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催促する方法・催促状の書き方|ビジネスメール/やんわり

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ビジネススキル / 2018年04月24日
催促する方法・催促状の書き方|ビジネスメール/やんわり

「催促」の意味と使い方

「催促(さいそく)」は、「物事などを早く行うように促すこと」を言います。

催促する方法

催促する方法には、文書(書状/メール)と口頭があります。今回は、文書での催促方法について説明いたします。

ビジネスメール

フリーランスであったりSOHOで働いていたりすると、仕事によっては顔を合わせず最初から最後まで電話やメールだけでやり取りすることもあります。この場合には催促状の書状を作るより、まずメールで問い合わせることが多いでしょう。

また、電話では何かあった時の証拠になりにくいことがあります。できるかぎり、文面として残しておくことをおすすめします(電話の場合、無断録音は違法となるケースもありますので注意が必要です)。

文面の書き方などは書状と共通です。「催促状の書き方」以降にご説明していますので、ご覧ください。

ビジネスメールでの催促状

ビジネスメールでの催促状は、相手が紛失している可能性を踏まえて、請求書を添付して送信することをおすすめします。文面には「請求書を添付していること」を書き添えておきましょう。

気をつけたい携帯メールの「催促状」

番外編になりますが、携帯に「催促状」「支払督促」「督促状」などが送られてくる場合は、迷惑メールであることがほとんどです。応じずに捨てておいても問題はありませんが、どうしても気になる時には各都道府県の相談窓口や、警察庁サイバー犯罪対策プロジェクトの「インターネット安全・安心相談」などを利用してもいいでしょう。

「よくある相談」にも事例が載っているのでおすすめです。

手紙

催促する手紙(書状)のことを「催促状」と呼びます。

催促状の書き方

ここでは、主にビジネス文書としての催促状の書き方についてご説明していきます。

催促状って何?

催促状とは、「支払いもしくは書面などの提出などを促すために出す書状」のことを呼びます。裁判所に申し立てして行う「支払督促」と違い、催促状には法的な執行力はありません。

催促状をおすすめする状況

「催促状って何?」でご説明したように、催促状は「支払督促」と違って法的執行力がありません。では、催促状はなんのためにどういう時に選ぶのでしょうか。

ポイントは相手との関係性

例えば、相手が取引先で今後も仕事上のお付き合いがあるような場合には、強硬な手段を取ると関係に亀裂が入ることがあります。相手がお客様の場合にも、法的手段に出たせいで関係が悪化し店に来てもらえなくなった、という結果も考えられます。

催促状をおすすめするのは、「なるべく穏便に済ませたい状況」で以下の場合です。
・請求金額が少額
・提出を願う書類などが急を要するものではない
・最初の請求

催促状を出す時期は?

支払いであれば「振込(支払い)期限」、書類であれば「提出期限」がそれぞれにあります。この「振込(支払い)期限」や「提出期限」を過ぎても払われたり、提出されなかった場合に出しましょう。

ただ、振込は入金処理や確認に時間が掛かることがあります。書面を郵送した場合にも、到着までに日数が必要なこともあります。期限日を過ぎたからと、翌日すぐに出すのは得策ではありません。数日から一週間待って、それでも確認できない時に催促状を出しましょう。

催促状はどう書く?

催促状の文面に必要な内容は以下の3つです(金額や会社名などの基本情報は除きます)。

・支払い期限、提出期限を過ぎてもまだ支払いや提出が確認できていない報告
「○月のご利用分につきまして、まだお支払いが確認できておりません。」
「○月○日が期限となっておりました「■■(文書名)」が、まだ提出されておりません。」

・相手を気遣いながら、至急の支払いや提出を願う内容
「お手数をお掛けいたしますが、本状到着後○日までにご送金くださいますようお願い申し上げます。」
「御多用中と存じますが、ご送付くださいますよう何卒よろしくお願い申し上げます。」

・行き違いで既に支払いや提出が済んでいた場合の謝罪
「本状と行き違いでお支払い(ご提出)頂いておりましたら、失礼のほどご容赦ください。」
「本状と行き違いでご入金いただきました場合には、お許しくださいますようお願い申し上げます。」

催促状を書く前に

会社やお店によっては、催促状はテンプレートとして用意されていることもあります。その場合には自作せず、必ず会社規定のものを使いましょう。

催促状を書く上でのポイント

「催促状をおすすめする状況」でご説明したように、催促状は相手と穏便に済ませたい場合に出す書状です。内容は支払いや書面の提出を求めるものですが、「忘れていた」「うっかりしていた」はよくあることです。必ず相手の事情や状況を慮るように書きましょう。

・お手数をおかけいたしますが
・ご多忙中とは存じますが
・ご多用のところ大変恐れ入りますが

などを加えるだけでも、文章の印象は和らぎます。

それでも支払ってもらえなかった場合には

催促状を出し、期日に一週間足して待ってもまだ振込が確認できない、といった場合には「督促状」を出します。基本的には催促状と同じ流れで書きますが、一つ大きく違う点は「支払い督促」へ踏み切る可能性を示唆しておくことです。

「催促状って何?」「催促状をおすすめする状況」で登場した「支払督促」は、金融債権(支払われなかったお金、借金、有価証券など)を対象とした回収の方法で、裁判所に申し立てをして行います。貸した側(払ってもらえない人)が申し立てをすることで、裁判所が債権者(借りた人、支払っていない人)に対して督促を通知する手続きです。

支払督促は金融債権に限ります。貸したお金が返って来ない場合には「貸付金債権」、サービス代や利用料、商品代金が支払われていない場合には「売掛金債権」、ほかに、会社(雇用主)から給料が支払われない場合の「給料債権」もあります。

やんわりと催促する方法

ビジネスでの催促は、書状にしてもメールにしても、ある程度決まったものを当てはめて対応すればいいのでそれほど難しくはないでしょう。

一方、プライベートでの催促はテンプレートのないやりとりなので、難しく感じる場合があります。家族や気心の知れた友達はともかく、友人や知人などにはできる限り穏便に催促したい関係です。またビジネスにおいても、相手が上司であったり親しくない相手の場合だと、社内であっても催促には気を遣います。

ここでは、いくつかやんわりと催促するメール例文を挙げていきます。

ママ友に立て替えたランチ代を返して欲しい

「この前△△さん達と一緒に行った時のランチ代、確かまだもらってなかったよね?今月ちょっとピンチなので、早めに返してもらえると助かります。催促しちゃってごめんね。よろしくお願いします!」

あくまで「相手が忘れていたこと」を前提として書きます。その上で、それが必要なこちらの理由や事情を明かすと角が立ちにくい流れになります(事実の方がいいですが、必ずしも事実を書く必要はありません)。相手が忘れていてもいなくてもメンツを潰さないように下手に出ておく方がいいので、催促したことへの詫びも入れておきましょう。波風が立ちません。

知人に貸したBBQセットを返して欲しい

「この前貸したBBQセット、今度の日曜日に義父母と一緒にBBQをすることになったので、水曜日までに返してもらいたいんだけど、大丈夫かな。忙しいと思うし、持って来るのが難しければこちらから取りに行くので、都合のいい日を教えてください。」

こちらは「相手が忘れていた」前提ではありませんが、同じようにこちらの事情や理由を明かした上で、相手の状況を気遣う文章です。やんわりと催促するには下手に出ておくのは必須条件なので、高圧的な表現は使わないようにしましょう。

「いつまでに」という期日をはっきりさせておくと、相手も意識しやすくなります。「取りに行く」だと相手のハードルも下がるので、貸したものがとにかく必要な場合や、早く返して欲しくて取りに行っても構わない場合には書いておきましょう。

飲み会の出欠連絡が部長だけ来ていない

【メール例文】
度々申し訳ありません。

先般、メールにてお願いしておりました△△課長の送別会出欠の件、その後いかがでしょうか。日程も迫って参りましたので、誠に勝手ながら予約などの手配を進めたく、ご連絡いたしました。

ご多忙中のところ大変恐れ入りますが、明日中にご出欠のお返事を頂ければと存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

また、本メールと行き違いで既にお返事を頂いておりましたら、申し訳ございません。

上司に限らずやんわりと催促する場合には、「返事が来ていません」「遅れています」の表現は避けましょう。「都合はいかがでしょうか?」とうかがうと角が立ちません。例では省略しましたが、メールには再度送別会についての詳細を綴っておくと親切です。

敬語での催促方法

催促は「返事が来ていません」「届いていません」「支払われていません」などを解消するために行うものですが、相手の落ち度を責めない丁寧な文面を心掛けましょう。そのためには、当たりの柔らかい表現が必要です。

「返事が来ていません」
・お返事を確認できておりません
・お返事は頂いておりましたでしょうか
・○○の件、その後いかがでしょうか

「届いていません」
・○○が手元に届いておりません
・▼▼が、確認できておりません

「支払われてません」
・お振込みが確認できておりません
・ご入金いただけましたでしょうか

前置きにも気をつける

「催促状を書く上でのポイント」でもご紹介した表現と組み合わせると、より適した文面になります。

・お手数をおかけいたしますが
・ご多忙中とは存じますが
・ご多用のところ大変恐れ入りますが
・大変申し訳ありませんが

丁寧に言い換えてみる

また、以下のような言い換えを使うと丁寧になります。

・「思います」→「存じます」
・「本当に」→「誠に」
・「しました」→「いたしました」
・「している」→「しております」
・「どうですか」→「いかがでしょうか」

うまく組み合わせて文章を作りましょう。

誰にでも「うっかり」はある

今回は、催促する方法について催促状や書き方などを説明しましたが、いかがでしたでしょうか。

催促は督促の前段階です。「相手も忘れたくて忘れたわけではない」ことを前提に、「もし自分が催促される立場だったら」と考えて文面を練ってみましょう。

これからも関係を続けていきたい人に、最初から「返してくれないなんて、最悪」「お金、返すつもりあるの」と言われたらどうでしょうか。たとえ自分に落ち度があったとしても、気持ちいいものではありません。今までのように仲良くしていける自信がなくなってしまいます。

穏やかな関係を続けていくためには、丁寧な対応を心掛けましょう。

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