のスケジュール管理機能を持っていてタスク別に色分けして管理して見やすくしたり、後から行動記録を把握したりすることも可能です。パソコンやスマホ・タブレットでも共通して使用できるのでさまざまなシーンで使用できます。

タイムマネジメントの方法は?

タイムマネジメントの方法として、「目的・目標の明確化」「現状の分析」「タイムマネジメントの設定」「タイムマネジメントの実施」の順に進めます。

「目的・目標の明確化」は、タイムマネジメントをやる目的や目標を設定しないと、何のためにタイムマネジメントをやっているのかがわからなくなります。モチベーションの維持も難しく途中で止めても何のデメリットも感じないので、継続できずに挫折しやすくなるでしょう。目的・目標は、具体的に立てます。

「現状の分析」は、現在の時間の使い方を書き出しムダな時間削れる時間を洗い出します。

「タイムマネジメントの設定」は、効率的に時間配分したタイムマネジメントを設定します。

「タイムマネジメントの実施」は、「タイムマネジメントの設定」で設定したとおりに実際に実行します。1日ごとに予定どおりに実行できたかを振り返りましょう。

コツは?

タイムマネジメントの方法のコツは、無理な設定をしないことです。無理な設定をすると途中で挫折するか体を壊します。

睡眠時間は、1日10時間以上寝ているという人は別ですが、必要な睡眠時間は個人差はありますが基本的に減らさずに、最低7時間は確保するようにしましょう。無理な場合は、土日などの休日に不足分を補うようにしましょう。

休憩時間や食事時間・入浴時間を一定時間確保するようにします。休憩を取らないで何時間も続けての作業は、効率が落ちますし、疲労が蓄積します。食事時間は、駆け込んで食べるよりもゆっくり食べた方が消化にもいいです。お風呂も30分じっくり入っていたのを5分のカラスの行水に縮めても、メリットよりもデメリットが大きいといえます。

タイムマネジメントは、継続が大事ですが、冠婚葬祭などで普段と違う日は、タイムマネジメントとおりでなくても構いません。柔軟な対応をこころがけましょう。

タイムマネジメントをする手帳の特徴は?

タイムマネジメントをする手帳として例えば「フランクリン・プランナー」があります。せっかく買っても特徴を生かしきれずに、スケジュール帳やメモ帳としてしか使ってないケースが多くみられます。

タイムマネジメントをする手帳の特徴として「一線化」「役割のバランス」「優先事項のスケジュール化」「人間関係のより一層の重視」があります。

一線化は?

「一線化」は、アライメントともいい、単に目標を設定するだけでなく「最も大切なこと」を見つけることを目的にします。

役割のバランスは?

「役割のバランス」は、ひとつの役割だけに時間を割かずに、例えば「会社員としての役割」「家族の中での役割」「地域社会での役割」などそれぞれにバランスよく時間を割き全ての役割を全うします。

優先事項のスケジュール化は?

「優先事項のスケジュール化」は、目先のことにとらわれて緊急な問題を処理するのではなく緊急でないために後回しにされる充実した人生を送るためのタスクを優先させることです。

人間関係のより一層の重視は?

「人間関係のより一層の重視」は、私たちはさまざまな人間関係の生きているため、相手の都合で突発的な出来事が発生します。この場合は、自分のたてたスケジュールよりも大切な人とのニーズを優先させなければいけません。大切な「人間関係づくり」は最も大事です。

タイムマネジメントをするおすすめのツールは?

タイムマネジメントをするおすすめのツールとして「タイムクラウド」「ハーベスト」「ジョートー」「タイムリー」「クロックイット」「チック」「ペイモ」について紹介します。

タイムクラウドは?

タイムクラウドは、タイムマネジメントだけでなく管理職や中間管理職の人にも適したツールです。基本動作は、タスク名を入れて◎ボタンでスタート、■のボタンでストップします。

誰が何の作業をしているのかがすぐにわかり、得手・不得手もわかるので効率よくチーム内で仕事の振り分けができます。

ChatWorkやkintoneなどのツールとリンクさせることができ、ツール同士の相乗効果を生み出すことができます。

ハーベストは?

ハーベストは、UIのツールでプロジェクトごとに細かく時給計算の方法などが設定できチームで案件共有もできます。ツイッターとも連動して管理ができます。

無料版と有料版がありますが、無料版はかなり機能が限定されるので、有料版がおすすめです。一番安いプランで一ユーザーあたり月額12ドルからです。

ジョートーは?

ジョートーは、チームのプロジェクトなどをWEB上で共有してスケジュールを一元管理できます。締切日や更新情報を通知してくれたり、コメント機能ゃチェックリスト作成機能など便利な機能がそろっています。

タイムリーは?

タイムリーは、その日のうちにすべきことという感じでタイムマネジメントができるツールなので、いわゆるゆるくタイムマネジメントしたい人向けです。

グーグルカレンダーと似たプラットホームなのでほとんどの人が抵抗なく使用できます。さまざまなデバイスに対応していてアップルウォッチにも対応しています。

クロックイットは?

クロックイットは、タスクとタスクに要した時間の管理が簡単にできる個人向けのツールです。

現在、実行中の作業から、後どれくらいで完了できるか試算できるので先の計画がたてやすくなります。また、実行後の作業の記録は自動でグラフにできるので業務分析が容易になります。

チックは?

チックは、プロジェクトを選んでタスクを選んで時間を書き込む3ステップだけでタイムカードを作れます。タイムカードからフィードバックが得られます。

会社の規模に関係なく使用でき、あらゆるデバイスに対応しています。

ペイモは?

ペイモは、タイムマネジメントだけでなくプロジェクト管理や請求書の発行・経費管理ができるツールでビジネス向けのツールです。タイマーは自動で開始・停止をするのでメールのやり取りやブラウジングした時間がすべて管理されます。スマホでのアプリもあるので場所を選ばず利用できます。

タイムマネジメントで時間を有効活用しよう

これまで述べたようにタイムマネジメントすることにより全てのタスクを管理しすことで時間の有効活用することができます。タイムマネジメントを理解して無駄な時間をなくして時間を効率的に使いましょう。

関連記事

Related