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誠心誠意な姿勢が伝わる対応方法・行動|謝罪/ビジネスメール

Author nopic iconleena99
自己啓発 / 2019年01月10日
誠心誠意な姿勢が伝わる対応方法・行動|謝罪/ビジネスメール

誠心誠意な姿勢が伝わる謝罪の対応方法は?

人はみな、ピンチに立たされることがあります。子供の時には、両親や学校の先生の言うことを聞かずに、怒られ、謝らなければいけないことがあったでしょう。

大人になれば、会社で上司や取引先のお客さんに怒られ、家庭では浮気がバレてしまい怒られたりと、シチュエーションは人によってさまざまですが、誠心誠意の対応をしなければならない状況に直面することがたくさんあります。

誠心誠意の対応を見せないと、ピンチを通り越して、浮気であれば家庭崩壊になる可能性もありますし、会社における取引先からのクレームであれば、降格になる可能性もあります。

人は誰でもミスを犯します。犯したことを悔やむよりも、まず最初に誠心誠意を込めた謝罪なり対応をしなければ前には進むことができません。

では一体どういう対応をすれば相手に誠心誠意が伝わるのでしょうか。シチュエーションに分けて見ていきましょう。

クレーム!誠心誠意な姿勢は?

あなたはクレームを受けたことはありますか。アルバイトや会社など、社会に入ればたくさんのクレームがあります。

レストランでの食事の中に、髪の毛が入っていたとクレームをする人もいますし、注文された内容と違う商品が到着したことにクレームをする人もいます。子供のお遊戯会で主役を得ることができなかった、とクレームをする親もいるほど、クレームにはたくさんの種類があります。

これらのクレームに全て同じ対応をしてもいけません。確かに、誠心誠意な姿勢を見せることはとても大切ですが、理不尽なクレームを受けた時と、自分のミスが起因となったクレームと同じように対応をしては、相手によっては調子に乗ってしまうこともあります。

まず、理不尽なクレームと自分のミスを原因とするクレームの二つに分けて見ましょう。

理不尽なクレームに対しては?

モンスターペアレントという言葉が登場してきました。皆さんも聞いたことがある言葉でしょう。学校や学校の先生に非はなく、ただ単に、自己中心的な要求をクレームに変えて文句を言う親のことをモンスターペアレントという言葉で表現されています。

こういったモンスターペアレントに対して誠心誠意な対応をしていては、いつまで経っても終わりがありません。そればかりか相手の思うツボになってしまいます。

自分の要求が通らなかったり、自己中心的な考え方から発生するクレームに対しては、誠心誠意な姿勢を取らないほうが賢明です。相手の言いたいことは理解できるが、ここは学校という集合体の場所であるため、要求は受け付けられないときっぱり撥ね付けることが、誠心誠意な姿勢と言えるでしょう。

自分のミスが原因の場合は?

自分が犯したミスが原因となってクレームを受けた場合は、どうすれば誠心誠意な姿勢を相手に見せられるでしょうか。

まずは、自分の犯したミスに対して謝ることです。ミスを犯すまでに多くの原因があり、直接の原因が自分にない場合であっても、とにかく自分のミスを認めて、言い訳をせずに謝罪しましょう。

謝罪をした後で、なぜミスが起こってしまったか、今後ミスを犯さないようにどういった対応を取っていくか、この3つのステップだけです。このステップが誠心誠意の姿勢です。

誠心誠意な姿勢が伝わるビジネスメールとは?

ビジネスメールにおいて誠心誠意努力します、といったように、誠心誠意という言葉を使う機会が多くあるはずです。

そもそも誠心誠意とはどういう意味なのでしょうか。簡単に言えば、誠意を込めて頑張るといったように、心の底からという一生懸命さを表す言葉です。

ビジネスにおいて誠心誠意頑張りますと言えば、相手に誠心誠意な姿勢が伝わります。しかし、使い方によってはかえって相手に悪い印象を与えてしまう可能性もありますので、注意が必要です。

では、どういう使い方が良くないのでしょうか。

頻出の誠心誠意

誠心誠意とは一生懸命という言葉に比べて固い言葉です。そのため口語では多く使われることはありませんが、ビジネスメールでは頻繁に使われます。

しかし、一つのメールで誠心誠意という言葉を一つ以上使ってしまうと、逆に誠心誠意な姿勢ではないと取られてしまう可能性があります。元々誠心誠意という言葉には責任をもって一生懸命するという重い意味合いがありますが、頻出することで、その言葉の意味が軽んじられる場合がありますので、誠心誠意を使うときには、一つのメールで一つと覚えておきましょう。

仕事での誠心誠意な姿勢が伝わる方法とは?

仕事で誠心誠意な姿勢を見せなければいけないことがあります。仕事は自分のミスだけでなく、自分の部下や上司、外注先のミスなど、他人のミスによっても、謝罪をしなければならないことが多くあります。

仕事ではとにかく、誠心誠意な姿勢を見せる相手と面と向かいあうことが大切です。電話でしか話せない遠方の人に対して誠心誠意な姿勢を見せなければならないことも多くあるでしょう。しかし、遠方だからこそ、相手のいる場所に出向くことが一番の誠心誠意な姿勢です。

実際に、自分が逆の立場だったらどうでしょうか。わざわざ来てくれたことに、誠心誠意な姿勢を感じないでしょうか。

誠心誠意な姿勢が伝わる例文とは?

私たちはほとんどのやり取りをメールでおこなっています。しかし、メール社会だからこそ、手書きの文章で書くことが誠心誠意な姿勢を相手に見せることができます。

字が汚いから嫌だという人もいるでしょうが、一生懸命に書くことが大切です。

では一体どういった内容を書けば良いのか例文を見てみましょう。

努めてまいります

色々な文章のなかで、努めてまいりますという一文を見たことがあるでしょう。努めてまいりますとは、簡単に言えば、一生懸命頑張りますということです。

仕事において、一生懸命頑張りますというと、何をどう頑張るのか、と聞かれてしまう場合があります。

確かに努めてまいりますという言葉を使うと誠心誠意な姿勢を相手に感じ取ってもらることもありますが、例えば、発注ミスをしてしまいましたが、今後はダブルチェックをして、ミスをしないように努めてまいりますといったように、何に対して努めるのかを明確にすると、より効果的な一文になります。

所存

精進する所存でございますといったように、所存ですなどと文章の最後に所存を付けて文章を締めくくる人がいますが、所存とはどういう意味でしょうか。

存ずるとは考えるという意味の謙譲語であり、どういう考えをしているか、という意味が所存です。あなたの所存を聞きたいと言われた場合には、あなたの意見が聞きたいという意味です。

まい進していく所存でございます。お客様の満足度を向上させるために力を尽くす所存でございます。

頑張っていきますといういうよりも、上記の例のように使うと、一段と誠心誠意な姿勢が相手に伝わるでしょう。

誠心誠意な姿勢が伝わる行動の特徴は?

どんなに真剣に話しても相手に伝わらないという人がいます。これは、誠心誠意な姿勢が伝わっていないからです。

誠心誠意な姿勢が相手に伝わる人は相手のことをよく考えているからです。自分だって相手のことをよく考えているのに、なかなか感じ取ってもらえないと悲しまないでください。

誠心誠意な姿勢が伝える方法は、簡単です。相手の目を見ることです。そして、もし自分が相手の立場だったら、どういう姿勢を見せてほしいかということを考えて行動することです。この二つをクリアできれば、相手にあなたの姿勢が伝わるでしょう。

目を見て話す重要さ

日本人は良く目を見て話さないと言われます。目を見て話さないことが良しとされることも昔はありましたが、現代では、相手の目を見て話さないことが失礼にあたることが多々あります。

相手の目を見ていないと、やましいことがあるのかなと相手に思われてしまうことがあります。

怒られているのに、他を向いていたら、暖簾に腕押しと思われてしまいます。そうならないためにも、相手の目を見て話すことを徹底してましょう。

誠心誠意な姿勢はいつでも重要

誠心誠意な姿勢は、相手に怒られているときに見せるものと思われがちですが、怒られている時だけでなく、いつどこでも重要です。仕事の会議であっても、家庭であっても、あなたがいつも誠心誠意な姿勢を見せていれば、相手もあなたに誠心誠意な姿勢を見せてくれるようになります。そうすると、お互いに信頼関係が自然と築けるようになります。

あなたが誠心誠意な姿勢を見せないと、相手もあなたに誠心誠意な姿勢をみせません。お互いに信頼できる関係を築くことが難しくなってしまいます。

どんな時であっても、相手のことを思い、自分だったらどうだろうか、と相手の気持ちを考えて行動するように心がけましょう。きっと素敵な関係が築けるようになります。