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メールでの「お手すきの際に」使用の注意点・ビジネス上マナー

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ビジネススキル / 2018年04月23日
メールでの「お手すきの際に」使用の注意点・ビジネス上マナー

「お手すきの際に」の使い方

ビジネスのシーンにはよく登場する言葉やフレーズが多く存在します。その中に「お手すきの際に」という表現もビジネスシーンでのやり取りの中で多用される言葉の一つです。この「お手すきの際に」というフレーズはどのような意味を持っているか、どのように使うことが適切なのかについてご紹介します。

よく使う言葉であるからこそ正しく意味を理解し、正しく使いこなせるようにマスターしておきましょう。

「お手すきの際に」の言葉が持つ意味

「お手すきの際に」というフレーズを目にしたとき、どのような状況をイメージするでしょう。そこに「お手すきの際に」に含まれた意味が隠されています。

「お手すきの際に」の「お手すき」は他の表記で表すと、「御手隙」または「お手透き」のようの表します。この感じから汲み取れる意味は、「手に隙ができる」ということです。もう少し簡単に説明すると「手が空いたとき」ということになります。

これをビジネスシーンでのメールなどで使用する場合に当てはめて意味を考えると、「仕事(または「作業」など)が一段落したら」のように考えると分かりやすいでしょう。

「お急ぎでないときに」という意味合いを持つ「お手すきの際に」というフレーズは、そのものずばり「急いでいないこと」「緊急ではないこと」をお願いする際に使用します。

「お手すきの際に」はクッション言葉として使える

急いでいるわけではないけれど、できれば早く確認してほしい。そのようなニュアンスを込める場合「ご確認ください」だけでは少々堅苦しい文章として受け取られかねません。

そのような場合は「クッション言葉」を上手に取り入れて、相手にも悪い印象を与えないように表現に気を配ることも大切です。

「お手すきの際に」と付け加えることで、相手の都合に配慮しているという印象を与えることができます。その上できちんとお願いしたいことも伝えれば柔らかい文章となり、相手の方も読みやすくなります。

「お手すきの際に」は相手に対して使う言葉

「お手すきの際に」というフレーズは、基本的には相手の方に対して使用する言葉です。つまり、自分に対して「お手すきの際に」という言葉を使用するのはおかしな表現となります。

実際に例文を作ってみてみましょう。

「お預かりした資料はお手すきの際に確認いたします」恐らくこの文章にかなりの違和感を覚えることでしょう。これは間違った使い方としてきちんと覚えておいてください。

本来相手を気遣うための良い言葉であるにもかかわらず、このような誤った使い方をしてしまうと、まるで相手を見下しているかのような印象を与えてしまいかねません。

先ほどの例文を声に出して読むとよく分かりますが、なんとも不躾で不遜な言い回しになっています。これでは相手に悪い印象を与えてしまいますので、使用の際は必ず「相手に対して」ということを忘れないように注意しましょう。

ビジネス上での「お手すきの際に」を使用時のマナー

「お手すきの際に」と言う言葉の持つ意味や、簡単な使い方をご紹介したところで、本題に移りましょう。

ここからは、ビジネスのシーンで「お手すきの際に」を使用する時のマナーについてお話ししていきます。

繰り返し使用しない

相手をねぎらい、相手の予定を尊重するクッション言葉なる「お手すきの際に」ですが、1つの文章やメールの中で繰り返し使用するのはいただけません。いくら気を使うにしても繰り返し「お手すきの際に」と記すことで、逆に相手にプレッシャーを与えかねません。

1度のやり取りの中で「お手すきの際に」を繰り返し使用しなかった場合でも、相手とのやり取りの中で「お手すきの際に」を頻繁に使用することもできれば避けるようにしましょう。

ビジネスはこちらと相手の連携があって初めてスムーズに事が運ぶケースが多々あります。そのような際に常に相手のペースに合わせて「お手すきの際に」と使っていると、いつまでたっても仕事がはかどりません。

お忙しい相手の場合「お手すきの際に」を本気でそのとおり受け取ってしまい、なかなか返答を貰えないなどもあり得ますので、使用頻度にはくれぐれも注意しましょう。

「お手すきの際に」を使用するシーン

冒頭からお話ししているように「お手すきの際に」を使って良いのは、緊急性がない仕事や作業をお願いする場合のシーンです。

例えば、期日が設けられていない作業や仕事、期限や期日はあるけれどかなり余裕がある場合、返信はしなくて良いけれど目を通しておいてほしい案件のように、「今でなくても構わない」と言う時に使用すれば、はっきりと明確に「お手すきの際に」の意味を相手に伝えることができます。

社外など

「お手すきの際に」はビジネスシーンでよく使用される言葉の中で、社外でも社内でも使用することのできる便利な言葉です。

目上の方や上司、同僚や部下、取引先相手、顧客など、相手との関係性も超えて使用できるフレーズですので上手に取り入れていきましょう。

似たような言葉に「お暇でしたら」というフレーズがありますが、このような言い回しは目上の方には失礼に当たります。そのような失礼がありませんので「お手すきの際に」の使用を心がけてください。

上司

先ほどお話ししたとおり「お手すきの際に」は、社外・社内、上司・同僚・部下のように相手との関係性に捕らわれず使用することができます。

ただし上司などの場合、口頭で使用するケースもありますが、「お手すきですか」と使うのはNGです。いくら社内でもこれは失礼に当たりますので、上司だけに限らず目上の方には「お手すきの際に」に「尊敬語」を追加することを忘れないようにしましょう。

誰に使うかで前後の言葉を考える

「お手すきの際に」は相手との関係性を気にせず使用できますので、とても便利なフレーズです。しかしだからこそ注意したい点が、相手との関係性です。相手との関係性を気にせず使用できる言葉であるからこそ、そこに注目しなければいけません。

「お手すきの際に確認をお願いします」これが基本的な使い方となりますので、定型として覚えておきましょう。これをもう少し丁寧にするには、頭に一文付け加えてみましょう。

「恐れ入りますが、お手すきの際に確認をお願いします」
「お忙しいところ恐縮ですが、お手すきの際に確認をお願いします」

少し付け加えるだけでかなり丁寧な印象を与える言葉に変化しました。相手が社外の方や目上の方、お忙しい方のようなケースでは、このような一言を付け加えられるだけで好印象を与えることもできます。

社外でも社内でも気を付けたいのは「時間」

「お手すきの際に」と言う言葉を使い何かをお願いして良いのは、原則「就業時間内」であることを頭に置いていきましょう。就業時間外にする連絡で「お手すきの際に」を使用してしまうと、せっかくの相手を気遣う言葉が相手の余裕を奪ってしまう結果に繋がります。

就業時間外に「お手すきの際に」と言われた方は、どのように受け取るかを考えてみましょう。就業時間外の「お手すきの際に」とはどのような時間なのかが理解できれば、自ずとこのルールも理解できます。

しかし、どうしても事情により就業時間外になってしまうケースもあります。そのような際は、きちんと就業時間外にお願いすることを詫びる気持ちを伝えなければいけません。

「就業時間は過ぎておりますがお時間をいただけませんでしょうか」や、「就業時間後で申し訳ありませんが、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」と相手を思う気持ちをきちんと表現するようにしてください。

メールでの「お手すきの際に」を入れるときの注意点

ビジネスシーンで使用できる言葉はメールや文書などで使う場合と、口頭で使う場合では印象や意味が異なるケースも珍しくありません。

そこでここからは、メールでやり取りする際に「お手すきの際に」を使用する時の注意点をご紹介していきましょう。

メールで使用する時は「文末」に用いる

なんでもそうですが、いくら相手を気遣う言葉であっても早い段階で使うと、印象を悪くする可能性があります。またタイミングよく使うことで、その言葉をより際立たせる効果もあります。メールで「お手すきの際に」を使用する場合は、文末で使用するようにしましょう。

手が空いている時や時間がある時に確認してくださいと付け加えることが、「お手すきの際に」の使用方法です。

返信

メールの返信を貰いたい場合の例文をみてみましょう。

「先日ご依頼いただきました見積書を添付いたします。お忙しいとは存じますが、お手すきの際で構いませんのでご確認いただきましてご連絡ください。」

「お忙しいとは存じますが」という言葉を付け加えることで、相手をねぎらう効果がアップしているのがよく分かります。その上で「急ぎませんが」という意味と、「返信はください」と言うことがはっきりと相手に伝えることができます。

お返事

こちらからお返事をする場合は、「お手すきの際に」と書かれていても、できるだけ早くお返事をするようにしましょう。もちろんタスクが山積みになっていて身動きが取れない場合は、順序を決めてお返事をすれば構いません。

折り返し

折り返しの連絡が欲しい場合は、「お手すきの際に」を使用することはあまり望ましくありません。メールを読んだらすぐに返事が欲しいという意味が「折り返し」と言う言葉にはあるからです。

メールを読まれ方も「お手すきの際に」と書かれているにも関わらず、「折り返しご連絡ください」という言葉で締められていた場合、急ぎなのか猶予があるのか判断しかねます。

「お手すきの際に」を使用する場合で返信を頂きたい場合は、「折り返し」は使用しないようにしてください。

「お手すきの際に」の失礼な表現方法

「お手すきの際に」という言葉はここまでに何度かおはなしているように、相手との関係性を気にせず目上の方にも社外の方にも使用できる便利な言葉です。

そしてこれも先ほどお話しいていますが、「お手すきの際に」という言葉の意味から「お暇でしたら」と使ってしまうケースがあります。似たような意味を持っていますが、この二つは似て非なる物と覚えておきましょう。

例え「暇な時に見てくださればいいので」と軽い気持ちであったとしても、ビジネスの場で「暇」と言う言葉を使用するのは相手の方にとって大変失礼なことです。

言葉一つで印象は大きく左右されます。「余裕」と「暇」この二つですらかなり印象が異なります。どちらを誰に使うことが適切であるかを考えれば自ずと見えてきますが、相手との関係性で悩む場合は「お手すきの際に」を使用しておけば良いでしょう。

誤変換に注意!「お手空き」はNG

何かのはずみで「お手すきに」と書いたつもりが「お手空き」にとなってしまうと、これは大変失礼なことに当たります。

「お手空き」とは「おてすき」ではなく「おてあき」と読みます。これは仕事も何もなくて日まであることを意味します。「お手すき」とは全く異なる意味を持ちますので、うっかり使うと大変失礼な表現となってしまいますので注意しましょう。

すぐに確認してもらえる「お手すきの際に」の伝え方

火急の用件であったり、期日が迫っている案件や作業・仕事のお願いの場合は「お手すきの際に」を使用するのは控えましょう。繰り返しお話ししていますが「お手すきの際に」は時間などに余裕がある場合、急いでいない場合にだけ使用します。

折り返しの連絡を貰いたい場合は「お手すきの際に折り返しご連絡ください」とすると、相手の方は混乱します。この場合は「至急」であるならば「お手すきの際に」は使わず、「折り返しご連絡ください」と言わなければ伝わりません。

適度な使用を心がけたい「お手すきに」

相手を気付くことのできる「クッション言葉」の「お手すきの際に」についてお話ししました。

便利に使える言葉は、ついつい無意識に使ってしまいがちです。しかし、適切なタイミングで使用するからこそ言葉には意味や価値があります。たとえ期日や時間に猶予があったとして「お手すきの際に」を使ったとしても、できれば期限をある程度は決めておくことも重要です。

見るだけで全く返信をしなくて良い場合も、その旨をきちんと伝えることを前提に「お手すきの際に」を使えばビジネスシーンで困ることは減るでしょう。