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優先順位の付け方・おすすめの本・名言|仕事/相続/看護

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ビジネススキル / 2018年05月10日
優先順位の付け方・おすすめの本・名言|仕事/相続/看護

効率化を図るなら優先順位を付けよう

限られた時間の中で効率よく物事を進めるには、優先順位を付けて大事なことから手掛けると良いと言われています。しかし、分野によって優先順位の付け方が存在し、それぞれ考え方や優先順位を付ける意味が異なっています。

では、実際に優先順位はどのように付ければ良いのでしょうか。今回は、仕事やお金、相続や医療など、さまざまな分野における優先順位の付け方を解説します。

仕事での優先順位の付け方

仕事量が増えると、やることに追われて大事な業務をうっかり見落としてしまった、という話が多く聞かれます。このようなミスを防ぐためには、優先順位を付けて重要な仕事から進めるようにすると、効率よく仕事を進めることができます。

しかし、「優先順位のつけ方がよく分からない」という声は多く、特に新入社員や業務内容が多岐に渡る人を中心に優先順位の付け方がよく分からず悩んでいる人が多いです。

では、仕事の優先順位はどのように付けたら良いのでしょうか。仕事を効率よく進めることができる優先順位の付け方を解説します。

仕事内容を可視化する

優先順位を付けるには、まず自分の仕事内容を紙に書き出して可視化します。

仕事量が多くなると、次々と仕事が増え続けるので自分がどのくらいの仕事量を抱えているのか把握し切れていない場合があります。紙に仕事内容を書き出すと、客観的にどのくらいの量の仕事を抱えているか理解できるようになり、スケジューリングしやすくなります。

緊急度と重要度が高い仕事を見直す

クレーム処理やミスのフォロー、修正業務など、本当に緊急度・重要度が高い仕事もありますが、内容を見返すと緊急度・重要度が高い仕事ではなかった、という場合があります。

仕事をしていると、「急ぎでお願いします」と言って急に別の仕事が舞い込んでくるという話は多く聞かれます。しかし、内容を確認すると締め切りに余裕があったり、他の人に任せられる場合もあります。

「緊急」「重要」という言葉が付く仕事を優先してしまいがちですが、一度冷静に内容を見返して、本当に重要で急ぎでやらなければいけない仕事なのか見極めることも大事です。

営業職の優先順位の付け方

営業職はクライアントと自社をつなぐパイプ役として重要な役割を持っているため、クライアント先へ訪問することが最も優先順位が高いと言えます。しかし、時期によっては見積書や企画書の作成などが複数件重なってしまい、クライアント先への訪問時間が減ってしまうことがあります。

デスクワークも大切な仕事ですが、訪問時間が減るとクライアントの信用を失うどころか、売上が下がってしまうこともあります。このような事態を引き起こさないためにも、優先順位を付けて仕事をすることが大事です。

営業職の場合は、クライアント先へ訪問することを軸とし、デスクワークやその他の仕事のスケジューリングをするようにしましょう。さらに、「今日やらなければいけないこと」「締め切りに余裕があるもの」と優先順位を付け、重要なものから処理するようにすればより効果的です。

仕事での優先順位に関するおすすめの本

仕事の優先順位の付け方は、基本的な考え方に自分の仕事に合った方法を取り入れて、効率の良い方法を確立していくと良いでしょう。そのための方法の一つとして、書籍を参考にするのもおすすめです。

仕事での優先順位を付け方の参考になるおすすめの本を紹介します。

この選択が未来をつくる

自分なりに優先順位を決めて行動しているのに結果が出なかったり、いつも上手くいかないため、「自分には能力がない」「自分の行動に自信が持てない」と悩んでいる人は多いです。

しかしこの本は、結果が出なかったり上手くいかない原因は、何を選択してどう行動するかが大事と説いています。自分の考え方を見つめ直し、行動を変えるきっかけを与える本です。

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いかに優先順位をつくり出し、主体性、自己責任のもと、今日できる最大限の行動ができるか。この書は強烈に問いかけてくる。

なぜ若者は優先順位がつけられないのか?

近年の若い人は自分で何をしたらいいのか判断できない人が多く、物事を計画的に進めることができなかったり、輪を乱す行動をして周りに迷惑をかける事態に発展しているという話も多く聞かれます。

「なぜ若者は優先順位がつけられないのか?」は、実例をあげてタイプ別に分析し、具体的な対処法が書かれています。若い人だけでなく、優先順位をつけて効率よく行動することが苦手な人に幅広くおすすめの本です。

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現代には、自分の人生に悩む若者が増えている。その若者の心境がパターン別に記載され、若者の事例と、その問題をどのように改善していけばよいかということが書かれている。

お金の優先順位のつけ方

同じくらいの給料でも、毎月生活費が足りず赤字で悩んでいる人もいれば、余裕のある生活を送りきちんと貯金している人もいます。お金と上手に付き合い、余裕のある生活を送るには、お金の使い方に優先順位をつけることが大事です。

では、どのように優先順位を決めれば良いのでしょうか。お金の優先順位の付け方を説明します。

貯金の優先順位を上げる

「将来に向けて貯金をしたい」という人は、貯金の優先順位を上げるようにしましょう。お金が貯まらない人や貯金ができない人は、支出の優先順位が貯金よりも上回っている傾向があります。収入から生活費を差し引いて余剰分を貯金に回す、と考える人が多いです。

しかしこの方法だと、余剰分を確保できるときは貯金できても、支出が重なった場合余剰が出ないため貯金するお金がない、という事態に陥りやすくなります。そのため安定して貯金ができず、なかなかお金が貯まらない傾向になります。

確実に貯金をしたい場合は、収入から貯金分を差し引いた残額を生活費に当てるようにしましょう。

支出の内容を見直す

高収入の人でも支出が多ければ、貯金に回すお金がなく毎月赤字になっている、というケースは少なくありません。家計簿をつけて実際に自分がどのようにお金を使っているのか把握し、自分の生活の中で優先度が低いものの支出を抑えるようにすることが大事です。

生活費の中でも「交際費」「雑費」「被服費」は優先度が低いため、支出が多い場合は見直しが必要です。しかし、自分の中で優先度が高くなっている場合は、安く購入できるサイトを利用したり、ポイントを利用するなど、できるだけ費用を抑えるようにすると良いでしょう。

家賃や住宅ローン、保険料や自動車関連、通信費などの固定費の見直しも効果的です。固定費の見直しは手間がかかりますが、年単位で考えるとかなりの出費を抑えることができます。

相続の優先順位

資産や家、土地などを持っている人が亡くなった場合、それらを相続する人を決める必要があります。一般的に亡くなった人の親族の中で優先順位が高い人が遺産を相続することになります。

しかし、優先順位が高い人がすでに亡くなっていたり、遺言があった場合などは状況によって優先順位が変動するため、知っているようでよく知らないという人も多いです。

では、相続の優先順位を説明します。

配偶者は必ず相続人になる

相続の優先順位として、配偶者は最も優先順位が高く必ず相続の対象となります。配偶者が必ず相続人になるのは、夫婦で長い期間家庭を共に築いてきたことと、その後の生活を考慮する必要があるということが理由となっています。

ただし、対象となるのは法律婚の場合のみ効力を発揮し、内縁の妻や愛人などは対象になりません。

配偶者と上の順位に該当する人が相続する

必ず相続する配偶者に加え、第一位から第三位まで該当する相続人がいれば、最も高い順位の人が相続人となり、それより低い順位の人は相続人にはなりません。相続の順位は以下のように定められています。

第三位:兄弟
第二位:親
第一位:子供

例えば、亡くなった人に配偶者と子供、親がいる場合、配偶者と子供が相続人となり、第二位の親は相続人になりません。第三位まで該当する人がいない場合は、すべて配偶者が相続します。

相続する人がいない場合は国庫に帰属する

亡くなった人に配偶者がおらず、第一位から第三位まで相続する人がいない場合は、すべて国庫に帰属することになります。

また、血縁関係はなくとも生前看護療養に携わった人や、親密な付き合いがあった人を「特別縁故者」として法的手続きを行うと、相続人として財産を相続することができます。

遺言がある場合

遺言がない場合は、民放で定められている法定相続分という割合をもとに分割して配分されますが、遺言がある場合は遺言の内容が最優先です。

しかし、特定の人に財産をすべて相続させるという文言があり、明らかに不平等な財産相続となる場合は、「遺留分」として最低限の相続を請求することができます。

法定相続分を基準に遺言と話し合いで決める

法定相続分は民法で定められている財産相続の基準であり、絶対に従わなければならないものではありません。亡くなった人の意思に基づいて決めることが最も大事です。遺言がある場合は遺言の内容を重視し、遺言がない場合は法定相続分を基準に、残された親族で話し合い、最終的に相続割合を決定します。

看護や医療での優先順位

病院の外来や診療所で診察を受けるときは、来院した順番に医師の診察を受けることになります。しかし、災害現場など多数の負傷者がいる現場においては、医療設備や治療にあたるスタッフの人数に限りがあるため、緊急性が高い患者から優先的に治療を行うことになります。

このような災害現場における患者の優先順位の付け方を「トリアージ」と呼び、災害現場や救急事故現場だけでなく、病院の救命救急部門、救命電話サービスでも行われています。

トリアージとは

トリアージとは、重症度によって治療の優先順位を識別する方法で、大規模な災害や事故によって多数の傷病者が出たときにガイドラインに従って怪我の度合いや緊急度を判断し、救命の順番を決めます。

患者の重症度の判定結果は、「トリアージタッグ」という4色のマーカーが付いたカードで表示され、患者の右手首に取り付けます。救命者はトリアージタッグに表示されている色によって患者の重症度を認識し、適切な処置を行ったり、速やかに病院への搬送を行います。

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トリアージとは、負傷者を重症度、緊急度などによって分類し、治療や搬送の優先順位を決めることであり、救助、応急処置、搬送、病院での治療の際に行う。

判断基準

実際にトリアージを行う場合は、患者の重症度を判断するガイドラインに加え、医療機関の許容量、治療に必要な時間などを考慮して優先順位を付けますが、大規模災害のような救命者よりも傷病者数が多い災害・事故現場においては「START法」を用いて決定します。

「START法」は、外傷初期診療ガイドラインに基づいた判断方法で、現場が混乱をきたすような大規模な災害現場でも、客観的で簡潔に判断できる方法として考え出されました。

しかし、実際の災害・事故現場では多くの例外が生ずるため、安易にSTART法で判断するだけでなく、専門の医療従事者による経過観察が必要です。

人生や生活での優先順位の付け方

仕事や学校、育児に人付き合いなど、日々やらなければいけないことに追われていると生きがいを見出せなくなり、「自分の人生ってなんてつまらないんだろう」と落ち込んでしまう人が多いです。

自分らしく自分の人生を生きるためには、優先順位を付けて自分が本当に大事なものや叶えたい夢などを明確にする必要があります。では、具体的にどのように優先順位を付ければ良いのでしょうか。

人生や生活での優先順位の付け方を解説します。

やりたいことを明確にする

人生の優先順位を付ける第一歩として、まずは「自分のやりたいこととやらなければいけないことを明確に区別するようにしましょう。

日々さまざまな物事に追われていると、「やらなければならないこと」と「本当にやりたいこと」が曖昧になってしまい、自分を見失ってしまう場合があります。それを防ぐために、まず紙にすべて書き出してみましょう。

紙に書き出すと目に見える形で残るので客観視しやすくなり、「やらなければいけないこと」と「本当にやりたいこと」が明確にわかります。

最も大事な項目を優先させる

「お金を稼ぎたい」「家族と一緒に過ごしたい」「欲しいものを手に入れたい」など、自分が本当にやりたいことがわかったら、最も大事な項目を見極めましょう。

あれもこれもと同時に複数のことをこなすと、エネルギーが散漫になりどれも中途半端な結果になってしまいます。例えば、「家族と一緒に過ごしたい」のが最も大事な項目なら、家族と過ごす時間を増やすためにできることから取り掛かりましょう。

定期的に考え方を見直す

人の考え方は、ライフステージによって変化します。その時々で最も大事な項目も変化していくので、定期的に考え方を見直す必要があります。

「やらなければいけないこと」と「本当にやりたいこと」と定期的に見直すことで、優先順位を常に意識して行動することができ、日々の生活で「やらなければならないこと」に流されにくくなるというメリットもあります。

優先順位に関するおすすめの名言

歴史的偉人や偉業を達成した著名人の言葉には、優先順位を付けることの大切さを説いているものもあります。

では、優先順位に関する偉人や著名人の名言を紹介します。

利根川進の名言

「選択するということは優先度をつけることであり、エネルギーの分散を極力避けることである」

ノーベル生理学・医学賞受賞した日本の生物学者、利根川進の名言です。

ドラッカーの名言

「優先順位の決定には、いくつか重要な原則がある。すべて分析ではなく勇気に関わるものである。第一に、過去ではなく未来を選ぶ。第二に、問題ではなく機会に焦点を合わせる。第三に、横並びではなく独自性をもつ。第四に、無難で容易なものではなく変革をもたらすものを選ぶ」

オーストリアの経営学者・社会学者ピーター・ドラッカーの名言です。

優先順位に関するエピソード

優先順位を付けて物事を進めることの重要性は、アイビー・リーという経営コンサルタントのエピソードが有名です。

100年ほど前、ベツレヘム鋼鉄会社の社長チャールズ・シュワブは、効率が良くない経営状況を改善するための方法をアイビー・リーに依頼しました。アイビー・リーが提示した方法は、最も大事だと思う業務を6つリストアップし、優先順位が高いものから集中して行う、という内容でした。

この方法を3ヶ月続けたところ作業効率が格段に上がり、ベツレヘム社は多大な利益を出す会社に成長しました。100年ほど前の話ですが、優先順位を付けると効率よく仕事が進むことを示すエピソードと言えます。

アイビー・リーが提示した方法は「アイビー・リーメソッド」と呼ばれ、現在も多くのビジネスマンや経営者が実践しています。

優先順位を付けて物事を見直そう

今回は、仕事やお金、相続や医療など、さまざまな分野における優先順位の付け方を解説しましたが、いかがでしたでしょうか。

優先順位を付けると目標が明確になり、効率よく物事を進めることができます。また、最も大事なことが明確になるので集中して物事に取り組めるので、達成できるスピードもぐんと早くなります。

仕事の効率が上がらなかったり、日々やることに追われて大事なことが分からなくなっているのなら、優先順位を付けて物事を見直すようにしましょう。

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